Aankondiging van een gegunde opdracht

Evenementenbureau — jaarlijkse conferentie, partnerevenement en algemene vergadering van EIT Digital

Afdeling I: Aanbestedende dienst

I.1) Naam en adressen

Officiële benaming
EIT Digital IVZW
Nationaal identificatienummer
-
Postadres
Rue Guimard 7
Plaats
Brussel
Postcode
B-1040
NUTS-code
BE100 - Arr. de Bruxelles-Capitale / Arr. van Brussel-Hoofdstad
Land
BELGIQUE-BELGIË
Contactpersoon
Sjors Apeldoorn
Telefoon
-
E-mail
event_agency_tender@eitdigital.eu
Fax
-

Internetadres(sen)

Hoofdadres:   https://www.eitdigital.eu/

Adres van het kopersprofiel:   -

I.2) Gezamenlijke aanbesteding

De opdracht omvat een gezamenlijke aanbesteding:   neen

In geval van een gezamenlijke aanbesteding waar meerdere landen bij betrokken zijn – vermeld de toepasselijke nationale wetgeving op het gebied van aanbestedingen:   -

De opdracht wordt gegund door een aankoopcentrale:   neen

I.4) Soort aanbestedende dienst

Europese instelling/Europees agentschap of internationale organisatie

I.5) Hoofdactiviteit

Onderwijs

Afdeling II: Voorwerp

II.1) Omvang van de aanbesteding

II.1.1) Benaming

Evenementenbureau — jaarlijkse conferentie, partnerevenement en algemene vergadering van EIT Digital

Referentienummer:   -

II.1.2) CPV-code hoofdcategorie

CPV-code hoofdcategorie:   79952000 - Diensten voor het organiseren van evenementen

CPV-code subcategorie:   -

II.1.3) Type opdracht

Diensten

II.1.4) Korte beschrijving

Jaarlijks organiseert EIT Digital een conferentie, partnerevenement en algemene vergadering (COPEGA - conference, partner event and general assembly), en wenst een overeenkomst te sluiten met een (evenementen)bureau voor een looptijd van 5 jaar, dat zorgt voor de tenuitvoerlegging, inclusief opdrachtbeheer, van COPEGA. Tijdens het tweedaagse evenement COPEGA verwachten wij dat er 1 100 unieke bezoekers aanwezig zullen zijn. De diensten die door het evenementenbureau worden verleend, stellen het organisatorische comité van de klant in staat om zich tijdens het evenement voornamelijk op de inhoud te richten.

II.1.6) Inlichtingen over percelen

Verdeling in percelen:   neen

II.1.7) Totale waarde van de aanbesteding (exclusief btw)

Waarde:   1.875.000,00

Munt:   EUR

II.2) Beschrijving

II.2.1) Benaming

-

Perceel nr.:   -

II.2.2) Aanvullende CPV-code(s)

CPV-code hoofdcategorie:   79994000 - Contractenbeheer
55520000 - Cateringdiensten
79710000 - Beveiligingsdiensten
98341100 - Accommodatiebeheerdiensten
79421000 - Projectbeheerdiensten, met uitzondering van projecten bij bouwwerkzaamheden
79416100 - Diensten voor public relationsbeheer
72315200 - Beheer van gegevensnetwerk
55410000 - Barbeheer

CPV-code subcategorie:   -

II.2.3) Plaats van uitvoering

NUTS-code:   BE100 - Arr. de Bruxelles-Capitale / Arr. van Brussel-Hoofdstad

Voornaamste plaats van uitvoering:   Brussel, België.

II.2.4) Beschrijving van de aanbesteding

De diensten die van het evenementenbureau worden verwacht zijn (onder andere) de volgende:
— behandeling van reis- en accommodatieboekingen van sprekers en journalisten;
— de contractant garandeert dat alle bezoekers toegang hebben tot een wifi-netwerk. De meeste bezoekers zullen wifi gebruiken voor „normale” doeleinden. De bandbreedte moet echter ook zware gebruikers kunnen opvangen, zoals het personeel van EIT Digital, die tijdens beide dagen video's en foto's van COPEGA zullen uploaden;
— factuurverwerking van alle leveranciers;
— beheer van catering gedurende de hele dag;
— beheer van de locatie en aanverwante logistieke activiteiten;
— boeking van de locatie — met uitzondering van de eerste COPEGA van 9.9.2019 tot 11.9.2019. Alhoewel we „The Egg” in Brussel reeds hebben geboekt, verwachten we echter dat de contractant de rechten en verplichtingen met betrekking tot de overeenkomst die is gesloten met „The Egg” overneemt;
— selectie, werving en beheer van registratie- en hostingpersoneel;
— selectie, werving en beheer van technisch personeel;
— beheer van alle veiligheidsbehoeften;
— beheer van was-/toiletruimtes;
— beheer van bewegwijzering en verlichting op locatie in lijn met de communicatie-afdeling van EIT Digital en het hoofd van het evenementenbeheer;
— beheer en coördinatie van het opbouwen en afbreken van alle structuren voor het evenement, inclusief tentoonstellingsstanden;
— levering en bediening van alle technische uitrusting gedurende de gehele conferentie, onder meer voor: de plenaire zaal, zijpodiums, vergaderruimten, persconferentieruimte en tentoonstelling met de noodzakelijke AV-apparatuur, schermen, bekabeling enz.;
— levering en beheer van een digitaal stemsysteem (inclusief stemapparaten) voor de algemene vergadering;
— evaluatie van het evenement en verslaglegging van bijvoorbeeld: tevredenheid van bezoekers en belangrijke aangelegenheden met betrekking tot het functioneren zoals uitgaven, aantal bezoekers, kosten per daadwerkelijke deelnemer, enz., alle aangelegenheden in overleg met de klant.

II.2.5) Gunningscriteria

De onderstaande criteria

Prijs - Weging:   25

Kwaliteitscriterium - Naam:   kwaliteit van de specifieke projectbeheerder en zijn/haar vervanger  / Weging:   20

Kwaliteitscriterium - Naam:   toegevoegde waarde met betrekking tot de wijze waarop de inschrijver diensten verleent aan de klant  / Weging:   20

Kwaliteitscriterium - Naam:   risicoanalyse en -beperking  / Weging:   15

Kwaliteitscriterium - Naam:   interviewen van projectbeheerder en vervanger (belangrijkste personeelsleden)  / Weging:   20

II.2.11) Inlichtingen over opties

Opties:   neen

Beschrijving van opties:   -

II.2.13) Inlichtingen over middelen van de Europese Unie

De aanbesteding houdt verband met een project en/of een programma dat met middelen van de EU wordt gefinancierd:   ja

II.2.14) Nadere inlichtingen

-

Afdeling IV: Procedure

IV.1) Beschrijving

IV.1.1) Type procedure

IV.1.3) Inlichtingen over een raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem

De aanbesteding betreft het sluiten van een raamovereenkomst:   neen

Er is een dynamisch aankoopsysteem ingesteld:   neen

IV.1.6) Inlichtingen over elektronische veiling

Er is gebruikgemaakt van een elektronische veiling:   neen

IV.1.8) Inlichtingen over de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA)

De opdracht valt onder de GPA:   neen

IV.2) Administratieve inlichtingen

IV.2.1) Eerdere bekendmaking betreffende deze procedure

Nummer van de aankondiging in het PB S:   2019/S 018-037378

IV.2.8) Inlichtingen over de stopzetting van een dynamisch aankoopsysteem

De aankondiging houdt de stopzetting van het dynamische aankoopsysteem in dat in het kader van de voornoemde aankondiging van een opdracht werd bekendgemaakt:   neen

IV.2.9) Inlichtingen over de stopzetting van een oproep tot mededinging in de vorm van een vooraankondiging

De aanbestedende dienst zal geen andere opdrachten gunnen op basis van de voornoemde vooraankondiging:   neen

Afdeling V: Gunning van een opdracht

Opdracht nr.:   -

Perceel nr.:   -

Benaming:   Evenementenbureau — jaarlijkse conferentie, partnerevenement en algemene vergadering van EIT Digital

Een opdracht/perceel wordt gegund:   ja

V.2) Gunning van een opdracht

V.2.1) Datum van de sluiting van de overeenkomst

08-04-2019

V.2.2) Inlichtingen over inschrijvingen

Aantal inschrijvingen:   10

Aantal inschrijvingen van mkb-bedrijven:   10

Aantal inschrijvingen van inschrijvers uit andere EU-lidstaten:   3

Aantal inschrijvingen van inschrijvers uit landen die geen lid zijn van de EU:   0

Aantal langs elektronische weg ontvangen inschrijvingen:   10

De opdracht is gegund aan een groep ondernemers:   neen

V.2.3) Naam en adres van de contractant

Officiële benaming
Aldernarda NV
Nationaal identificatienummer
0843926526
Postadres
rue Bara 175
Plaats
Brussels
NUTS-code
BE100
Postcode
1070
Land
BELGIQUE-BELGIË
Telefoon
+32 497486900
E-mail
-
Fax
-
Internetadres
-
De contractant is een mkb-bedrijf
ja

V.2.4) Inlichtingen over de waarde van de opdracht/het perceel

Aanvankelijk geraamde totale waarde van de opdracht/het perceel:   1.875.000,00 EUR

Totale waarde van de opdracht/het perceel:   1.875.000,00 EUR

Laagste offerte:   -

Hoogste offerte:   -

V.2.5) Inlichtingen over uitbesteding

De opdracht wordt waarschijnlijk uitbesteed:   ja

Deel:   60%

Korte beschrijving van het deel van de opdracht dat wordt uitbesteed:   alle taken inzake evenementenbeheer worden verzorgd door Aldenarda, andere specifieke diensten en leveringen (voeding/catering, AV-leveringen, drukkerijdiensten en diensten voor het opbouwen van tentoonstellingen) worden uitgevoerd door andere ondernemingen.

Afdeling VI: Aanvullende inlichtingen

VI.3) Nadere inlichtingen

-

VI.4) Beroepsprocedures

VI.4.1) Beroepsinstantie

Officiële benaming
Rechtbank Brussel
Postadres
-
Plaats
Brussel
Postcode
-
Land
BELGIQUE-BELGIË
Telefoon
-
E-mail
-
Fax
-
Internetadres
-

VI.4.2) Voor bemiddelingsprocedures bevoegde instantie

Officiële benaming
-
Postadres
-
Plaats
-
Postcode
-
Land
-
Telefoon
-
E-mail
-
Fax
-
Internetadres
-

VI.4.3) Beroepsprocedure

Precieze aanduiding van de termijn(en) voor beroepsprocedures:   klachten met betrekking tot de aanbestedingsprocedure moeten worden gestuurd naar: procurement_complaint@eitdigital.eu Gelieve er rekening mee te houden dat de indiening van een klacht niet automatisch leidt tot een opschorting van de aanbestedingsprocedure. EIT Digital is niet verplicht de procedure op te schorten na het ontvangen van vragen en/of klachten. Indien de klachtenprocedure de klagende partij niet tevreden stelt, heeft de inschrijver het recht de (overblijvende) klachten te richten aan de in Brussel (België) gevestigde bevoegde rechtbank. De Belgische wetgeving is van toepassing op deze aanbestedingsprocedure en overeenkomst. Inschrijvers die van mening zijn dat zij het slachtoffer zijn van een vergissing of een onregelmatigheid in het kader van de gunningsprocedure, kunnen een verduidelijking vragen en/of een klacht indienen om te voorkomen dat EIT Digital de overeenkomst ondertekent. EIT Digital zal in dat verband een wachttermijn van 10 dagen respecteren vanaf de dag waarop de kennisgeving van de gunning per e-mail aan de inschrijvers werd verzonden. Tijdens deze termijn kan de inschrijver zijn klachten richten aan de in Brussel (België) gevestigde rechtbank. Slechts na afloop van de „wachttermijn” zal EIT Digital de overeenkomst sluiten als gevolg van de beslissing om de overeenkomst te gunnen. Gelieve EIT Digital zeker op de hoogte te brengen in het geval van een rechtszaak.

VI.4.4) Dienst waar inlichtingen over de beroepsprocedures kunnen worden verkregen

Officiële benaming
-
Postadres
-
Plaats
-
Postcode
-
Land
-
Telefoon
-
E-mail
-
Fax
-
Internetadres
-

VI.4.5) Datum van verzending van deze aankondiging

03-05-2019

Bijlage D1 – Algemene aanbesteding: Motivering voor de gunning van de opdracht zonder voorafgaande bekendmaking van een oproep tot mededinging in het Publicatieblad van de Europese Unie

1. Motivering voor de keuze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking van een oproep tot mededinging in overeenstemming met artikel 32 van Richtlijn 2014/24/EU

Geen (geschikte) inschrijvingen/aanvragen tot deelneming in het kader van een:

openbare procedure:   neen

niet-openbare procedure:   neen

De desbetreffende producten worden uitsluitend vervaardigd ten behoeve van onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling overeenkomstig de in de richtlijn vermelde voorwaarden:   -

De werken, leveringen of diensten kunnen om de volgende reden alleen door een bepaalde ondernemer worden verricht:

geen mededinging om technische redenen:   neen

aanbesteding met als doel het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of het leveren van een unieke artistieke prestatie:   neen

bescherming van uitsluitende rechten, met inbegrip van intellectuele-eigendomsrechten:   neen

Dwingende spoed als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien, volgens de in de richtlijn vermelde strikte voorwaarden :   neen

Aanvullende leveringen door de oorspronkelijke leverancier, besteld volgens de in de richtlijn vermelde strikte voorwaarden:   neen

Nieuwe werken/diensten die een herhaling zijn van bestaande werken/diensten en die zijn besteld volgens de in de richtlijn vermelde strikte voorwaarden:   -

De opdracht voor diensten wordt gegund aan de winnaar of een van de winnaars volgens de regels inzake prijsvragen voor ontwerpen:   -

Aanbesteding van op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte goederen:   -

Aankopen van leveringen of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden:

bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteit stopzet:   -

bescherming van uitsluitende rechten, met inbegrip van intellectuele-eigendomsrechten:   -

2. Andere motivering voor de gunning van de opdracht zonder voorafgaande bekendmaking van een oproep tot mededinging in het Publicatieblad van de Europese Unie

De aanbesteding valt buiten het toepassingsgebied van de richtlijn:   neen

3. Verklaring

-

Test TenderWolf nu :trialPeriod dagen gratis en vrijblijvend!

De voorbije maand alleen al werden in België maar liefst 1943 nieuwe overheidsopdrachten aangekondigd.

Jaarlijks worden in België zowat 20.000 overheidsopdrachten uitgeschreven, van loodgieterswerk tot grote infrastructuurwerken, van schoolmaaltijden tot mainframes. Goed voor een bedrag van ongeveer 50 miljard euro.

Test TenderWolf nu 30 dagen gratis en vrijblijvend!