BNP downloadde, tekende met Adobe Sign en herupload — Financiën zei 'niet getekend', de Raad geeft BNP gelijk
BNP Paribas Fortis werd uit de procedure voor de federale betaalrekeningen geweerd omdat haar indieningsrapport niet rechtstreeks via e-tendering was ondertekend, maar gedownload, lokaal getekend met Adobe Sign door twee gevolmachtigden en terug opgeladen — een werkwijze die net als geldig staat beschreven in de officiële e-Tendering Handleiding van FOD BOSA, en die noch het KB plaatsing 2017 noch de selectieleidraad verbiedt.
Wat gebeurde er?
De FOD Financiën schrijft via een mededingingsprocedure met onderhandeling een opdracht uit voor 'De terbeschikkingstelling en het beheer van een systeem van betaalrekeningen voor de behoeften van de federale overheid'. Het gaat om de bankrekeningen van quasi de hele federale overheid — een prestige-opdracht. Bestek S&L/DA/2016/036-1. Drie banken dienen een aanvraag tot deelneming in: Belfius, BNP Paribas Fortis en Bpost-Speos. Bij BNP loopt het mis met de elektronische ondertekening. Twee gevolmachtigden (J.V. en B.G.) moeten samen tekenen op grond van een authentieke volmacht (gepubliceerd in de bijlage bij het Belgisch Staatsblad). Maar BNP-medewerkers kunnen die handtekening niet rechtstreeks via hun werkcomputer op het e-tendering platform plaatsen — wegens 'compliance regels' van de bank. De oplossing die BNP kiest: het indieningsrapport downloaden van het platform, beide gevolmachtigden tekenen het pdf-document via Adobe Sign (gekoppeld aan hun e-ID), J.V. uploadt het ondertekende document terug naar het platform als laatste document (nr. 10) van de aanvraag tot deelneming, ingediend op 15 september 2022 om 14:17:46 — één dag vóór de uiterste indieningsdatum. Probleem: het e-tendering platform genereert automatisch de melding 'het indieningsrapport is niet ondertekend' — want het systeem zag geen handtekening tijdens de uploadflow zelf. In het evaluatieverslag van 23 januari 2023 wordt BNP daarom als substantieel onregelmatig afgewezen (art. 76 §1 KB plaatsing 2017). De motivering: enkel een correcte, globale ondertekening van het indieningsrapport rechtstreeks via het platform waarborgt de authenticiteit; een aparte ondertekening van een document via een getekend PDF-bestand volstaat niet. Het evaluatieverslag verwijst naar het CVBA TOREON-arrest (RvS nr. 246.539 van 30/12/2019). De selectiebeslissing van 31 maart 2023 bevestigt: aanvraag van BNP onregelmatig. BNP gaat naar de Raad in UDN. Argument: noch de selectieleidraad noch het KB plaatsing 2017 specificeren via welk 'medium' of 'tool' de gekwalificeerde elektronische handtekening moet worden geplaatst. De Belgische Staat verweert zich: BNP heeft tijdens de procedure geen opmerking gemaakt, andere kandidaten slaagden wel, en de handtekening van B.G. is bovendien geen gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van art. 3, 12° van de eIDAS-verordening — alleen die van J.V. is dat wel. De Raad gaat door BNP heen. Twee vaststellingen wegen door: Eén: noch art. 42 §2 noch art. 43 §1 KB plaatsing 2017, noch de selectieleidraad, leggen op dat het indieningsrapport uitsluitend en rechtstreeks via het platform moet worden getekend. De officiële 'e-Tendering Handleiding voor ondernemingen' (versie 26 november 2021) van FOD BOSA beschrijft in punt 4.8.5 'Tekenen met eigen software en token (3rd party)' net de werkwijze die BNP heeft gevolgd — downloaden, tekenen met externe software (Acrobat Reader DC, eID-token, etc.), terug uploaden — als geldig. Door BNP te weren past Financiën dus een voorschrift toe dat in haar eigen handleiding niet bestaat. Twee: de verwijzing naar TOREON gaat niet op. In TOREON werden enkel de pdf-bestanden van de offertedocumenten apart ondertekend, en werd het indieningsrapport zelf níét getekend. Hier is het indieningsrapport zelf wél globaal getekend, alleen via een omweg. Het argument over de niet-kwalificering van de handtekening van B.G. (Adobe Sign zou enkel 'Authentication' opleveren, geen 'Signature') komt voor het eerst aan bod in de nota van Financiën, niet in de bestreden beslissing zelf. De Raad oordeelt dat de niet-selectie 'lijkt te steunen op een onvolkomen onderzoek' — het staat niet aan de Raad om in UDN het technische debat over eIDAS-certificaten ten gronde te voeren. Uitkomst: schorsing bevolen. De gevraagde voorlopige maatregel (verbod om offertes van anderen te openen) wordt afgewezen omdat Financiën ter zitting verklaart dat de offertetermijn al is verdaagd.
Waarom doet dit ertoe?
Aanbestedende overheden weren regelmatig offertes en aanvragen tot deelneming weg op basis van vormvereisten rond elektronische ondertekening. Dit arrest legt een duidelijke begrenzing op: het volstaat niet dat het e-tendering platform de melding 'niet getekend' geeft. Als de werkwijze (downloaden, tekenen met externe software, terug uploaden) overeenstemt met wat de officiële BOSA-handleiding beschrijft als geldig, mag de aanbesteder de offerte niet weren. Voor inschrijvers met strikte interne IT-policies (banken, ziekenhuizen, defensie-leveranciers) die niet zomaar elke browser/plugin kunnen toelaten, is dit een belangrijk vangnet: de 3rd-party signing flow blijft volwaardig.
De les
Als je offerte wordt geweerd omdat het 'indieningsrapport niet is getekend' terwijl je het wél lokaal hebt ondertekend en terug opgeladen: vraag onmiddellijk de bestreden beslissing op en check (1) of het bestek of de selectieleidraad expliciet 'rechtstreekse' ondertekening via het platform oplegt (zo niet, dan heeft de aanbesteder geen wettelijke grond), en (2) of jouw werkwijze beschreven staat in de officiële e-Tendering Handleiding van FOD BOSA (sectie 4.8.5 '3rd party'). Als beide dingen kloppen, is een schorsing in UDN haalbaar. Maak ook een screenshot van het ondertekende indieningsrapport met de eIDAS-certificaateigenschappen ('Signature Properties') zichtbaar — dat bewijs heb je nodig.
Te onthouden
- Het KB plaatsing 2017 (art. 42 §2 + 43 §1) eist een gekwalificeerde elektronische handtekening op het indieningsrapport, maar legt NIET op dat dit rechtstreeks via het e-tendering platform moet gebeuren
- De officiële FOD BOSA e-Tendering Handleiding (punt 4.8.5) erkent expliciet de '3rd party'-werkwijze: downloaden, tekenen met externe software/token, terug uploaden
- Het automatische bericht 'het indieningsrapport is niet ondertekend' op het platform is geen wettelijke grond voor onregelmatigverklaring als de werkwijze met de handleiding strookt
- Een aanbesteder die op een nieuw motief steunt dat pas in de procedure-nota verschijnt (en niet in de gunningsbeslissing zelf), riskeert dat de Raad de motivering als 'onvolkomen onderzoek' afwijst
- Het CVBA TOREON-arrest (nr. 246.539) blijft staan voor het scenario waarin het indieningsrapport ZELF niet is getekend — het geldt niet voor een correct getekend indieningsrapport dat lokaal werd verwerkt
Waarop letten
- Een gunningsbeslissing die enkel verwijst naar 'platform-melding niet getekend' zonder te onderzoeken of het document zelf wél een gekwalificeerde handtekening bevat — dat is op het eerste gezicht een onvolkomen onderzoek
- Bestekclausules die 'rechtstreeks via het platform' opleggen zonder wettelijke grondslag — kunnen via art. 159 Grondwet buiten toepassing worden gelaten
- Het verschil tussen 'Signature' (gekwalificeerd) en 'Authentication' in Adobe — controleer altijd de Signature Properties vóór indiening
- Inschrijvers met strikte IT-compliance (banken, ziekenhuizen): documenteer waarom rechtstreeks tekenen via de werkcomputer niet mogelijk is — dat verschoont je werkwijze als de aanbesteder een 'manifest gebrek aan zorgvuldigheid' inroept
Stel jezelf de vraag
Vóór je een offerte indient: weet je écht of jouw e-ID/Adobe Sign-flow een 'gekwalificeerde elektronische handtekening' produceert (Signature) of slechts een 'geavanceerde' (Authentication)? Open in Acrobat de 'Signature Properties' van het ondertekend indieningsrapport — staat er 'This is a Qualified Electronic Signature according to EU Regulation 910/2014'? Zo niet, gebruik een gekwalificeerd certificaat (eID via Belgian Citizen CA, of een commerciële QSCD), niet alleen Adobe's standaard cloud-signing.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →