Het gunningsverslag pas na de gunningsbeslissing meedelen is een motiveringsgebrek
De Raad van State schorst een gunningsbeslissing omdat de aanbestedende overheid het gunningsverslag — waarop de motivering volledig steunde — niet gelijktijdig met de beslissing heeft meegedeeld aan de niet-gekozen inschrijvers.
What happened?
Le Logis Tournaisien schreef via een openbare procedure een dienstenopdracht uit voor de aanstelling van een architect voor de bouw van 45 studentenwoningen in Doornik (rue des Carmes 45-47), bestaande uit een vaste schijf (projectstudie) en een voorwaardelijke schijf (werfopvolging). De uiterste indieningsdatum was 4 oktober 2024 en vier offertes kwamen binnen. Op 13 november 2024 finaliseerde de vastgoeddienst het beoordelingsverslag, dat voorstelde om de opdracht te gunnen aan Atelier d'architecture Meunier-Westrade voor 378.926,75 euro incl. btw. Op 19 november 2024 keurde het bestuursorgaan het beoordelingsverslag goed en besliste het verslag te beschouwen als integraal onderdeel van de beraadslaging. De beslissing bevatte zelf geen inhoudelijke motivering over de vergelijking van de offertes — ze verwees uitsluitend naar het beoordelingsverslag. Het consortium Zigzag Architecture (een Frans bureau) en SRL Ewaa ontving de gunningsbeslissing per aangetekend schrijven op 4 maart 2025, maar het beoordelingsverslag was niet bijgevoegd. Pas na een uitdrukkelijk verzoek per e-mail van 10 maart 2025 ontvingen zij het verslag op 12 maart 2025. De Raad van State onderzocht eerst het belang bij het middel. De verwerende partij betoogde ter zitting dat de verzoekende partijen te lang hadden gewacht om het verslag op te vragen en het uiteindelijk toch binnen de beroepstermijn hadden ontvangen. De Raad verwierp dit: de laattijdige mededeling van de motieven bekortte de termijn waarover de inschrijvers beschikten om in volle kennis van zaken een vordering in te stellen. Ten gronde herinnerde de Raad aan het principe dat motivering door verwijzing naar een extern document alleen geldig is als de bestemmeling dat document kent op het moment van de kennisgeving. De bestreden beslissing bevatte zelf geen enkele motivering over de offertevergelijking en verwees uitsluitend naar het beoordelingsverslag. De verzoekende partijen stelden — onweersproken door het administratief dossier of door de verwerende partij — dat het verslag niet was bijgevoegd bij de kennisgeving. De motivering door verwijzing kon daarom prima facie niet worden aanvaard.
Why does this matter?
Dit arrest herinnert aan een basisregel van de formele motiveringsplicht: als de gunningsbeslissing haar motivering haalt uit een bijgevoegd document, moet dat document gelijktijdig met de beslissing worden meegedeeld. Een verwijzing naar een beoordelingsverslag dat de inschrijver pas later op verzoek ontvangt, is onvoldoende. De laattijdige mededeling van de motieven benadeelt de inschrijver concreet, omdat ze de beschikbare beroepstermijn verkort.
The lesson
Controleer bij de ontvangst van een gunningsbeslissing of alle documenten waarnaar de motivering verwijst — in het bijzonder het beoordelingsverslag — effectief zijn meegestuurd. Als dat niet het geval is, heb je een sterk middel. En als aanbestedende overheid: stuur het gunningsverslag altijd mee met de kennisgeving van de gunningsbeslissing.
Ask yourself
Heb ik bij de kennisgeving van de gunningsbeslissing ook het beoordelingsverslag ontvangen waarnaar de beslissing verwijst — of moet ik dat document nog apart opvragen?
About this database
The Council of State (Raad van State / Conseil d'État) is Belgium's supreme administrative court. In disputes over public procurement — from contract awards to tenderer exclusions — the Council of State is the final arbiter. The rulings in this database are summarised by TenderWolf in plain language, with practical lessons for tenderers and contracting authorities. View all rulings →