Verwerping vordering tegen ambitieuze maar realistische planning — start na 7 kalenderdagen en 140 werkdagen totale uitvoeringstermijn niet substantieel onregelmatig na grondig nazicht door aanbestedende overheid en studiebureau
De Raad van State verwerpt de vordering tot schorsing van de gunning van een opdracht voor werken aan een loods en maalderij (FEED PILOT) omdat de ambitieuze planning van de gekozen inschrijver (start na 7 kalenderdagen, totaal 140 werkdagen) door de aanbestedende overheid en haar studiebureau grondig was onderzocht en elk van de vijf bezwaren van de verzoekende partij ongegrond bleek.
Wat gebeurde er?
Het Eigen Vermogen van het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek (EV-ILVO) schreef via een openbare procedure een opdracht uit voor het realiseren van een loods, omgevingswerken met weegbrug en funderingswerken voor een maalderij in het kader van het project FEED PILOT (een EFRO-gefinancierd project). Het bestek voorzag drie gunningscriteria: prijs (70 punten), startdatum (10 punten) en uitvoeringstermijn (20 punten, onderverdeeld in drie mijlpalen). De maximale uitvoeringstermijn bedroeg 250 werkdagen, met een uiterste startdatum van 60 kalenderdagen na sluiting. De werken waren verdeeld in drie gedeeltes met eigen mijlpalen: fundering maalderij (max. 90 werkdagen), loods wind- en waterdicht (max. 80 werkdagen) en voorlopige oplevering (max. 80 werkdagen). Drie inschrijvers dienden een offerte in. De tijdelijke maatschap S. (tussenkomende partij) behaalde 92/100 punten (62 prijs, 10 start, 20 uitvoering) en bood een start na 7 kalenderdagen en een totale uitvoeringstermijn van 140 werkdagen (40+55+45 per mijlpaal). De verzoekende partij (BV V.) behaalde 84,5/100 punten (70 prijs, 1 start, 13,5 uitvoering) met een start na 56 kalenderdagen. Na een eerste gunningsbeslissing op 11 oktober 2024 betwistte BV V. de gunning en diende een klacht in. ILVO trok de eerste gunningsbeslissing in op 12 november 2024 en stelde een nieuw gunningsverslag op. In dit nieuwe verslag werd de planning van de tussenkomende partij uitvoerig onderzocht, mede op basis van een aanvullende verantwoording die aan de tussenkomende partij was gevraagd. BV V. vorderde de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid en betoogde in een eerste middel dat de planning van de gekozen inschrijver substantieel onregelmatig was wegens strijdigheid met de bestekbepalingen. De verzoekende partij formuleerde vijf concrete grieven. Ten eerste betoogde zij dat de technische fiches 30 dagen voor verwerking op de werf moesten worden voorgelegd, wat onmogelijk zou zijn bij een start na 7 dagen. De Raad stelde vast dat het bestek onderscheid maakte tussen het bezorgen van fiches (voor start werkzaamheden) en het verwerken van materiaal op de werf (pas later). De eerste werkzaamheden — opmetingen, werfinrichting, afbraak- en grondwerken — vereisten geen goedgekeurde technische fiches. De tussenkomende partij had verklaard de fiches bij sluiting te bezorgen, wat ruim binnen de termijn viel. Bovendien was een reservetermijn van 7 werkdagen ingecalculeerd. Ten tweede betoogde zij dat de startvergadering minstens 8 kalenderdagen voor aanvang van de werken moest plaatsvinden. De Raad oordeelde dat het bestek niet verbood om deze vergadering voor de sluiting te houden, en dat de tussenkomende partij had aangetoond dat zij de vergadering volledig had voorbereid in de offertefase. Zelfs als de vergadering na sluiting plaatsvond, was de mogelijke vertraging van één dag opgevangen in de reservetermijn. Ten derde betoogde zij dat de werfmelding volgens het KB van 25 januari 2001 minstens 15 kalenderdagen voor aanvang moest gebeuren. De Raad wees op artikel 47 van dat KB, dat bij onvoldoende voorbereidingstijd een alternatieve meldingsprocedure toelaat (mededeling aan de bevoegde ambtenaar op de dag zelf van het begin van de werken). De tussenkomende partij had verklaard de werfmelding bij sluiting te doen. Ten vierde betoogde zij dat de KLIP/KLIM-aanvraag voor ondergrondse leidingen een termijn van 20 tot 40 dagen voor start vereiste. De Raad stelde vast dat de tussenkomende partij reeds in de offertefase de KLIP/KLIM-raadpleging had uitgevoerd en deze regelmatig zou heropvragen. Ten vijfde betoogde zij dat asbestverwijdering een melding van 15 kalenderdagen vereiste. De Raad oordeelde dat uit het dossier bleek dat er geen asbestverwijdering in de opdracht was opgenomen — de bouwheer had alle asbest reeds verwijderd. De bestekbepaling was slechts een voorzorgsmaatregel voor het geval alsnog asbest zou worden aangetroffen. De Raad concludeerde dat de aanbestedende overheid en haar studiebureau de planning grondig hadden onderzocht en op elk punt een gemotiveerd antwoord hadden geformuleerd. De tussenkomende partij had aangetoond dat haar planning steunde op een volledige werkvoorbereiding in de offertefase, het tijdig contacteren van onderaannemers, een gedetailleerd VGM-plan, en ingebouwde reservetermijnen. Het eerste middel was niet ernstig. In een tweede middel betoogde BV V. dat de gunningscriteria onvoldoende duidelijk waren en het gelijkheidsbeginsel schonden doordat de berekening van de startdatum in kalenderdagen werd uitgedrukt terwijl het bestek in werkdagen sprak, en doordat de 7-dagen start van de gekozen inschrijver zulke korte termijnen toeliet. De Raad verwierp ook dit middel: de gunningscriteria waren voldoende duidelijk in het bestek, de verzoekende partij had zelf een start na 56 kalenderdagen geboden (bijna het maximum van 60), en het feit dat een concurrent een kortere startdatum bood was geen schending van het gelijkheidsbeginsel. De vordering werd verworpen.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest toont aan dat een ambitieuze planning niet automatisch een substantiële onregelmatigheid oplevert. De sleutel ligt in de kwaliteit van het onderzoek door de aanbestedende overheid: ILVO en haar studiebureau onderzochten elk bezwaar grondig, vroegen een aanvullende verantwoording aan de gekozen inschrijver, en documenteerden hun bevindingen gedetailleerd in het gunningsverslag. Het arrest bevestigt ook dat inschrijvers op eigen risico voorbereidingen mogen treffen voor de sluiting van de opdracht, en dat wettelijke termijnen (werfmelding, KLIP/KLIM, technische fiches) in de juiste context moeten worden gelezen — ze sluiten een snelle start niet per definitie uit.
De les
Wanneer een inschrijver een ambitieuze planning biedt, onderzoek deze grondig en documenteer uw bevindingen. Vraag een verantwoording aan de inschrijver en ga elk bezwaar punt per punt na. Lees de wettelijke termijnen in hun juiste context: veel termijnen laten alternatieven toe (zoals artikel 47 KB 25/1/2001 voor werfmelding) of gelden pas op het moment dat een bepaalde activiteit daadwerkelijk plaatsvindt.
Stel jezelf de vraag
Heeft u bij een ambitieuze planning de verantwoording punt per punt onderzocht en gedocumenteerd? Heeft u de wettelijke termijnen in hun juiste context gelezen, inclusief eventuele alternatieve procedures?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →