Uw offerte staat op 4 miljoen — maar moet getekend zijn voor de geraamde 12 miljoen van de raamovereenkomst
Equans verloor zijn lot van 12 miljoen euro omdat zijn Division Manager en Department Manager wel offertes tot 10 miljoen mochten ondertekenen, maar de Raad van State oordeelt dat je je moet engageren voor de geraamde waarde van de hele raamovereenkomst — niet voor de waarde van de test-case waarop de prijs is gebaseerd.
Wat gebeurde er?
Sibelga, die als aankoopcentrale werkt voor de Brusselse lokale besturen, lanceerde in mei 2022 een raamovereenkomst van 6 jaar voor HVAC-renovaties — opgesplitst in twee loten naargelang de projectomvang. Lot 2 ('grote installaties' boven 250.000 euro per project) had een totale geraamde waarde van 12.000.000 euro hors TVA, gepubliceerd in het BDA en het JOUE. De inschrijvers moesten hun offerte indienen op basis van een 'test-case': een concreet referentieproject waarop ze beoordeeld zouden worden. Equans Services diende een offerte in voor lot 2 op 2 november 2022 en liet die ondertekenen door een Division Manager en een Department Manager. Volgens hun bij het Belgisch Staatsblad gepubliceerde delegatie van bevoegdheden mogen die twee samen offertes tot 10.000.000 euro ondertekenen — voor offertes erboven zijn een bestuurder of gedelegeerde nodig. Op 17 januari 2023 verklaarde Sibelga de offerte van Equans onregelmatig: de geraamde marktwaarde voor lot 2 bedraagt 12 miljoen, en dat is meer dan de 10 miljoen waarvoor de tekenaars gevolmachtigd zijn. Het lot werd toegekend aan Cegelec, Druart en EEG. Equans vorderde in UDN dat de offerte regelmatig was: de relevante waarde is volgens haar die van het test-case (ver beneden 10 miljoen), of subsidiair een waarde die door het mechanisme van een raamovereenkomst sowieso onbepaalbaar is. Ze verwees zelfs naar Nederlandse rechtspraak (Rechtbank Groningen, 31/08/2007). De Raad van State (VIe kamer, en référé) verwierp op 22 maart 2023. Het voorwerp van de opdracht — en dus van het engagement van elke inschrijver — is niét beperkt tot het test-case. Door zijn offerte in te dienen verbindt de inschrijver zich tot het indienen van offertes voor alle latere bestellingen onder de raamovereenkomst (op straffe van een boete van 500 euro per niet ingediende offerte). Een raamovereenkomst is volgens de Raad ook niet noodzakelijk van onbepaalbare waarde: de aankondigende dienst maakt de geraamde waarde bekend in de aankondiging, juist om de bovengrens vast te leggen waarboven de raamovereenkomst eindigt — én om de geldigheid van de engagementen die de inschrijvers in de eerste fase aangaan, te kunnen toetsen. Crucial obiter dictum: zélfs als de waarde onbepaalbaar zou zijn, zou Equans daar niet beter van worden. Een onbepaalde verbintenis vereist namelijk een mandaat zónder waardelimiet — en dat hadden de twee tekenaars sowieso niet. De rolrecht en proceskosten (970 euro) zijn voor Equans.
Waarom doet dit ertoe?
Wie offertes tekent voor accord-cadres of grote raamovereenkomsten moet zijn delegatie van handtekeningbevoegdheid afmeten op de geraamde totale waarde van de raamovereenkomst zoals gepubliceerd in de aankondiging — niet op de waarde van het test-case, niet op de gemiddelde bestelling, niet op een 'realistische' inschatting. De redenering raakt elk bedrijf met een formele tekendelegatie die getrapt is op bedrag (Division Manager tot X, Director tot Y, Bestuurder boven Y). Het is een fout die je vooraf perfect kunt detecteren: het volstaat de geraamde waarde van het lot in de aankondiging te vergelijken met de plafondbedragen in je intern volmachtenstelsel. Doe je dat niet, dan krijg je niet eens een tweede kans — UDN biedt geen ruimte om de delegatie achteraf alsnog uit te breiden of de offerte te regulariseren. De fout is substantieel.
De les
Als u tekent voor een raamovereenkomst of accord-cadre, kijk dan altijd naar de totaal geraamde waarde in de aankondiging van de opdracht (BDA/JOUE, niet uw eigen offertebedrag) en vergelijk die met het plafond in uw vennootschapsrechtelijke tekenmandaat. Werkt u met getrapte volmachten? Vraag dan een hogere ondertekenaar (bestuurder, gedelegeerd bestuurder) als de geraamde marktwaarde uw 'manager-plafond' nadert of overschrijdt — ook al gaat uw eigen prijsaanbod daar veruit onder. Bij twijfel: raamovereenkomsten van onbepaalde waarde vereisen een onbeperkt mandaat.
Te onthouden
- Voor de geldigheid van de handtekening telt de geraamde totale waarde van de opdracht zoals gepubliceerd in de aankondiging — niet de waarde van het test-case of uw eigen prijsaanbod
- Een inschrijver op een raamovereenkomst engageert zich voor het volledige raamcontract, niet voor één concreet project
- Een raamovereenkomst is niet 'van onbepaalde waarde': de aanbesteder publiceert juist een maximale waarde, en die is bindend voor de toetsing van handtekeningbevoegdheden
- Zélfs bij een hypothetisch onbepaalde waarde verlies je: een onbepaalde verbintenis vraagt een mandaat zonder waardeplafond
Waarop letten
- Getrapte volmachten waarbij Division/Department Managers tot een bepaald bedrag mogen tekenen — de drempel daar moet hoger liggen dan de geraamde marktwaarde, niet dan uw offerteprijs
- Aankondigingen waarin een totale geraamde waarde over meerdere jaren staat (bv. 6 jaar × 3 miljoen/jaar = 18 miljoen): tel die uit voor u tekent
- Centrales d'achat / aankoopcentrales die werken voor meerdere afnemende besturen — de raming dekt het cumulatieve volume van alle aankopen, ook als één afnemer er niet aan kan worden gedwongen
Stel jezelf de vraag
Als de geraamde marktwaarde van het lot in de aankondiging hoger ligt dan het plafond in uw delegatie van bevoegdheden: laat uw offerte ondertekenen door iemand mét voldoende mandaat. Niet door uw operationele manager 'omdat hij het project trekt'.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →