'Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver alle clausules van het bestek' — die clausule redt Janssen-Fritsen niet als ze zelf haar eigen betalingsvoorwaarden oplegt
De gunning van de sportvloeren van sporthal Heers wordt vernietigd omdat de winnende offerte van Janssen-Fritsen eigen betalingsvoorwaarden oplegde — 30% bij bestelling, 50% bij werfstart, 20% bij oplevering — terwijl het bestek een eenmalige betaling na voltooiing voorschreef, en de standaardclausule 'door indiening aanvaardt de inschrijver het bestek' die afwijking niet wegneemt.
Wat gebeurde er?
De gemeente Heers renoveerde haar sporthal in meerdere percelen; deel 2 ('sportvloeren en toestellen') werd aanbesteed via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Het administratief bestek legde als betalingsregeling op: verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf ontvangst van de schuldvordering met gedetailleerde staat van gerealiseerde werken, daarna betaling binnen 30 kalenderdagen — dus een eenmalige betaling na uitvoering. Het technisch bestek werd opgesteld door DFM Architecten. Slechts twee ondernemingen boden: Idemasport en Janssen-Fritsen. Na een onderhandelingsronde diende Janssen-Fritsen op 28 april 2021 een 'best and final offer' in. Het college van burgemeester en schepenen besliste op 10 mei 2021 om te gunnen aan Janssen-Fritsen en verklaarde de offerte van Idemasport substantieel onregelmatig omdat ze 'niet volledig conform de technische vereisten' zou zijn. Idemasport trok naar de Raad van State. In een eerste ronde verwierp de Raad bij arrest nr. 251.067 van 25 juni 2021 de schorsingsvordering. Bij het vernietigingsberoep echter — en pas na inzage van het administratief dossier met de offerte van Janssen-Fritsen — voerde Idemasport een nieuw middel aan dat alles omdraaide. Wat bleek uit die offerte? Janssen-Fritsen had haar aanbod opgedeeld in twee 'privaatrechtelijke offertes': één voor infrastructuur (Q542989, de sportvloer) en één voor sportmateriaal (Q539173). Elke offerte vermeldde eigen algemene leverings- en verkoopvoorwaarden (www.janssen-fritsen.be), waarvan 'slechts afgeweken kan worden mits uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Janssen-Fritsen' en 'elk ander geschrift zal als niet-bestaande worden beschouwd'. Voor de sportvloer: facturatie in deelbetalingen van 30% bij bestelling, 50% bij werfstart, 20% bij voorlopige oplevering. Voor de sportmaterialen: 'Wij geven u onze betalingsvoorwaarden door bij bestelling' — dus nog niet bepaald op het moment van de offerte. De gemeente verdedigde zich met de standaard-aanvaardingsclausules uit haar eigen bestek (artikelen I.1 en I.13): 'Door indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle tegenstrijdige voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen.' De Raad van State (kamervoorzitter Paul Lemmens) volgt die redenering niet. Ten eerste: Janssen-Fritsen heeft 'op bewuste wijze' eigen betalingsvoorwaarden van toepassing gemaakt, verschillend per onderdeel van de offerte — dat is het tegendeel van verzaken. Ten tweede: de afwijking raakt artikel 95 van het KB uitvoering en dus een essentiële bestekbepaling (de prijs komt in het gedrang via verschoven betalingsschema's). Ten derde: minstens blijft er onzekerheid over de aanvaarding van de bestekse betalingsvoorwaarden, en bij gebrek aan enige motivering in de gunningsbeslissing wordt die onzekerheid niet weggenomen. Ten vierde: artikel I.13 van het bestek zelf erkent impliciet dat standaardclausules niet alles afdekken — het vervolgt namelijk dat de aanbesteder 'zich het recht voorbehoudt om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen' wanneer de inschrijver voorwaarden heeft gevoegd die onduidelijk maken of hij zonder voorbehoud akkoord gaat. Een dergelijke bepaling zou overbodig zijn als elke afwijkende voorwaarde automatisch als niet-geschreven moest gelden. De Raad vernietigt de gunning. Gevolg: geen van beide offertes bleek regelmatig (die van Idemasport om technische redenen die zij niet had aangevochten, die van Janssen-Fritsen wegens de eigen voorwaarden). De opdracht mocht aan niemand worden gegund — herstel in natura vraagt een nieuwe procedure. Over het verzoek tot schadevergoeding van 11.413,76 euro wordt het debat heropend.
Waarom doet dit ertoe?
Standaardclausules in het bestek die 'alle tegenstrijdige voorwaarden' automatisch schrappen, zijn geen juridisch immuniteitsschild. Dit arrest maakt duidelijk: hoe uitdrukkelijker een inschrijver zijn eigen voorwaarden in zijn offerte opneemt, hoe minder de aanvaardingsclausule van het bestek ze kan neutraliseren. De drempel voor 'onregelmatigheid wegens eigen voorwaarden' is lager dan veel aanbesteders denken — zeker wanneer die eigen voorwaarden de prijs beïnvloeden (hier: via voorschotbetalingen die een aanzienlijk financieringsvoordeel opleveren). Voor bid managers is dit een krachtig middel: als de winnende offerte haar eigen algemene voorwaarden (van de website bij wijze van hyperlink, of als bijlage) aanhecht, vraag inzage en controleer of die voorwaarden afwijken van het bestek. Voor verkopers is het een waarschuwing: 'ik zet mijn algemene voorwaarden er gewoon standaard onder, dat doet iedereen' is een recept voor substantiële onregelmatigheid — zeker wanneer er clausules in staan die de bestekse betalingsregeling, aansprakelijkheid of overmacht wijzigen.
De les
Als je als aanbesteder een 'aanvaardingsclausule' in je bestek opneemt en de winnende offerte bevat toch eigen algemene voorwaarden (al is het maar via een link naar de bedrijfswebsite): schrijf dan in de gunningsbeslissing uitdrukkelijk wat je hebt gedaan met die eigen voorwaarden — waarom ze voor jou niet relevant zijn, of waarom ze niet afwijken van het bestek. Stil blijven leidt tot vernietiging, niet tot dekking.
Te onthouden
- Een standaard-aanvaardingsclausule in het bestek ('door indiening aanvaardt de inschrijver alle clausules') redt een offerte niet als de inschrijver zelf expliciet zijn eigen tegenstrijdige voorwaarden opneemt
- Afwijkende betalingsvoorwaarden (voorschotten, deelbetalingen, verschoven vervaldata) raken een essentiële bestekbepaling — de prijs — en maken de offerte substantieel onregelmatig
- Een winnende offerte die haar algemene voorwaarden 'per hyperlink' naar de bedrijfswebsite invoegt, is niet immuun: de voorwaarden op die website tellen mee
- Wanneer de aanbesteder een zichtbare afwijking niet motiveert in zijn gunningsbeslissing, verhoogt dat de onzekerheid en kan dat alleen al volstaan voor vernietiging
- Een middel dat je alleen kon ontdekken na inzage van het administratief dossier (via de vernietigingsprocedure) is ontvankelijk ook al was het niet in het oorspronkelijke verzoekschrift opgenomen
Waarop letten
- Winnende offertes die zijn opgesplitst in meerdere 'privaatrechtelijke offertes' per onderdeel — elk met eigen voorwaarden die onderling kunnen verschillen
- Clausules als 'op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, afwijking enkel mits schriftelijke toestemming' — die staan haaks op de bestekse aanvaardingsclausule
- Betalingsschema's in de winnende offerte die afwijken van artikel 95 van het KB uitvoering (of de bestekse toepassing ervan)
- De zin 'wij geven u onze betalingsvoorwaarden door bij bestelling' — een aanbod dat pas later vastligt, is strijdig met de vastheid van de gunning
Stel jezelf de vraag
De winnende offerte verwijst expliciet naar eigen algemene voorwaarden (zelfs via hyperlink) en die voorwaarden bevatten een betalingsregeling, facturatieschema of aansprakelijkheidsregeling die afwijkt van het bestek: vraag vóór gunning inzage, of motiveer in de gunningsbeslissing uitdrukkelijk waarom dit voor jou geen substantieel probleem is.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →