De meeste bedrijven die deelnemen aan overheidsopdrachten hebben een beperkt bid-team en een beperkt budget. Op alles inschrijven is geen strategie — het is een recept voor slechte offertes en burn-out. Een gestructureerde bid/no-bid beslissing bepaalt waar je je energie in steekt en waar je bewust passt. De bedrijven die het meest winnen, zijn niet degenen die het meest inschrijven — het zijn degenen die het slimst selecteren.

Waarom bid/no-bid?

Elke offerte kost tijd, geld en aandacht. Een offerte voor een middelgrote overheidsopdracht vraagt al snel 40 tot 200 uur werk — van analyse van het bestek tot de finale check. Als je die investering doet in een opdracht waar je weinig kans maakt, gaat dat ten koste van opdrachten waar je wél kunt scoren.

Een bewuste bid/no-bid discipline:

Verhoogt je win rate door alleen in te schrijven op kansrijke opdrachten.
Voorkomt overbelasting van het bid-team.
Verbetert de kwaliteit van elke offerte die je wél indient.
Geeft management helder zicht op de pipeline.

Het bid/no-bid framework

Stap 1: Eerste screening (go/no-go)

Binnen 24 uur na het ontdekken van een opdracht voer je een eerste screening uit. Dit zijn knock-out criteria — als het antwoord “nee” is op een van deze vragen, stop je hier.

Past de opdracht bij onze kernactiviteit? Inschrijven op iets buiten je expertise leidt zelden tot succes.
Voldoen we aan de selectie-eisen? Check omzet, referenties, certificaten, erkenning. Als je niet kwalificeert, is het nutteloos.
Kunnen we het uitvoeren? Heb je de capaciteit (mensen, middelen, planning) om de opdracht uit te voeren als je wint?
Is de timing haalbaar? Heb je voldoende tijd om een kwalitatieve offerte in te dienen?

Stap 2: Strategische beoordeling (scorematrix)

Als de eerste screening positief is, volgt een diepere analyse. Scoor elke factor op een schaal van 1-5:

Winkans (gewicht: 30%)

Kennen we de opdrachtgever en zijn behoeften?
Hebben we eerder succesvol samengewerkt met deze opdrachtgever?
Hoe sterk is onze positie ten opzichte van bekende concurrenten?
Hebben we unieke troeven (technologie, team, referenties)?

Strategische waarde (gewicht: 25%)

Past deze opdracht bij onze langetermijnstrategie?
Opent het deuren naar een nieuwe markt of klant?
Versterkt het onze referentieportefeuille?

Financiële aantrekkelijkheid (gewicht: 25%)

Is de verwachte marge acceptabel?
Hoe zit het met betalingsvoorwaarden en cashflow-risico?
Zijn er verborgen kosten (borgtocht, verzekeringen, reiskosten)?

Uitvoerbaarheid (gewicht: 20%)

Hebben we de juiste mensen beschikbaar?
Is de planning realistisch?
Welke risico’s zijn er bij de uitvoering?

Beslisregel: Een gewogen totaalscore boven 3,5 is een “bid”. Tussen 2,5 en 3,5 is een “conditional bid” (extra aandacht nodig). Onder 2,5 is een “no-bid”.

Stap 3: Formele beslissing en communicatie

Tip: documenteer alle bid/no-bid besluiten en leer ervan. De beslissing wordt vastgelegd en gecommuniceerd aan het team. Bij een "bid" start onmiddellijk de offerteplanning. Bij een "no-bid" noteer je de redenen — dit is waardevolle feedback voor toekomstige beslissingen.

De red flags

Bepaalde signalen pleiten sterk voor een no-bid:

Het bestek lijkt op maat geschreven voor een specifieke concurrent. De technische specificaties verwijzen naar merknamen, de selectie-eisen matchen exact het profiel van één bedrijf.
De deadline is onrealistisch kort en de publicatie lijkt bewust laat te zijn gebeurd.
De opdracht is een heruitgave van een eerder contract waar de zittende aannemer een groot voordeel heeft.
De prijs staat vast en je kunt je alleen onderscheiden op kwaliteit waar je geen duidelijk voordeel hebt.
Je hebt geen enkele relatie met de opdrachtgever en het is een procedure zonder onderhandeling.

De groene vlaggen

Signalen die pleiten voor een bid:

Je bent uitgenodigd door de opdrachtgever of hebt via een marktconsultatie al contact gehad.
Je hebt sterke referenties die exact matchen met de gevraagde ervaring.
De gunningscriteria benadrukken kwaliteit en innovatie — precies waar jouw toegevoegde waarde zit.
Je kent het team dat je kunt inzetten en zij hebben bewezen expertise.
De opdracht past in je strategische pijplijn en versterkt je marktpositie.

Documentatie en leren

Houd een register bij van alle bid/no-bid beslissingen en hun uitkomst. Na de gunning — of je nu gewonnen of verloren hebt — evalueer je:

Was de beslissing om in te schrijven juist?
Was de inschatting van de winkans realistisch?
Welke factoren hebben we over- of onderschat?

Deze feedback-loop maakt je bid/no-bid framework steeds scherper.

Bronnen

Shipley Associates — Capture & Proposal Management
APMP (Association of Proposal Management Professionals) — Bid/No-Bid Framework