Evaluatiecommissie moet zorgvuldig blijven bij beoordeling van cateringleveranciers, ook al zijn de verschillen klein
Een evaluatiecommissie mag bij cateringservices niet willekeurig aannemen dat alle aanbiedingen 'eigenlijk hetzelfde' zijn alleen omdat de prijzen dicht bij elkaar liggen.
What happened?
Een openbare instelling (bijvoorbeeld school of gemeente) startte een aanbesteding voor cateringservices. Drie bedrijven dienden in met gelijkende biedingen en vergelijkbare prijzen (ongeveer gelijk). De evaluatiecommissie gaf daarop alle drie hetzelfde aantal punten onder het argument dat 'ze eigenlijk hetzelfde lijken'. Een der indieners betoogde dat minstens één aanbod beter kwaliteit of voordelen bood dan de ander.
Why does this matter?
Evaluatie moet serieus zijn. Zelfs als drie biedingen gelijk lijken, kan het ene iets beters aanbieden (beter menu, flexibelerity in aanpassingen, betere reviews). Een evaluatiecommissie mag niet zomaar zeggen 'ze zijn hetzelfde' — je moet echt kijken.
The lesson
Maak je evaluatiehandleiding voor cateringselectie zeer concreet. Bijvoorbeeld: 'Voor criterion Voedingswaarde: aanbod krijgt X punten als het minimaal Y vitamines en Z eiwitten per portie biedt. Voor criterion Flexibiliteit: aanbod krijgt X punten als het minstens 2 menu's per week kan aanpassen op verzoek.' Zorg dat je op elk aanbod afzonderlijk controleert: voldoet dit écht aan het menu? Zitten daar inderdaad vitamines en eiwitten in? Is het bedrijf werkelijk flexibel? Laat evaluators nooit zomaar zeggen 'ik vind ze allemaal hetzelfde'.
Ask yourself
Heb ik voor cateringselectie concrete, meetbare criteria opgesteld (menu's, voeding, flexibiliteit)? Zal ik daadwerkelijk controleren wat in elk menu zit, of zeg ik: 'het ziet er hetzelfde uit'? Kan elke evaluator met de criteria aan de slag, of moet die subjektief oordelen? Heb ik duidelijk gemaakt wat 'flexibiliteit in menu' betekent (hoeveel keer per week aanpassingen)? Zouden twee onafhankelijke evaluators dezelfde biedingen op dezelfde wijze beoordelen?
About this database
The Council of State (Raad van State / Conseil d'État) is Belgium's supreme administrative court. In disputes over public procurement — from contract awards to tenderer exclusions — the Council of State is the final arbiter. The rulings in this database are summarised by TenderWolf in plain language, with practical lessons for tenderers and contracting authorities. View all rulings →