EIT Digital IVZW
Aankondiging van een opdracht

Evenementenbureau — jaarlijkse conferentie, partnerevenement en algemene vergadering van EIT Digital

Afdeling I: Aanbestedende dienst

I.1) Naam en adressen

Officiële benaming
EIT Digital IVZW
Nationaal identificatienummer
-
Postadres
Rue Guimard 7
Plaats
Brussels
Postcode
1040
NUTS-code
BE100 - Arr. de Bruxelles-Capitale / Arr. van Brussel-Hoofdstad
Land
BELGIQUE-BELGIË
Contactpersoon
Sjors Apeldoorn
Telefoon
-
E-mail
[email protected]
Fax
-

Internetadres(sen)

Hoofdadres:   https://www.eitdigital.eu/

Adres van het kopersprofiel:   -

I.2) Gezamenlijke aanbesteding

De opdracht omvat een gezamenlijke aanbesteding:   neen

In geval van een gezamenlijke aanbesteding waar meerdere landen bij betrokken zijn – vermeld de toepasselijke nationale wetgeving op het gebied van aanbestedingen:   -

De opdracht wordt gegund door een aankoopcentrale:   neen

I.3) Communicatie

Nadere inlichtingen zijn te verkrijgen op

Officiële benaming
-
Nationaal identificatienummer
-
Postadres
-
Plaats
-
Postcode
-
NUTS-code
-
Land
-
Contactpersoon
-
Telefoon
-
E-mail
-
Fax
-
Hoofdadres
-
Adres van het kopersprofiel
-

De toegang tot de aanbestedingsstukken is beperkt. Nadere inlichtingen kunnen worden verkregen op:   https://www.eitdigital.eu/about-us/calls-tenders/

Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming moeten worden ingediend

Officiële benaming
-
Nationaal identificatienummer
-
Postadres
-
Plaats
-
Postcode
-
NUTS-code
-
Land
-
Contactpersoon
-
Telefoon
-
E-mail
-
Fax
-
Hoofdadres
-
Adres van het kopersprofiel
-

via elektronische weg op:   -

Elektronische communicatie vereist het gebruik van tools en bestandsformaten die niet algemeen beschikbaar zijn. Deze tools en bestandsformaten zijn rechtstreeks, volledig, onbeperkt en gratis beschikbaar op: -

I.4) Soort aanbestedende dienst

Europese instelling/Europees agentschap of internationale organisatie

I.5) Hoofdactiviteit

Onderwijs

Afdeling II: Voorwerp

II.1) Omvang van de aanbesteding

II.1.1) Benaming

Evenementenbureau — jaarlijkse conferentie, partnerevenement en algemene vergadering van EIT Digital

Referentienummer:   -

II.1.2) CPV-code hoofdcategorie

CPV-code hoofdcategorie:   79952000 - Diensten voor het organiseren van evenementen

CPV-code subcategorie:   -

II.1.3) Type opdracht

Diensten

II.1.4) Korte beschrijving

Jaarlijks organiseert EIT Digital een conferentie, partnerevenement en algemene vergadering (COPEGA - conference, partner event and general assembly), en wenst een overeenkomst te sluiten met een (evenementen)bureau voor een looptijd van 5 jaar, dat zorgt voor de tenuitvoerlegging, inclusief opdrachtbeheer, voor COPEGA. Tijdens het tweedaagse evenement COPEGA verwachten wij dat er 1 100 unieke bezoekers aanwezig zullen zijn. De diensten die door het evenementenbureau worden verleend, stellen het organisatorische comité van de klant in staat om zich tijdens het evenement voornamelijk op de inhoud te richten.

II.1.5) Geraamde totale waarde

Waarde zonder btw:   1.875.000,00

Munt:   EUR

II.1.6) Inlichtingen over percelen

Verdeling in percelen:   ja

Inschrijvingen mogen worden ingediend voor:   alle percelen:

Maximumaantal percelen dat aan één inschrijver mag worden gegund:   -

De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor opdrachten te gunnen waarbij de volgende percelen of groepen van percelen worden gecombineerd:   -

II.2) Beschrijving

II.2.1) Benaming

-

Perceel nr.:   -

II.2.2) Aanvullende CPV-code(s)

CPV-code hoofdcategorie:   79994000 - Contractenbeheer

CPV-code subcategorie:   -

II.2.3) Plaats van uitvoering

NUTS-code:   BE100 - Arr. de Bruxelles-Capitale / Arr. van Brussel-Hoofdstad

Voornaamste plaats van uitvoering:   Brussel, België.

II.2.4) Beschrijving van de aanbesteding

De diensten die van het evenementenbureau worden verwacht zijn (onder andere) de volgende:
— behandeling van reis- en accommodatieboekingen van sprekers en journalisten;
— de contractant garandeert dat alle bezoekers toegang hebben tot een wifi-netwerk. De meeste bezoekers zullen wifi gebruiken voor „normale” doeleinden. De bandbreedte moet echter ook zware gebruikers kunnen opvangen, zoals het personeel van EIT Digital, die tijdens beide dagen video's en foto's van COPEGA zullen uploaden;
— factuurverwerking van alle leveranciers;
— beheer van catering gedurende de hele dag;
— beheer van de locatie en aanverwante logistieke activiteiten;
— boeking van de locatie — met uitzondering van de eerste COPEGA van 9.9.2019 tot 11.9.2019. Alhoewel we „The Egg” in Brussel reeds hebben geboekt, verwachten we echter dat de contractant de rechten en verplichtingen met betrekking tot de overeenkomst die is gesloten met „The Egg” overneemt;
— selectie, werving en beheer van registratie- en hostingpersoneel;
— selectie, werving en beheer van technisch personeel;
— beheer van alle veiligheidsbehoeften;
— beheer van was-/toiletruimtes;
— beheer van bewegwijzering en verlichting op locatie in lijn met de communicatie-afdeling van EIT Digital en het hoofd van het evenementenbeheer;
— beheer en coördinatie van het opbouwen en afbreken van alle structuren voor het evenement, inclusief tentoonstellingsstanden;
— levering en bediening van alle technische uitrusting gedurende de gehele conferentie, onder meer voor: de plenaire zaal, zijpodiums, vergaderruimten, persconferentieruimte en tentoonstelling met de noodzakelijke AV-apparatuur, schermen, bekabeling enz.;
— levering en beheer van een digitaal stemsysteem (inclusief stemapparaten) voor de algemene vergadering;
— evaluatie van het evenement en verslaglegging van bijvoorbeeld: tevredenheid van bezoekers en belangrijke aangelegenheden met betrekking tot het functioneren zoals uitgaven, aantal bezoekers, kosten per daadwerkelijke deelnemer, enz. Alle aangelegenheden in overleg met de klant.

II.2.5) Gunningscriteria

De onderstaande criteria

Prijs - Weging:   25

Kwaliteitscriterium - Naam:   kwaliteit van de specifieke projectmanager en zijn/haar vervanger  / Weging:   20

Kwaliteitscriterium - Naam:   toegevoegde waarde met betrekking tot de wijze waarop de inschrijver diensten verleent aan de klant  / Weging:   20

Kwaliteitscriterium - Naam:   risicoanalyse en -beperking  / Weging:   15

Kwaliteitscriterium - Naam:   interviewen van projectmanager en vervanger (belangrijkste personeelsleden)  / Weging:   20

II.2.6) Geraamde waarde

Waarde zonder btw:   1.875.000,00

Munt:   EUR

II.2.7) Looptijd van de opdracht, de raamovereenkomst of het dynamische aankoopsysteem

Aanvang:   15-04-2019

Einde:   31-12-2019

Deze opdracht kan worden verlengd:   ja

Beschrijving van verlengingen:   de overeenkomst start op 15.4.2019 en eindigt op 31.12.2019. Indien gewenst, heeft EIT Digital de eenzijdige mogelijkheid om de overeenkomst maximaal viermaal te verlengen (uiterlijk 1 maand vóór afloop van de overeenkomst), telkens voor een periode van 1 jaar.

II.2.9) Inlichtingen over de beperkingen op het aantal gegadigden dat wordt uitgenodigd

Objectieve criteria voor de beperking van het aantal gegadigden:   -

II.2.10) Inlichtingen over varianten

Varianten worden geaccepteerd:   neen

II.2.11) Inlichtingen over opties

Opties:   neen

Beschrijving van opties:   -

II.2.12) Inlichtingen over elektronische catalogi

Inschrijvingen moeten worden ingediend in de vorm van een elektronische catalogus of moeten een elektronische catalogus bevatten:   neen

II.2.13) Inlichtingen over middelen van de Europese Unie

De aanbesteding houdt verband met een project en/of een programma dat met middelen van de EU wordt gefinancierd:   ja

II.2.14) Nadere inlichtingen

-

Afdeling III: Juridische, economische, financiële en technische inlichtingen

III.1) Voorwaarden voor deelneming

III.1.1) Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister

Lijst en beknopte beschrijving van de selectiecriteria:

De inschrijver moet geregistreerd zijn in het beroeps- en/of handelsregister van zijn lidstaat. De inschrijver kan dit aantonen door een uittreksel van het handelsregister (of gelijkwaardig) te verstrekken.
De inschrijver kan aantonen dat hij aan deze en overige vereisten voldoet door een verklaring op erewoord te ondertekenen (bijlage 3). Het EIT zal iedere inschrijver die niet bereid is de verklaring op erewoord te ondertekenen, uitsluiten. Wanneer het EIT over bewijs of bericht van niet-naleving beschikt, zal het de inschrijver de kans geven dit te verklaren alvorens de inschrijver uit te sluiten of de overeenkomst te beëindigen. Bij een samenwerking van partijen die zich inschrijven als 1 inschrijver, moeten alle partijen voldoen aan
de vereisten die worden beschreven in onderhavige sectie en bijlage 3 „Verklaring op erewoord” invullen. De uitsluitingsgronden zijn:
1) Uitsluitingsgronden - partijen worden uitgesloten die:
a) bij een definitieve rechterlijke beslissing werden veroordeeld omwille van 1 van de volgende redenen:
i) deelneming aan een criminele organisatie,
ii) corruptie,
iii) fraude,
iv) terroristische misdrijven en/of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten,
v) witwassen van geld,
vi) kinderarbeid en/of andere vormen van mensenhandel;
b) niet hebben voldaan aan hun verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen of belastingen (wanneer dit is vastgesteld bij een gerechtelijke of administratieve beslissing die definitief en bindend is overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar de partij is gevestigd).
2) Mogelijke uitsluitingsgronden zijn: EIT Digital mag partijen uitsluiten die zich in de volgende situatie bevinden/bevonden:
a) failliet of onderworpen aan insolventie- of liquidatieprocedures,
b) in de uitoefening van hun beroep een ernstige fout hebben begaan, waardoor hun integriteit in twijfel wordt getrokken,
c) onder voldoende aannemelijke omstandigheden kan EIT Digital besluiten dat zij overeenkomsten sloten met andere ondernemers om mededinging te vervalsen,
d) betrokken bij vervalsing van de mededinging via voorafgaande betrokkenheid van de ondernemers bij de voorbereiding van een aanbestedingsprocedure,
e) ernstige of aanhoudende tekortkomingen vertonen bij de uitvoering van een essentiële vereiste bij een voorafgaande overeenkomst met EIT Digital en/of ermee verbonden derde partijen, hetgeen tot vroegtijdige beëindiging van die voorafgaande overeenkomst, schadevergoeding of andere vergelijkbare sancties heeft geleid,
f) zich schuldig gemaakt hebben aan ernstige valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die vereist is om de afwezigheid van de uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria te controleren, deze informatie achtergehouden hebben of niet in staat zijn de vereiste documenten in te dienen,
g) acties ondernemen om het beslissingsproces van EIT Digital op ongepaste wijze te beïnvloeden teneinde vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hen onrechtmatige voordelen kan opleveren bij de aanbesteding, of op nalatige wijze valse verklaringen afleggen die een belangrijke invloed kunnen hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie of gunning.

III.1.2) Economische en financiële draagkracht

Selectiecriteria zoals vermeld in de aanbestedingsstukken:   neen

Lijst en beknopte beschrijving van de selectiecriteria:

1) De inschrijver moet namens de klant vooruitbetalingen kunnen uitvoeren en moet daarom kredietwaardig zijn. Hij kan dit aantonen door een „Dun & Bradstreet”-verslag (of gelijkwaardig) met een minimale score van 2 (laag risicoprofiel) in te dienen.
2) De inschrijver is voldoende verzekerd of zal voldoende verzekerd zijn (vanaf 15.4.2019) tegen beroeps-/professionele risicoʼs en wettelijke aansprakelijkheid. Om dit aan te tonen moet de inschrijver een verzekeringspolis indienen die dekking voorziet voor minimaal 2 500 000 EUR per claim en 5 000 000 EUR per jaar. Wanneer hij nog niet over een dergelijke verzekering beschikt, volstaat een verklaring van de verzekeringsmaatschappij dat zoʼn verzekering uiterlijk op 15.4.2019 zal worden afgesloten.

Eventuele minimumeisen:

-

III.1.3) Technische en beroepsbekwaamheid

Selectiecriteria zoals vermeld in de aanbestedingsstukken:   neen

Lijst en beknopte beschrijving van de selectiecriteria:

De inschrijver moet technisch en professioneel in staat zijn om de vereiste diensten uit te voeren. Hij kan dit aantonen door maximaal 3 geschikte referenties aan zijn inschrijving toe te voegen (gelieve hiervoor bijlage 4 te gebruiken). De inschrijver moet de volgende bekwaamheden aantonen:
a) de bekwaamheid om alle noodzakelijke activiteiten (inclusief opdrachtbeheer) te organiseren voor een meerdaags evenement (minstens 2 dagen), met een budget van minstens 100 000 EUR per evenement;
b) de bekwaamheid om een hoogstaand evenement te organiseren voor een organisatie die vergelijkbaar is met EIT Digital (Europees gefinancierd en/of anders wetenschappelijk en/of innovatief en/of door de overheid aangestuurd),;
c) de bekwaamheid om een meerdaags evenement te organiseren voor minstens 700 bezoekers per dag.

Eventuele minimumeisen:

-

III.1.5 Informatie over voorbehouden opdrachten

De opdracht is voorbehouden aan sociale werkplaatsen en ondernemers die de sociale en professionele integratie van kansarmen of personen met een handicap tot doel hebben:   neen

De uitvoering van de opdracht is beperkt tot het kader van programma’s voor beschermde arbeid:   neen

III.2) Voorwaarden met betrekking tot de opdracht

III.2.1) Inlichtingen over een bepaalde beroepsgroep

Het verrichten van de dienst is aan een bepaalde beroepsgroep voorbehouden:   -

Verwijzing naar de toepasselijke wettelijke of bestuursrechtelijke bepaling:   -

III.2.2) Voorwaarden inzake de uitvoering van de opdracht

De minimumvereisten voor de contractant (onder andere beschreven in de aanvraag tot voorstel) zijn:
1) de contractant heeft (of zal zich permanent of tijdelijk vestigen in) een kantoor in Brussel gedurende (minstens) 4 maanden voorafgaand aan het evenement;
2) de contractant moet reageren binnen 24 uur (op werkdagen), en tijdens de laatste 2 maanden voorafgaand aan het evenement binnen 12 uur (alle dagen);
3) de contractant moet een specifieke projectmanager, evenals een vervanger ter beschikking stellen. Deze projectmanager mag ook werkzaam zijn bij andere projecten, zolang hij of zij eventuele vragen persoonlijk kan beantwoorden binnen de termijn beschreven in punt 2);
4) de projectmanager moet binnen 24 uur na verzoek wekelijkse vergaderingen (bij voorkeur persoonlijk) kunnen bijwonen;
5) de contractant moet alle opdrachten met onderaannemers beheren en er wordt van de contractant verwacht dat deze (indien nodig) vooruitbetalingen uitvoert.
Enzovoort: alle andere minimumvereisten zijn beschreven in sectie 4.5 van de aanvraag tot voorstel.

III.2.2) Inlichtingen over het personeel dat verantwoordelijk zal zijn voor de uitvoering van de opdracht

Verplichting tot vermelding van de namen en beroepskwalificaties van het personeel dat met het uitvoeren van de opdracht wordt belast:   ja

Afdeling IV: Procedure

IV.1) Beschrijving

IV.1.1) Type procedure

IV.1.3) Inlichtingen over een raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem

De aanbesteding betreft het sluiten van een raamovereenkomst:   neen

In het geval van raamovereenkomsten – motivering voor een looptijd van meer dan vier jaar:   -

De aanbesteding houdt de instelling van een dynamisch aankoopsysteem in:   neen

Extra aankopers kunnen gebruikmaken van het dynamische aankoopsysteem:   neen

IV.1.4) Inlichtingen over een beperking van het aantal oplossingen of inschrijvingen tijdens de onderhandeling of de dialoog

Gebruikmaking van een procedure in achtereenvolgende fasen waarbij geleidelijk het aantal te bespreken oplossingen of ter onderhandeling openstaande inschrijvingen wordt beperkt:   neen

IV.1.5) Inlichtingen inzake onderhandeling

De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de opdracht te gunnen op basis van de initiële inschrijvingen zonder onderhandelingen te voeren:   neen

IV.1.6) Inlichtingen over elektronische veiling

Er wordt gebruikgemaakt van een elektronische veiling:   neen

Nadere inlichtingen over de elektronische veiling:   -

IV.1.8) Inlichtingen over de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA)

De opdracht valt onder de GPA:   neen

IV.2) Administratieve inlichtingen

IV.2.1) Eerdere bekendmaking betreffende deze procedure

Nummer van de aankondiging in het PB S:   -

IV.2.2) Termijn voor ontvangst van inschrijvingen of deelnemingsaanvragen

Datum:   26-02-2019

Plaatselijke tijd:   17:00

IV.2.3) Geraamde datum van verzending van uitnodigingen tot inschrijving of deelneming aan geselecteerde gegadigden

-

IV.2.4) Talen die mogen worden gebruikt bij het indienen van inschrijvingen of aanvragen tot deelneming

EN

IV.2.6) Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver zijn inschrijving gestand moet doen

Looptijd in maanden:   3

IV.2.7) Omstandigheden waarin de inschrijvingen worden geopend

Datum:   26-02-2019

Plaatselijke tijd:   18:00

Plaats:   -

Inlichtingen over gemachtigde personen en de openingsprocedure:   -

Afdeling VI: Aanvullende inlichtingen

VI.1) Inlichtingen over periodiciteit

Periodieke opdracht:   neen

Tijdstip waarop naar verwachting nieuwe aankondigingen worden bekendgemaakt:   -

VI.2) Inlichtingen over elektronische workflows

Er wordt gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing:   ja

Elektronische facturering wordt aanvaard:   ja

Er wordt gebruikgemaakt van elektronische betalingen:   ja

VI.3) Nadere inlichtingen

-

VI.4) Beroepsprocedures

VI.4.1) Beroepsinstantie

Officiële benaming
Rechtbank Brussel
Postadres
-
Plaats
Brussel
Postcode
-
Land
BELGIQUE-BELGIË
Telefoon
-
E-mail
-
Fax
-
Internetadres
-

VI.4.2) Voor bemiddelingsprocedures bevoegde instantie

Officiële benaming
-
Postadres
-
Plaats
-
Postcode
-
Land
-
Telefoon
-
E-mail
-
Fax
-
Internetadres
-

VI.4.3) Beroepsprocedure

Precieze aanduiding van de termijn(en) voor beroepsprocedures:   Klachten met betrekking tot de aanbestedingsprocedure moeten worden gestuurd naar: [email protected] Gelieve er rekening mee te houden dat de indiening van een klacht niet automatisch leidt tot een opschorting van de aanbestedingsprocedure. EIT Digital is niet verplicht de procedure op te schorten na het ontvangen van vragen en/of klachten. Indien de klachtenprocedure de klagende partij niet tevreden stelt, heeft de inschrijver het recht de (overblijvende) klachten te richten aan de in Brussel (België) gevestigde bevoegde rechtbank. De Belgische wetgeving is van toepassing op deze aanbestedingsprocedure en overeenkomst. Inschrijvers die van mening zijn dat zij het slachtoffer zijn van een vergissing of een onregelmatigheid in het kader van de gunningsprocedure, kunnen een verduidelijking vragen en/of een klacht indienen om te voorkomen dat EIT Digital de overeenkomst ondertekent. EIT Digital zal in dat verband een wachttermijn van 10 dagen respecteren vanaf de dag waarop de kennisgeving van de gunning per e-mail aan de inschrijvers werd verzonden. Tijdens deze termijn kan de inschrijver zijn klachten richten aan de in Brussel (België) gevestigde rechtbank. Slechts na afloop van de „wachttermijn” zal EIT Digital de overeenkomst sluiten als gevolg van de beslissing om de overeenkomst te gunnen. Gelieve EIT Digital zeker op de hoogte te brengen in het geval van een rechtszaak.

VI.4.4) Dienst waar inlichtingen over de beroepsprocedures kunnen worden verkregen

Officiële benaming
-
Postadres
-
Plaats
-
Postcode
-
Land
-
Telefoon
-
E-mail
-
Fax
-
Internetadres
-

VI.4.5) Datum van verzending van deze aankondiging

14-01-2019