Ontbrekend attest van plaatsbezoek is niet automatisch een substantiële onregelmatigheid als het plaatsbezoek zelf vaststaat
De Raad van State schorst de onregelmatigverklaring van een offerte voor het ontwerp van een nieuwbouw omdat de aanbestedende overheid het ontbreken van een attest van plaatsbezoek als substantiële onregelmatigheid kwalificeerde, terwijl het plaatsbezoek zelf onbetwist had plaatsgevonden in aanwezigheid van de algemeen directeur van de aanbesteder, het bestek aan het bijvoegen van het attest geen substantieel karakter had verleend, het attest niet op straffe van wering was voorgeschreven, en de aanbesteder het attest zelf had uitgereikt — waardoor de onregelmatigverklaring neerkwam op overdreven formalisme.
What happened?
Het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor Milieu Land van Aalst (ILvA) schreef via openbare procedure een overheidsopdracht voor diensten uit met als voorwerp het aanstellen van een studiebureau voor het ontwerp van een nieuwbouw op de site Industrielaan 18, onder bestek YO/2024/17. De opdracht werd Europees en nationaal bekendgemaakt. De economisch meest voordelige offerte werd bepaald op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding, met twee gunningscriteria: prijs (60 procent) en visie op het project (40 procent). Punt 4.3 van het bestek schreef een verplicht voorafgaand plaatsbezoek voor en bepaalde dat het bewijs van het uitgevoerde plaatsbezoek samen met de offerte moest worden ingediend. Bijlage 4 van het bestek bevatte een model-attest dat door een afgevaardigde van ILvA moest worden ingevuld en ondertekend. Onder punt 12.2 werd het attest plaatsbezoek vermeld als 'stuk 2' bij de in te dienen offerte. Acht inschrijvers dienden een offerte in, waaronder NV B.P. en de tijdelijke maatschap van BV S. en NV V. NV B.P. had op 15 oktober 2024 per e-mail om een plaatsbezoek verzocht. Het bezoek vond plaats op 22 oktober 2024 om 15u30, één maand voor de uiterste indieningsdatum van 22 november 2024, in aanwezigheid van de algemeen directeur van ILvA, die een attest van plaatsbezoek uitreikte. NV B.P. voegde het attest echter niet bij haar offerte. Zij voegde wel een conceptnota toe met een gedetailleerde beschrijving van de bestaande gebouwen en foto's van het plaatsbezoek. Het gunningsverslag stelde vast dat de offerte van NV B.P. onvolledig was wegens het ontbreken van het attest en verklaarde haar substantieel onregelmatig op grond van artikel 76, paragraaf 1, vierde lid, 3°, van het koninklijk besluit van 18 april 2017 — niet-naleving van een minimale eis. Op 18 maart 2025 besliste de raad van bestuur van ILvA de offerte van NV B.P. substantieel onregelmatig en nietig te verklaren en de opdracht te gunnen aan de tijdelijke maatschap BV S. en NV V. De kennisgeving volgde op 19 maart 2025. NV B.P. vorderde op 3 april 2025 de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid. Bij beschikking van 4 april 2025 werd de procedurekalender vastgelegd. BV S. en NV V. vroegen op 11 april 2025 om te mogen tussenkomen. De terechtzitting vond plaats op 23 april 2025, waar staatsraad Inge Vos als waarnemend voorzitter verslag uitbracht en adjunct-auditeur Lennard Michaux een eensluidend advies gaf. De Raad maakte een onderscheid tussen twee vereisten in het bestek: het uitvoeren van het plaatsbezoek zelf — dat als 'verplicht' werd aangeduid en waarvan het belang werd benadrukt om 'alle elementen te verifiëren nodig om een offerte te kunnen opmaken' — en het bijvoegen van het attest bij de offerte. Het plaatsbezoek zelf was een inhoudelijke, substantiële eis. Het bijvoegen van het attest was een vormvereiste waaraan het bestek geen substantieel karakter had verleend en die niet op straffe van wering was voorgeschreven. Bovendien ging het om een formeel bewijs van aanwezigheid dat door ILvA zelf was uitgereikt en was het voor ILvA voor eenvoudige constatering vatbaar of het plaatsbezoek had plaatsgevonden. Het plaatsbezoek stond vast — ILvA bevestigde het zelf in de nota met opmerkingen en ter terechtzitting. De vergelijking met het ontbreken van een Uniform Europees Aanbestedingsdocument ging niet op, omdat het UEA uitdrukkelijk als substantiële onregelmatigheid is aangemerkt in artikel 76, paragraaf 1, vierde lid, 2°, van het koninklijk besluit van 18 april 2017. De Raad oordeelde dat de aanbestedende overheid in overdreven formalisme was vervallen door een louter ontbreken van een attest — waarvan niet werd betwist dat het plaatsbezoek had plaatsgevonden en dat het attest door haarzelf was uitgereikt — te interpreteren als een niet-naleving van een minimale eis. Het enig middel was ernstig en de schorsing werd bevolen.
Why does this matter?
Dit arrest verduidelijkt het onderscheid tussen een inhoudelijke verplichting en het formele bewijs daarvan in het kader van het regelmatigheidsonderzoek. Het uitvoeren van een verplicht plaatsbezoek is een substantiële eis. Het bijvoegen van het attest dat dit bewijst is een vormvereiste die niet automatisch substantieel is, tenzij het bestek dat uitdrukkelijk bepaalt of op straffe van wering voorschrijft. Wanneer de aanbestedende overheid zelf over de onderliggende informatie beschikt — omdat zij het attest zelf heeft uitgereikt en het plaatsbezoek niet wordt betwist — vervalt de rechtvaardiging om de offerte substantieel onregelmatig te verklaren. Het arrest waarschuwt ook dat de vergelijking met het UEA mank loopt: het ontbreken van het UEA is uitdrukkelijk als substantiële onregelmatigheid in het koninklijk besluit verankerd.
The lesson
Maak in je bestek duidelijk welke vereisten substantieel zijn. Als je wilt dat het ontbreken van een bepaald document automatisch leidt tot substantiële onregelmatigheid, schrijf dat dan expliciet voor — bij voorkeur op straffe van wering. Wanneer je als aanbestedende overheid zelf over de onderliggende informatie beschikt, is het weren van een offerte wegens het ontbreken van een formeel bewijsstuk dat je zelf hebt uitgereikt overdreven formalisme.
Ask yourself
Wanneer ik een offerte substantieel onregelmatig wil verklaren wegens het ontbreken van een document: gaat het om een minimale eis of een vereiste die als substantieel is aangemerkt in mijn bestek, of om een vormvereiste waaraan ik geen substantieel karakter heb verleend — en beschik ik zelf al over de onderliggende informatie?
About this database
The Council of State (Raad van State / Conseil d'État) is Belgium's supreme administrative court. In disputes over public procurement — from contract awards to tenderer exclusions — the Council of State is the final arbiter. The rulings in this database are summarised by TenderWolf in plain language, with practical lessons for tenderers and contracting authorities. View all rulings →