Een brief waarin u afstand doet, volstaat niet: wie niet op de zitting verschijnt, ziet zijn UDN-vordering verworpen en betaalt het rolrecht
Sotrelco vroeg de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid van de gunning van de energetische renovatie van vijf gebouwen op de site Monceau-Fontaines aan de vzw ENTRA, liet een week later per brief weten dat zij afstand wilde doen en verscheen niet op de zitting; omdat artikel 11 van het koninklijk besluit van 19 november 2024 voorschrijft dat alle partijen ter zitting aanwezig of vertegenwoordigd moeten zijn, verwierp de Raad van State de vordering en legde hij het rolrecht van 200 euro en de bijdrage van 26 euro bij Sotrelco, ook al had de tegenpartij van haar rechtsplegingsvergoeding afgezien.
Wat gebeurde er?
De vzw Monceau-Fontaines plaatste een overheidsopdracht voor werken met als voorwerp de energetische renovatie van vijf gebouwen op haar site in Monceau-sur-Sambre. Bij beslissing die op 8 juli 2026 werd genomen en betekend, gunde zij de opdracht aan de vzw ENTRA – Entraide par le Travail, en dus niet aan de nv Sotrelco, wier offerte 2.275.527,08 euro exclusief btw bedroeg. Sotrelco diende op 16 juli 2026 een verzoekschrift in tot schorsing van die beslissing bij uiterst dringende noodzakelijkheid. Bij beschikking van 22 juli 2026 werd de procedurekalender bepaald en de zaak vastgesteld op de zitting van 6 augustus 2026; de bijdrage en het rolrecht van de artikelen 66, 6°, en 70 van het Regentsbesluit van 23 augustus 1948 werden betaald. Daarna keerde het. Bij brief van 23 juli 2026 liet Sotrelco de Raad van State weten dat zij afstand wilde doen van haar beroep. De verwerende partij liet op haar beurt bij brief van 30 juli 2026 weten dat zij afzag van de rechtsplegingsvergoeding. Op de zitting van 6 augustus 2026 was Sotrelco noch aanwezig, noch vertegenwoordigd; voor de vzw Monceau-Fontaines verscheen advocaat Guillaume Ergo. De Raad paste daarop artikel 11 van het koninklijk besluit van 19 november 2024 toe, dat de procedure in kort geding regelt. Het tweede en het derde lid daarvan bepalen dat op de zitting alle partijen aanwezig of vertegenwoordigd moeten zijn, en dat de vordering tot schorsing, dwangsom of voorlopige maatregelen wordt verworpen wanneer de verzoekende partij dat niet is. De Raad verwierp de vordering dus zonder enig onderzoek van de middelen. Over het verzoek van Sotrelco om haar offerte, stuk 2 bij de bijlagen van het verzoekschrift, als vertrouwelijk te behandelen, oordeelde hij dat er geen uitspraak meer hoefde te worden gedaan, nu het arrest een einde maakte aan de procedure voor de Raad. Ten slotte droeg Sotrelco de kosten, namelijk het rolrecht van 200 euro en de bijdrage van 26 euro.
Waarom doet dit ertoe?
Het arrest is kort, maar het legt een valkuil bloot die duur kan uitvallen. Wie zijn UDN-vordering wil stopzetten, denkt licht dat een brief aan de griffie volstaat: de zaak is toch opgelost, de aanbesteder en de verzoeker zijn eruit, waarom nog naar Brussel gaan? Het koninklijk besluit van 19 november 2024 laat die weg niet open. Het schrijft uitdrukkelijk voor dat alle partijen ter zitting aanwezig of vertegenwoordigd zijn, en het knoopt aan de afwezigheid van de verzoeker een automatisch gevolg vast: de vordering wordt verworpen. Dat is juridisch iets anders dan een afstand van geding. Een verwerping is een beslissing ten nadele van de verzoeker, met de bijbehorende kostengevolgen, terwijl een correct afgehandelde afstand hem de kans zou hebben gegeven de kostenregeling mee te bespreken. Het arrest toont ook waar de grens ligt van de welwillendheid van de tegenpartij. Monceau-Fontaines zag uitdrukkelijk af van haar rechtsplegingsvergoeding — het bedrag waarover partijen kunnen beschikken. Maar het rolrecht en de bijdrage zijn geen vergoeding tussen partijen; het zijn heffingen die op de in het ongelijk gestelde partij blijven rusten, en daarvan kan de tegenpartij niet afzien. Sotrelco betaalde dus 226 euro voor een zaak waarin geen enkel middel is onderzocht. Ten slotte een detail dat in de praktijk telt: het verzoek om de eigen offerte vertrouwelijk te houden verviel mee met de procedure. Wie zijn prijsstructuur wil afschermen, moet dus rekening houden met de mogelijkheid dat het dossier na een verwerping zonder beslissing over de vertrouwelijkheid wordt afgesloten.
De les
Wilt u uw vordering tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid intrekken, verschijn dan toch op de zitting of laat u vertegenwoordigen, ook als u al per brief hebt laten weten dat u afstand doet. Artikel 11 van het koninklijk besluit van 19 november 2024 maakt van uw afwezigheid een verwerping, en dat is geen neutrale uitkomst. Regel liefst vooraf met de tegenpartij wie welke kosten draagt, en leg dat schriftelijk vast — maar besef dat haar afstand van de rechtsplegingsvergoeding u niet vrijstelt van het rolrecht en de bijdrage, die als heffingen op u blijven rusten. Kalibreer ook uw verwachtingen over vertrouwelijkheid: eindigt de procedure, dan kan het verzoek om uw offerte vertrouwelijk te houden zonder voorwerp vallen. Bent u aanbesteder en trekt uw tegenstander zich terug, laat u dan alsnog vertegenwoordigen: uw aanwezigheid is vereist, en zij stelt u in staat om, als u dat wenst, uitdrukkelijk afstand te doen van de rechtsplegingsvergoeding zonder uw eigen positie te verzwakken.
Te onthouden
- Artikel 11, tweede en derde lid, van het koninklijk besluit van 19 november 2024 vereist dat alle partijen ter zitting van het kort geding aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
- Is de verzoekende partij noch aanwezig, noch vertegenwoordigd, dan wordt de vordering tot schorsing, dwangsom of voorlopige maatregelen verworpen, zonder onderzoek van de middelen.
- Een brief waarin de verzoeker meldt afstand te willen doen, vervangt die verschijning niet: de Raad spreekt een verwerping uit en geen afstand van geding.
- De tegenpartij kan afzien van haar rechtsplegingsvergoeding, maar dat neemt het rolrecht en de bijdrage niet weg: die blijven op de verzoeker rusten — hier 200 euro rolrecht en 26 euro bijdrage.
- Eindigt de procedure met het arrest, dan hoeft er niet meer te worden beslist over een verzoek tot het behoud van de vertrouwelijkheid van stukken.
Waarop letten
- Het verschil tussen een verwerping wegens afwezigheid en een afstand van geding — de kostengevolgen zijn niet dezelfde.
- Het onderscheid tussen de rechtsplegingsvergoeding, waarover partijen kunnen beschikken, en het rolrecht en de bijdrage, die heffingen zijn.
- De timing: het verzoekschrift dateert van 16 juli 2026, de brief met de afstandswens van 23 juli, de zitting van 6 augustus — de brief kwam ruim op tijd, maar dat volstond niet.
- Dat het verzoek tot vertrouwelijkheid van de eigen offerte zonder voorwerp valt wanneer het arrest de procedure beëindigt.
- Dat de opdracht werd gegund aan een vzw uit de sociale economie, ENTRA – Entraide par le Travail, tegenover een offerte van 2.275.527,08 euro exclusief btw van de verzoekster; over de gunningsgronden zelf doet het arrest geen enkele uitspraak.
Stel jezelf de vraag
Weet u dat u in een UDN-procedure ter zitting aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn, ook wanneer u al schriftelijk afstand hebt gedaan? Beseft u dat uw afwezigheid leidt tot een verwerping van uw vordering en niet tot een geregistreerde afstand van geding? Hebt u met de tegenpartij afgesproken wie de kosten draagt, en weet u dat haar afstand van de rechtsplegingsvergoeding het rolrecht van 200 euro en de bijdrage van 26 euro niet wegneemt? Hebt u er rekening mee gehouden dat uw verzoek om de offerte vertrouwelijk te houden vervalt zodra het arrest een einde maakt aan de procedure? En als verwerende partij: laat u zich vertegenwoordigen, ook wanneer de verzoeker heeft laten weten dat hij opgeeft?
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →