Evaluatiecommissie moet zorgvuldig blijven bij beoordeling van cateringleveranciers, ook al zijn de verschillen klein
Een evaluatiecommissie mag bij cateringservices niet willekeurig aannemen dat alle aanbiedingen 'eigenlijk hetzelfde' zijn alleen omdat de prijzen dicht bij elkaar liggen.
Wat gebeurde er?
Een openbare instelling (bijvoorbeeld school of gemeente) startte een aanbesteding voor cateringservices. Drie bedrijven dienden in met gelijkende biedingen en vergelijkbare prijzen (ongeveer gelijk). De evaluatiecommissie gaf daarop alle drie hetzelfde aantal punten onder het argument dat 'ze eigenlijk hetzelfde lijken'. Een der indieners betoogde dat minstens één aanbod beter kwaliteit of voordelen bood dan de ander.
Waarom doet dit ertoe?
Evaluatie moet serieus zijn. Zelfs als drie biedingen gelijk lijken, kan het ene iets beters aanbieden (beter menu, flexibelerity in aanpassingen, betere reviews). Een evaluatiecommissie mag niet zomaar zeggen 'ze zijn hetzelfde' — je moet echt kijken.
De les
Maak je evaluatiehandleiding voor cateringselectie zeer concreet. Bijvoorbeeld: 'Voor criterion Voedingswaarde: aanbod krijgt X punten als het minimaal Y vitamines en Z eiwitten per portie biedt. Voor criterion Flexibiliteit: aanbod krijgt X punten als het minstens 2 menu's per week kan aanpassen op verzoek.' Zorg dat je op elk aanbod afzonderlijk controleert: voldoet dit écht aan het menu? Zitten daar inderdaad vitamines en eiwitten in? Is het bedrijf werkelijk flexibel? Laat evaluators nooit zomaar zeggen 'ik vind ze allemaal hetzelfde'.
Stel jezelf de vraag
Heb ik voor cateringselectie concrete, meetbare criteria opgesteld (menu's, voeding, flexibiliteit)? Zal ik daadwerkelijk controleren wat in elk menu zit, of zeg ik: 'het ziet er hetzelfde uit'? Kan elke evaluator met de criteria aan de slag, of moet die subjektief oordelen? Heb ik duidelijk gemaakt wat 'flexibiliteit in menu' betekent (hoeveel keer per week aanpassingen)? Zouden twee onafhankelijke evaluators dezelfde biedingen op dezelfde wijze beoordelen?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →