Les questions du forum comme arme stratégique dans les marchés publics

Chaque cahier des charges a ses faiblesses. Critères de sélection vagues, formules d’évaluation obscures, exigences de conformité confuses — autant de bombes à retardement qui n’explosent qu’après l’attribution. En général au visage du soumissionnaire évincé.

Mais il n’en est pas forcément ainsi.

Nous avons analysé 50 arrêts récents du Conseil d’État belge en matière de marchés publics. La conclusion est aussi simple que sous-exploitée : le forum — la session de questions-réponses durant la procédure de passation — est l’instrument le plus puissant dont disposent les bid managers pour corriger les erreurs du cahier des charges avant qu’elles ne causent des dommages.

Dans cet article, nous montrons quelles erreurs sont les plus fréquentes dans les cahiers des charges belges, comment les détecter en amont, et comment une question de forum ciblée renforce à la fois votre offre et votre position juridique.

Les 7 erreurs les plus fréquentes dans les cahiers des charges (et comment les repérer)

1. Critères de sélection vagues sans seuil mesurable

Le problème : Le cahier des charges exige des “références similaires” ou une “expérience pertinente” sans préciser ce que “similaire” ou “pertinent” signifie concrètement. Pas de montant minimum, pas de volume, pas de nature de prestation.

Ce que dit le Conseil d’État : Dans l’arrêt n° 251.611 (24 septembre 2021), le Conseil a annulé une décision d’attribution pour des luminaires LED parce que le critère de sélection “livraisons antérieures similaires” ne contenait pas un “niveau d’exigences approprié” tel que requis par l’article 65, §2 de l’AR Passation. Le pouvoir adjudicateur a tenté de clarifier après coup via les réponses aux questions, mais le Conseil a rejeté cet argument : une clarification post-procédure ne peut remédier à un cahier des charges déficient.

Votre question de forum :

“Quel est le volume et/ou le montant minimum requis pour les références ? Que signifie concrètement ‘similaire’ ? Quelles caractéristiques les références doivent-elles présenter ?”

Pourquoi ça marche : Le pouvoir adjudicateur doit se prononcer. Soit il précise le critère (meilleur cahier des charges pour tous), soit il reste vague — et alors vous disposez d’un moyen documenté si vous n’êtes pas sélectionné par la suite.

2. Confusion entre critère d’attribution et exigence de conformité

Le problème : Le cahier des charges présente un élément comme un critère de qualité (sur lequel on marque des points), mais le traite en pratique comme un critère éliminatoire (rejetant votre offre comme irrégulière).

Ce que dit le Conseil d’État : Dans l’arrêt n° 254.388 (6 septembre 2022), le Conseil a suspendu l’attribution d’un marché de fibre optique pour les écoles. La Communauté flamande avait retenu le “délai total d’installation pour tous les sites” comme critère d’attribution, mais avait ensuite rejeté une offre comme substantiellement irrégulière parce que le profil proposé n’était pas disponible au moment de l’attribution. Le Conseil a jugé : si c’est un critère d’attribution, on ne peut pas l’utiliser pour exclure.

Votre question de forum :

“Le [critère X] est-il évalué comme critère d’attribution (avec notation) ou comme exigence de conformité (go/no-go) ? Quelles sont les conséquences si la [condition Y] n’est pas remplie au moment de l’attribution mais le sera au moment de l’exécution ?”

Pourquoi ça marche : Vous forcez le pouvoir adjudicateur à fixer la nature juridique du critère. Cette qualification est contraignante — le pouvoir adjudicateur ne peut plus en changer ultérieurement (principe du patere legem quam ipse fecisti).

3. Formule d’évaluation manquante ou obscure

Le problème : Le cahier des charges mentionne des critères d’attribution avec une répartition de points, mais ne précise pas comment les points sont calculés. Linéaire, proportionnel, relatif à la meilleure offre ?

Ce que dit le Conseil d’État : Dans l’arrêt n° 264.881 (18 novembre 2025), un soumissionnaire a contesté la formule d’évaluation pour une installation de panneaux solaires sur le parking d’un hôpital. La formule utilisait le rendement annuel attendu le plus élevé comme dénominateur, favorisant systématiquement le soumissionnaire avec la production la plus élevée — indépendamment du rapport coût-efficacité.

Votre question de forum :

“Pourriez-vous préciser la formule de calcul exacte utilisée pour l’évaluation du [critère X] ? Le score est-il calculé par rapport à la meilleure offre (relatif) ou par rapport à une échelle absolue ?”

Pourquoi ça marche : Sans formule, l’évaluation est une boîte noire. En demandant la formule en amont, vous rendez l’évaluation prévisible — et vérifiable.

4. Évaluation des prix sans règles pour les prix anormalement bas

Le problème : Le cahier des charges ne précise pas comment le pouvoir adjudicateur traite les prix apparemment anormalement bas. Y a-t-il un seuil ? Le soumissionnaire a-t-il la possibilité de se justifier ?

Ce que dit le Conseil d’État : Dans l’arrêt n° 256.528 (15 mai 2023), le Conseil a suspendu l’attribution d’un accord-cadre pour la rédaction. La Province d’Anvers avait rejeté une offre de 34,70 EUR de l’heure comme anormalement basse — sans demander de clarification au soumissionnaire. Le soumissionnaire était un indépendant avec des frais généraux limités et un régime fiscal favorable. Le Conseil a jugé que le pouvoir adjudicateur était tenu de demander d’abord des explications.

Votre question de forum :

“Quelle méthode utilisez-vous pour déterminer si un prix est anormalement bas ? Dans ce cas, le soumissionnaire a-t-il la possibilité de se justifier conformément à l’article 36 de l’AR Passation ?”

Pourquoi ça marche : Vous rappelez au pouvoir adjudicateur son obligation légale. Et si vous proposez vous-même un prix compétitif, vous avez constitué un dossier démontrant que vous avez soulevé la question de manière proactive.

5. Exigences de certification ambiguës

Le problème : Le cahier des charges exige une certification (VCA, ISO, etc.) sans préciser s’il s’agit d’un certificat d’entreprise ou d’un certificat personnel.

Ce que dit le Conseil d’État : Dans l’arrêt n° 254.959 (4 novembre 2022), le Conseil a confirmé la distinction entre un certificat VCA d’entreprise (délivré après audit de l’entreprise) et un diplôme personnel VOL-VCA (délivré après formation d’un individu). Un entrepreneur d’entretien de fossés avait soumis un diplôme VOL-VCA au lieu d’un certificat VCA. La non-sélection était justifiée.

Votre question de forum :

“Exigez-vous un [certificat X] d’entreprise (sur base d’un audit d’entreprise) ou un certificat/diplôme personnel du responsable suffit-il ? Cette exigence s’applique-t-elle également aux indépendants sans personnel ?”

Pourquoi ça marche : Vous évitez d’investir dans une offre qui sera rejetée pour un détail technique. Et vous forcez le pouvoir adjudicateur à une évaluation de proportionnalité — particulièrement pertinent pour les PME.

6. Délais de livraison ou exigences de disponibilité ambigus

Le problème : Le cahier des charges demande un délai de livraison en “jours” sans préciser s’il s’agit de jours calendrier ou de jours ouvrables.

Ce que dit le Conseil d’État : Dans l’arrêt n° 258.814 (13 février 2024), un soumissionnaire a obtenu zéro sur cinq points pour le délai de livraison parce qu’il avait offert “42 jours calendrier” avec la mention que des fermetures d’usine pouvaient prolonger le délai. Le Conseil a jugé que cet ajout créait une “ambiguïté légitime”.

Votre question de forum :

“Le délai de livraison demandé concerne-t-il des jours calendrier ou des jours ouvrables ? Comment les périodes de fermeture collective ou de force majeure sont-elles traitées ? L’offre peut-elle contenir une réserve ou le délai doit-il être absolu ?”

Pourquoi ça marche : Vous savez exactement ce que vous pouvez offrir sans risquer un score nul.

7. Exigences d’agréation confuses pour les travaux

Le problème : Pour les marchés de travaux de nature mixte, il n’est pas toujours clair quelle catégorie et classe d’agréation sont requises.

Ce que dit le Conseil d’État : Dans l’arrêt n° 258.578 (25 janvier 2024), le Conseil a examiné si un entrepreneur agréé en catégorie D12 classe 5 satisfaisait à l’exigence de catégorie D classe 4 pour des travaux de rénovation d’une auberge de jeunesse.

Votre question de forum :

“Une agréation en [sous-catégorie X] suffit-elle ou la catégorie générale [Y] est-elle requise ? L’article 5, §7 de l’AR Agréation est-il d’application pour ce marché ?”

La logique stratégique : pourquoi le forum est un instrument pré-contentieux

Le forum n’est pas une session de questions-réponses sans engagement. C’est un instrument juridique aux conséquences contraignantes dans les deux sens.

Pour le pouvoir adjudicateur

Chaque réponse à une question de forum fait partie des documents du marché. Le pouvoir adjudicateur y est juridiquement lié. Il ne peut pas dire après coup : “Nous voulions dire autre chose.” Le principe du patere legem quam ipse fecisti — l’obligation de respecter ses propres règles — s’applique aussi aux réponses aux questions de forum.

Pour le soumissionnaire

Celui qui connaît un vice et ne pose pas de question risque que le Conseil d’État juge ultérieurement qu’il a tacitement accepté le vice. Dans l’arrêt n° 250.263 (30 mars 2021), le Conseil a reproché au requérant de ne pas avoir concrètement étayé l’incomplétude alléguée — et, implicitement, de ne pas avoir signalé le problème plus tôt.

Les deux résultats d’une question de forum

Chaque question de forum ciblée mène à l’un de deux résultats :

• Le pouvoir adjudicateur clarifie : meilleur cahier des charges, conditions égales, meilleure offre.
• Le pouvoir adjudicateur ne clarifie pas : le cahier des charges déficient subsiste, mais vous disposez d’un moyen sérieux documenté pour un recours ultérieur.

Dans les deux cas, vous gagnez.

Approche pratique : la question de forum comme élément de votre stratégie d’offre

Étape 1 : Passez le cahier des charges au crible des 7 zones de risque

Examinez systématiquement le cahier des charges sur les sept points ci-dessus. Marquez chaque passage vague, ambigu ou contradictoire. Concentrez-vous surtout sur :

• Les critères de sélection sans seuil mesurable
• Les critères d’attribution sans formule ni méthode
• Les critères dont la nature juridique (go/no-go vs. notation) n’est pas claire

Étape 2 : Formulez vos questions de manière neutre mais précise

Évitez les formulations conflictuelles (“Votre cahier des charges est contraire à…”). Posez plutôt des questions qui invitent le pouvoir adjudicateur à clarifier :

• Bien : “Pourriez-vous préciser la valeur minimale que les références doivent atteindre ?”
• Mal : “Votre critère de sélection viole l’article 65 §2 de l’AR Passation.”

La première formulation obtient une réponse. La seconde crée de la résistance et ne vous apporte rien.

Étape 3 : Documentez systématiquement

Conservez chaque question et chaque réponse. Notez la date. Si le pouvoir adjudicateur ne répond pas ou répond de manière vague, documentez-le aussi. Ce dossier est votre fondement si vous envisagez ultérieurement une procédure en extrême urgence.

Étape 4 : Utilisez les réponses dans votre offre

Référez-vous explicitement aux réponses aux questions de forum dans votre offre lorsque vous faites un choix d’interprétation. Cela vous protège contre le reproche d’avoir mal lu le cahier des charges.

Étape 5 : Après l’attribution — la vérification rapide

Si le marché ne vous a pas été attribué, comparez la décision d’attribution avec votre dossier de questions de forum. Vérifiez :

• Le pouvoir adjudicateur a-t-il respecté ses propres réponses ?
• Les critères ont-ils été appliqués conformément aux clarifications ?
• Y a-t-il des écarts par rapport à la méthode publiée ?

Si la réponse à l’une de ces questions est “non”, vous disposez d’un moyen potentiellement sérieux.

Le forum comme changement de culture

Le réflexe de nombreux bid managers est d’éviter les questions. “Nous ne voulons pas déranger.” “Nous ne voulons pas attirer l’attention.” “Nous comprenons le cahier des charges.”

La jurisprudence du Conseil d’État raconte une autre histoire. Les soumissionnaires qui posent des questions sont en position de force — tant commercialement que juridiquement. Et ceux qui se taisent se retrouvent les mains vides quand les choses tournent mal.

Le forum n’est pas un signe de faiblesse. C’est un signe de professionnalisme.

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Cet article est basé sur une analyse de 50 arrêts du Conseil d’État belge en matière de marchés publics pour la période 2020-2025.

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