Statutaire vertegenwoordiging is niet hetzelfde als 'dagelijks bestuur' — verwar die twee niet als je een offerte nietig wil verklaren
De Raad van State schorst de beslissing van Charleroi om de laagste offerte (€ 195.200) nietig te verklaren wegens 'onbewezen handtekeningsbevoegdheid', omdat de stad ten onrechte 'externe vertegenwoordigingsbevoegdheid' verwarde met 'dagelijks bestuur'.
Wat gebeurde er?
De stad Charleroi schreef een opdracht uit voor wegmarkeringen (onderhoud en herstellingen). Op de openingszitting blijkt de tijdelijke vereniging TAROS-TRBA met € 195.200 (HTVA) verreweg de laagste — TRAFIROAD volgde met € 246.930, VIRAGE met € 209.413. Eerst loopt alles goed: TAROS-TRBA bezorgt op vraag van de stad de RSZ-attesten, het PGSS, de strafregisters. Maar op 19 oktober 2022 vraagt Charleroi extra info over de 'handtekeningsbevoegdheid'. De offerte werd ondertekend door A.T. als 'vaste vertegenwoordiger' van de SRL ATACO (enige bestuurder van TAROS), én via een volmacht van P.S. (vaste vertegenwoordiger van SA GSD INVESTS, gedelegeerd bestuurder van TRBA). TAROS-TRBA stuurt dezelfde stukken terug. Op 27 december 2022 verklaart Charleroi de offerte nietig met deze redenering: 'een gedelegeerd bestuurder is iemand belast met dagelijks bestuur; het ondertekenen van een offerte voor een overheidsopdracht valt niet onder dagelijks bestuur; de inschrijver moet aantonen dat het in dit specifieke geval wél zo is — en dat heeft TAROS-TRBA niet gedaan.' De Raad van State veegt deze redenering compleet onderuit. Charleroi heeft een fundamentele juridische verwarring gemaakt: artikel 5:73 WVV (BV) en artikel 7:93 WVV (NV) onderscheiden 'bestuursbevoegdheid' van 'vertegenwoordigingsbevoegdheid'. Wie statutair de vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft, kan de vennootschap binden — ongeacht of de handeling tot dagelijks bestuur behoort. Artikel 19 van de TRBA-statuten zegt klip en klaar: 'in alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen wordt de vennootschap vertegenwoordigd door een gedelegeerd bestuurder.' Dat 'alle' dekt dus óók contracten buiten dagelijks bestuur. P.S. mocht dus aan A.T. volmacht geven. Voor TAROS hetzelfde verhaal: artikel 12 van de statuten + de Moniteur-publicatie van 5/8 oktober 2020 tonen aan dat A.T. als 'vaste vertegenwoordiger' van ATACO (enige bestuurder van TAROS) bevoegd is. Charleroi probeerde in haar nota d'observations nog nieuwe argumenten naar voren te schuiven (twee bestuurders bij ATACO, geen gepubliceerde gecoördineerde statuten van TRBA) maar de Raad wijst die af als 'a posteriori uitleg die geen ongeschikte motivering kan rechtzetten'.
Waarom doet dit ertoe?
Aanbestedende overheden worden regelmatig zenuwachtig over vertegenwoordigingsbevoegdheid en willen 'absolute zekerheid'. Dat leidt soms tot reflex-nietigverklaringen waarbij de inschrijver met de beste prijs sneuvelt op een formaliteit. Dit arrest zegt: gebruik de juiste juridische sleutel. Vertegenwoordigingsbevoegdheid komt rechtstreeks uit de wet (WVV) en de statuten — niet uit een aparte 'machtiging om een offerte te tekenen'. Voor inschrijvers betekent dit dat een correct samengesteld dossier (Moniteur-uittreksels + statuten + eventueel volmacht) volstaat — je hoeft niet te bewijzen dat het 'dagelijks bestuur' is.
De les
Als je als aanbesteder de handtekening van een offerte wil verwerpen, check eerst of de inschrijver zich beroept op artikel 5:73 (BV) of 7:93 (NV) — de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid. Die overstijgt het dagelijks bestuur en dekt alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen. Pas als je die piste écht hebt uitgesloten, kan je terugvallen op de 'dagelijks bestuur'-discussie. En: nieuwe argumenten in je nota d'observations redden een gebrekkige oorspronkelijke motivering niet.
Te onthouden
- Externe vertegenwoordigingsbevoegdheid (WVV 5:73 BV / 7:93 NV) overstijgt het dagelijks bestuur — wie statutair vertegenwoordigt, kan ook offertes tekenen
- Een 'vaste vertegenwoordiger' van een vennootschap-bestuurder kan offertes tekenen mits de Moniteur-publicatie dit aantoont
- Een 'mandataire spécial' / bijzonder gevolmachtigde met procuratie is een geldige alternatieve weg
- Nieuwe argumenten in de nota d'observations kunnen een gebrekkige oorspronkelijke motivering niet rechtzetten
- De 'dagelijks bestuur'-discussie speelt enkel als er géén algemene statutaire vertegenwoordigingsbevoegdheid is
Waarop letten
- Bestek waarschuwt voor 'dagelijks bestuur'-rechtspraak — kan signaal zijn van een te enge interpretatie door de aanbesteder
- Aanbesteder eist de gepubliceerde statuten in Moniteur en weigert het gecoördineerde document — verifieer of het relevante statutaire artikel inderdaad ongewijzigd is in beide versies
- Inschrijver werkt via 'cascade' van vaste vertegenwoordigers (vennootschap A is bestuurder van B, P is vaste vertegenwoordiger van A) — controleer de Moniteur-publicaties stap voor stap
- Beslissing tot nietigverklaring komt na herhaalde infovragen over handtekeningsbevoegdheid — vaak teken dat de aanbesteder twijfelt en zijn motivering achteraf probeert te versterken
Stel jezelf de vraag
Als je een offerte nietig wil verklaren wegens 'onbewezen handtekeningsbevoegdheid': heeft de inschrijver een artikel uit zijn statuten (type 'wordt vertegenwoordigd in alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen door...') aangebracht? Zo ja, dan is dat een algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid die offerte-ondertekening dekt — punt aan de lijn.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →