Haviland intercommunale IgSv
Aankondiging van een opdracht

Uitnodiging tot indienen offerte - TER BESCHIKKING STELLEN, INSTALLEREN, GEVEN VAN GEBRUIKSRECHTEN EN ONDERHOUD EN BEHEER VAN SOFTWARE VOOR HET VERWERKEN VAN GAS-BOETES” - Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Haviland is een intergemeentelijk samenwerkingsverband, welk actief is in het werkingsgebied Halle Vilvoorde. De 35 gemeenten en steden , 25 OCMW’s , de Provincie Vlaams Brabant en 4 IC’s zijn aandeelhouder van de dienstverlenende intercommunale Haviland. Met betrekking tot de kernactiviteiten onderscheiden we vanouds 2 belangrijke pijlers , nl. activiteiten m.b.t. streekontwikkeling én activiteiten m.b.t. afvalbeheer.
Activiteiten in het kader van streekontwikkeling zijn ondermeer Gemeentelijke Bouwwerken & infrastructuur, Patrimoniumbeheer , Gedeelde diensten, Preventiedienst en Noodinterventieplanning,…
Activiteiten binnen afvalbeheer omhelzen ophalingen van afvalfracties (restafval, grof vuil, GFT, PMD,…), uitbatingen van recyclageparken, kolkenruimingen,…..
Haviland is volop bezig met de uitwerking van nieuwe diensten naar aanleiding van de noden van de verschillende deelnemers, zoals taken sanctionerend GAS-ambtenaar. Deze diensten waren oorspronkelijk niet voorzien in de statuten van Haviland. Teneinde de reeds bestaande mogelijkheid van de exclusieve dienstverlening uit te breiden en te optimaliseren in functie van de werking van Haviland en van de noden van de deelnemers, werden de statuten van Haviland aangepast in de bijzondere algemene vergadering van 17 februari 2016.
In het kader van voormelde uitbreiding van de gedeelde diensten ten behoeve van haar vennoten, richt Haviland een cel “Sanctionerend beleid“ op. Deze cel staat in voor de technische, logistieke en juridische begeleiding van de gemeentelijk sanctionerende ambtenaren binnen de uitoefening van hun decretale taken. Daarnaast zal Haviland echter ook een of meer intergemeentelijk sanctionerende ambtenaars ter beschikking stellen van de deelnemers die hierom vragen.
In de eerste fase zullen de intergemeentelijke sanctionerende ambtenaren, aangesteld door de in Haviland deelnemende gemeenten, alle gemengde parkeerinbreuken verwerken volgens het GAS-regelement van de betrokken gemeenten. In het kader van de optimale gegevensstroom tussen de diverse actoren (politiezone, de natuurlijke persoon die een inbreuk pleegt, de gemeenten en Haviland) enerzijds en het verzekeren van een optimale dienstverlening
Tegen voormelde achtergrond heeft onderhavige opdracht tot doel om te voorzien in de terbeschikkingstelling, installatie, onderhoud en beheer van zulk een informaticabeleid door te voeren.
De digitalisering van de gegevensstroom voor de integrale aanpak van GAS inbreuken staat centraal. Concreet betekent dit dat de externe aanbieder bij de uitvoering van de opdracht, onder meer, in staat moet zijn om:
? Een geïntegreerd informatica-aanpak aan te leveren met verschillende modules.
? De geleverde IT-diensten naadloos te doen aansluiten met de IT-infrastructuur van de verschillende politiezones en gemeenten.
? Een gedetailleerde kostprijs op te maken voor de diverse onderdelen van de geleverde software, met de daaraan gekoppelde dienstverlening.
? De mogelijke toekomstige uitbreiding van het ter beschikking te stellen IT-systeem naar andere modules welke mogelijk toepasbaar zijn naar andere “categorieën” binnen de GAS-wetgeving te garanderen.
? De mogelijke toekomstige uitbreiding van het ter beschikking te stellen IT-systeem naar een module welke mogelijk toepasbaar is op parkeerretributie naar wetgeving van retributiereglement 26 januari 2009 te garanderen.
? Kwantitatieve doorlooptijden te bepalen en te verzekeren in de behandeling en verwerking van gegevens en dossiers.
? Etc.
De ter beschikking stellen van de software houdt de ontwikkeling, configuratie, het geven van gebruiksrechten en het testen in. Ook het verstrekken van een basisopleiding aan de gebruiker van de software maakt deel uit van de ter beschikking stelling. Daarnaast betreft de opdracht ook het onderhoud en beheer van de software, na de installatie ervan.
Uit het voorgaande blijkt reeds dat bij de uitvoering met tal van elementen en factoren rekening moet gehouden worden, zoals bv. de betrokkenheid van verschillende in Haviland deelnemende gemeenten en de verschillende politiezones die zij vormen met verschillende bestaande IT-infrastructuur. Bovendien zijn zowel de technologische mogelijkheden op vlak van IT-beheer als het wetgevend en reglementair kader inzake GAS-wetgeving continue in verandering, zodat hierop op flexibele wijze moet kunnen ingespeeld worden. De opdracht betreft zodus een omvangrijk en complex project, waarbij tussen Haviland (in samenspraak met haar deelnemers) en de opdrachtnemer specifieke afspraken zullen moeten gemaakt worden omtrent de diverse elementen voor projectrealisatie.
Gelet op voormeld omvangrijk en complex karakter van de opdracht is het voor Haviland onmogelijk om de specificaties van de opdracht voldoende nauwkeuring vast te stellen, zonder inbreng van de inschrijvers. De invulling van de opdrachtspecificaties vereist aldus de mogelijkheid om met de inschrijvers te kunnen onderhandelen. Daarom zal Haviland de opdracht gunnen via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (zie ook verder, art. III.3). Om dezelfde reden zal de opdracht slechts gegund worden onder de voorwaarde van goedkeuring van de gunning door de deelnemers in Haviland die van de diensten van de intergemeentelijke sanctionerende ambtenaar gebruik wensen te maken.
Eveneens gelet op voormeld omvangrijk en complex karakter van de opdracht bestaat onderhavige opdracht uit één vast en uit twee voorwaardelijke gedeelten. Het vast gedeelte van de opdracht heeft betrekking op software ter verwerking door de intergemeentelijke sanctionerende ambtenaren van alle gemengde parkeerinbreuken volgens het GAS-regelement van de betrokken gemeenten (inbreuken “klasse 4”). De voorwaardelijke gedeelten hebben betrekking op software ter verwerking door de intergemeentelijke sanctionerende ambtenaren van de inbreuken klasse 1 tot en met 3 enerzijds en inbreuken inzake blauwe zone anderzijds (zie ook verder, art. III. 13). Nog om voormelde redenen tenslotte, wordt onderhavige opdracht gegund voor een periode van drie jaar, door Haviland tweemaal verlengbaar met een termijn van één jaar (zie ook verder, art. IV.3).

Publicatiedatum
19-04-2016
Deadline
12-05-2016
Opdrachtcodes (CPV)
72000000 - IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Regiocodes (NUTS)
BE241 - Arr. Halle-Vilvoorde
Contracttype
Diensten - Dienstencategorie nr 7
Procedure
Versnelde onderhandelingsprocedure

Aanbestedende dienst

Officiële benaming
Haviland intercommunale IgSv
Postadres
Brusselsesteenweg 617, 1731 Zellik, BE
Contactpunt(en)
Ronny Cornelis

Hoeveelheid of omvang van de opdracht

-

Voorwaarden voor deelneming

Persoonlijke situatie van ondernemers, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister

1. De inschrijver dient in het kader van zijn offerte met de nodige documenten zoals hieronder opgevraagd, aan te tonen dat hij zich niet in één van de onderstaande uitsluitingsgevallen bevindt. Deze documenten dienen allen verplicht aan de offerte te worden gevoegd.
2. Overeenkomstig artikel 20 van de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:
- 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;
- 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;
- 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
- 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Teneinde te bewijzen dat hij zich niet in één van de voornoemde uitsluitingsgevallen bevindt, wordt de inschrijver verzocht een blanco uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan, voor te leggen.
3. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes:
- 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en
- 2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 EUR moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 EURO, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 EUR na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.
Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver:
- 1° voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is
- 2°in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.
Teneinde te bewijzen dat hij zich niet in één van de voornoemde uitsluitingsgevallen bevindt, wordt de inschrijver verzocht een recent (minstens van het voorlaatste kwartaal) RSZ-attest of gelijkwaardig attest (buitenlandse inschrijver) voor te leggen.

Economische en financiële draagkracht

Haviland verlangt tevens een kopie te bekomen van de jaarrekening van de 3 voorbije boekjaren, waarbij de inschrijvers een minimale omzet van 2 500 000,00 EUR per boekjaar dienen te halen.

Eventuele minimumeisen:

minimale omzet van 2 500 000,00 EUR per boekjaa

Vakbekwaamheid

De inschrijver voegt bij zijn aanvraag tot deelname een lijst van de voornaamste diensten tijdens de laatste 3 jaar relevant voor deze opdracht, met vermelding van datum en van de publieke instanties waarvoor zij bestemd waren. De inschrijver moet in staat zijn om minstens 3 referenties voor te leggen van gelijkaardige opdrachten en elke referentie moet worden aangetoond door een attest van goede uitvoering die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent.
6. De inschrijver dient tevens aan te tonen dat hij beschikt over voldoende en competente medewerkers voor de uitvoering van deze opdracht. HAVILAND vereist een lijst van de CV’s van de medewerkers die zullen instaan voor de uitvoering van de opdracht.

Eventuele minimumeisen:

3 referenties tijdens laatste drie jaren