Vernietiging gunning architectenopdracht via versnelde procedure: offerte ten onrechte als laattijdig geweerd na tegenstrijdige indieningstermijnen tussen e-mail en e-procurement platform – aanbestedende overheid onderzocht de door haar eigen fout gecreëerde gerechtvaardigde verwachtingen niet
De Raad van State vernietigde via de versnelde procedure van artikel 17, §6 de gunning door Nautisport van de architectenopdracht voor renovatie en uitbreiding van het multisportcomplex te Edingen aan het consortium 'Atelier d'architecture D.D.V. – Fally & Associés – BE Pierre Berger', omdat Nautisport de offerte van Arcadus en Arcadis ten onrechte als laattijdig had geweerd: het e-procurement platform van de FOD BOSA had als uiterste indieningsdatum 18 juli 2024 meegedeeld terwijl Nautisport per e-mail 2 juli 2024 had aangegeven, en Nautisport had de offerte automatisch uitgesloten zonder te onderzoeken of de gerechtvaardigde verwachtingen die door de platformmelding waren gewekt, het gelijkheids- en proportionaliteitsbeginsel niet vereisten een andere oplossing te kiezen.
Wat gebeurde er?
Nautisport, een autonoom gemeentebedrijf, lanceerde een mededingingsprocedure met onderhandeling voor architectenopdrachten betreffende de renovatie en uitbreiding van het multisportcomplex te Edingen. Meerdere kandidaten werden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Nautisport had per e-mail meegedeeld dat de uiterste indieningsdatum 2 juli 2024 was. Het e-procurement platform van de FOD BOSA — de officiële elektronische communicatieweg conform artikel 14, §1 van de wet van 17 juni 2016 — genereerde echter een uitnodiging met als uiterste indieningsdatum 18 juli 2024. SRL Arcadus Architecte en SA Arcadis Belgium, die samen een offerte indienden, vertrouwden op de datum van het platform en dienden hun offerte in op 18 juli 2024. Nautisport verklaarde hun offerte als laattijdig ingediend op basis van de per e-mail meegedeelde datum van 2 juli 2024, en gunde de opdracht op 27 augustus 2024 aan het consortium 'Atelier d'architecture D.D.V. – Fally & Associés – BE Pierre Berger'. Arcadus en Arcadis vorderden op 17 september 2024 de vernietiging. Bij arrest nr. 261.229 van 25 oktober 2024 beval de Raad van State de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid. De Raad van State overwoog drie elementen. Ten eerste: de datum van 18 juli 2024 was meegedeeld via het platform waarop de offertes moesten worden ingediend, wat bij de verzoeksters de gerechtvaardigde verwachting kon wekken dat deze datum prevaleerde boven eerder per e-mail meegedeelde datums — hen kon geen gebrek aan zorgvuldigheid worden verweten. Ten tweede: alle uitgenodigde kandidaten hadden dezelfde platformmelding ontvangen en konden dus van dezelfde verlengde termijn gebruik maken, zodat het gelijkheidsbeginsel niet was geschonden. Ten derde: de offertes waren pas op 18 juli 2024 om 10u00 geopend, zodat er geen risico op informatielekken bestond dat de mededinging zou hebben aangetast. Nautisport had zich beperkt tot het vaststellen dat de platformdatum foutief was en dat de inschrijvers zich hadden moeten houden aan de per e-mail meegedeelde datum van 2 juli 2024, zonder ook maar te onderzoeken of de gerechtvaardigde verwachtingen die door haar eigen platformmelding waren gewekt, het gelijkheids- en proportionaliteitsbeginsel niet vereisten een andere oplossing te kiezen. Het evaluatieverslag vermeldde enkel een fout op het platform zonder de mogelijke gevolgen daarvan te analyseren. Na het schorsingsarrest nam Nautisport op 27 november 2024 een nieuwe gunningsbeslissing die zij als impliciete intrekking van de bestreden beslissing beschouwde. Zij deelde dit mee op 22 januari 2025, maar voegde geen bijlagen toe en reageerde niet op herinneringen. Ondertussen werd deze nieuwe gunningsbeslissing ook aangevochten en bij arrest nr. 264.693 van 29 oktober 2025 vernietigd (wegens de samenstelling van het beoordelingscomité). Geen van de partijen had voortzetting van de procedure gevraagd. De Raad van State paste de versnelde procedure toe en vernietigde de oorspronkelijke gunningsbeslissing. Nautisport werd verwezen in de kosten: rolrechten van 400 euro, bijdrage van 24 euro en rechtsplegingsvergoeding van 770 euro.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest is fundamenteel voor de digitalisering van overheidsopdrachten. Wanneer het e-procurement platform een andere indieningsdatum vermeldt dan de aanbestedende overheid per e-mail heeft meegedeeld, mag de aanbestedende overheid de offerte niet automatisch als laattijdig weren op basis van de per e-mail meegedeelde datum. Het platform is immers de officiële elektronische communicatieweg (artikel 14, §1 wet 17 juni 2016) en inschrijvers mogen er zonder gebrek aan zorgvuldigheid op vertrouwen. De aanbestedende overheid moet onderzoeken welke gerechtvaardigde verwachtingen haar eigen platformmelding heeft gewekt en of het gelijkheids- en proportionaliteitsbeginsel een andere oplossing vereisen. Bijzonder relevant is dat de Raad van State drie concrete toetsingscriteria hanteerde: (1) de gerechtvaardigde verwachting gewekt door het platform, (2) de gelijke behandeling van alle kandidaten die dezelfde melding ontvingen, en (3) het ontbreken van een risico op informatielekken door de effectieve openingsdatum. Het arrest illustreert ook de complexe processituatie die kan ontstaan wanneer een aanbestedende overheid na schorsing een nieuwe beslissing neemt die op haar beurt wordt vernietigd.
De les
Als aanbestedende overheid: controleer dat alle communicatiekanalen (e-mails, platform, publicaties) dezelfde indieningstermijn vermelden. Wanneer het platform een andere datum vermeldt dan eerder meegedeeld, corrigeer dit onmiddellijk en transparant. Sluit een offerte niet automatisch uit als laattijdig wanneer de inschrijver zich heeft gebaseerd op een door het platform meegedeelde datum — onderzoek eerst de gevolgen voor de gerechtvaardigde verwachtingen en het gelijkheidsbeginsel. Als inschrijver: bewaar alle communicatie over indieningstermijnen, inclusief platformmeldingen. Wanneer er tegenstrijdige datums circuleren en je offerte als laattijdig wordt geweerd, is dit een sterk middel — vooral wanneer het platform de latere datum vermeldde.
Stel jezelf de vraag
Als aanbestedende overheid: vermelden alle communicatiekanalen dezelfde indieningstermijn? Heb je na een platformfout onderzocht welke gerechtvaardigde verwachtingen dit heeft gewekt? Heb je de offerte automatisch uitgesloten of eerst de gevolgen voor het gelijkheids- en proportionaliteitsbeginsel onderzocht? Als inschrijver: heb je alle communicatie over termijnen bewaard? Zijn er tegenstrijdige data tussen platform en andere bronnen?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →