De meeste bedrijven die inschrijven op overheidsopdrachten hebben een hitrate van minder dan 20%. Dat betekent dat vier van de vijf inschrijvingen verloren gaan — inclusief de tientallen uren die erin zijn gekropen. Toch zijn er organisaties die consistent winnen, soms met een hitrate van 40% of meer. Wat doen zij anders?

Na jaren ervaring in de wereld van overheidsopdrachten zien we vijf patronen die de winnende bedrijven van de rest onderscheiden. Geen vage tips, maar concrete strategieën die je morgen kunt toepassen.

1. Selecteer scherper: de GO/NO-GO beslissing

De meest impactvolle verbetering die je kunt maken, is niet beter schrijven — het is beter kiezen.

Bedrijven met een hoge hitrate schrijven niet op alles in. Ze hanteren een systematische GO/NO-GO beoordeling voordat ze ook maar één uur investeren in een offerte. De drie kernvragen:

Kunnen wij het? Voldoe je aan alle selectiecriteria? Heb je de juiste referenties, certificeringen en capaciteit? Wees eerlijk: als je op twee van de vijf eisen net niet voldoet, is de kans klein dat je het haalt.

Weten wij het? Heb je de inhoudelijke expertise? Heb je vergelijkbare opdrachten succesvol uitgevoerd? Een aanbestedende dienst wil geen bedrijf dat het “wel zal uitzoeken” — ze willen bewezen ervaring.

Willen wij het? Past deze opdracht bij je strategie? Is de marge gezond? Kun je het team vrijmaken? Een opdracht winnen die je niet rendabel kunt uitvoeren, is erger dan verliezen.

Wie op tien aanbestedingen inschrijft en er drie wint, is beter af dan wie op dertig inschrijft en er vier wint. De uren die je bespaart op kansloze inschrijvingen, investeer je in de opdrachten waar je écht het verschil kunt maken.

2. Ken je concurrenten voor je begint te schrijven

Te veel inschrijvers focussen uitsluitend op het bestek en vergeten de concurrentie. Maar een aanbesteding is geen examen — het is een wedstrijd. Je hoeft niet perfect te scoren, je moet beter scoren dan de rest.

Voordat je begint te schrijven, onderzoek je:

Wie schrijft er nog in? Kijk naar eerdere gunningen voor vergelijkbare opdrachten bij dezelfde aanbestedende dienst. Vaak zie je dezelfde namen terugkomen. Door historische gunningsdata te analyseren, weet je wie je concurrenten zijn en hoe zij zich positioneren.

Wat zijn hun sterktes en zwaktes? Als je weet dat concurrent X altijd scherp is op prijs maar matig scoort op plan van aanpak, dan weet je waar je je kunt onderscheiden. Als concurrent Y juist uitblinkt in kwaliteit maar duur is, dan kan een scherpe prijs je over de streep trekken.

Wat is de marktprijs? Via historische gunningsbedragen kun je inschatten wat de aanbestedende dienst verwacht te betalen. Een prijs die 30% boven de laatste gunning ligt, is bijna onmogelijk te winnen — ongeacht je kwaliteitsscore.

3. Schrijf voor de beoordelaar, niet voor jezelf

De meeste inschrijvingen worden beoordeeld door een commissie van drie tot vijf personen. Ze lezen soms tien of meer offertes op een dag. Denk eens na over wat dat betekent voor hoe je schrijft.

Maak het scanbaar. Gebruik duidelijke kopjes die de beoordelingscriteria uit het bestek spiegelen. Als het bestek vraagt naar “projectorganisatie”, “kwaliteitsborging” en “risicomanagement” — gebruik dan precies die kopjes. De beoordelaar moet niet hoeven zoeken.

Wees concreet en specifiek. Het verschil tussen een 6 en een 8 zit in de details:

Vaag (scoort laag)	Concreet (scoort hoog)
“Wij communiceren regelmatig met de opdrachtgever."	"Onze projectleider stuurt elke maandag om 9:00 een voortgangsrapport met KPI-dashboard, risicolog en actiepuntenlijst. Tweewekelijks plannen wij een stuurgroepoverleg van 45 minuten."
"Wij hebben ruime ervaring met dit type opdrachten."	"In de afgelopen 3 jaar hebben wij 12 vergelijkbare projecten uitgevoerd met een gemiddelde klanttevredenheid van 8,4/10 (zie referentieoverzicht bijlage C)."
"Wij borgen de kwaliteit gedurende het hele project."	"Wij hanteren een drielaags kwaliteitssysteem: dagelijkse check door de uitvoerder, wekelijkse audit door de kwaliteitsmanager, en maandelijkse externe toets conform ISO 9001:2015.”

Respecteer paginalimiten. Als er staat “maximaal 5 A4”, lever dan 4,5 tot 5 pagina’s. Te kort suggereert dat je niet genoeg diepgang hebt. Te lang wordt niet gelezen — of je wordt gediskwalificeerd.

4. Gebruik de Nota van Inlichtingen strategisch

De Nota van Inlichtingen (NvI) is het officiële kanaal om vragen te stellen over het bestek. De meeste inschrijvers gebruiken het alleen om onduidelijkheden op te helderen. Slimme inschrijvers gebruiken het als strategisch instrument.

Test de grenzen van het bestek. Als een eis onduidelijk is, stel dan een gerichte vraag. Het antwoord geldt voor alle inschrijvers — maar jij hebt het initiatief genomen en kunt je offerte er beter op afstemmen.

Signaleer disproportionele eisen. Als de gevraagde omzeteis vijf keer de opdrachtwaarde is, of als de gevraagde referenties te specifiek zijn, vraag dan of dit proportioneel is. Aanbestedende diensten zijn verplicht proportionele eisen te stellen en passen deze vaak aan na een goed onderbouwde vraag.

Lees de vragen van anderen. De vragen die je concurrenten stellen, vertellen je iets over hoe zij het bestek interpreteren. Soms kun je hieruit afleiden welke benadering zij kiezen — en kun je je onderscheiden.

Let op de timing. Stel je vragen ruim voor de deadline. Wie op het laatste moment vragen stelt, geeft de aanbestedende dienst weinig ruimte om te antwoorden — en loopt het risico dat de NvI te laat wordt gepubliceerd.

5. Evalueer systematisch — ook als je verliest

De meeste bedrijven stoppen met nadenken over een aanbesteding zodra ze het resultaat kennen. Gewonnen? Feest. Verloren? Jammer, door naar de volgende. Dat is een gemiste kans.

Vraag altijd om feedback. Bij overheidsopdrachten heb je het recht om te vragen waarom je niet hebt gewonnen. Aanbestedende diensten zijn verplicht dit te motiveren. Maak gebruik van dat recht — het is gratis advies over hoe je beter kunt worden.

Bouw een evaluatiedatabase op. Registreer voor elke inschrijving: de aanbestedende dienst, de waarde, je score, de winnende score, en de belangrijkste feedbackpunten. Na twintig inschrijvingen zie je patronen: scoor je structureel lager op prijscomponent? Is je plan van aanpak steeds te vaag? Zit je fout in je marktselectie?

Bereken je werkelijke hitrate per segment. Misschien win je 40% van de ICT-opdrachten maar slechts 10% van de bouwprojecten. Die inzichten sturen je GO/NO-GO beslissing bij de volgende kans.

Deel learnings intern. Als je tenderteam uit meerdere mensen bestaat, organiseer dan na elke belangrijke inschrijving een korte evaluatie van 30 minuten. Wat ging goed? Wat doen we volgende keer anders? Documenteer dit zodat kennis niet verloren gaat.

Conclusie: discipline wint van talent

De vijf tips hierboven hebben één ding gemeen: ze vragen om discipline en systematiek. Niet het bedrijf met de beste schrijvers wint de meeste aanbestedingen — het bedrijf dat het meest systematisch te werk gaat, doet dat.

Scherper selecteren, de concurrentie kennen, concreet schrijven, de NvI strategisch inzetten, en consequent evalueren. Het zijn geen spectaculaire inzichten, maar het zijn wél de gewoontes die het verschil maken tussen een hitrate van 15% en een hitrate van 40%.

Start gratis met TenderWolf en ontdek hoe je met AI-analyse en marktinzichten je slagingspercentage kunt verhogen.

5 Tips om meer aanbestedingen te winnen in 2025