Een fles paracetamol van 100 ml is geen 100 ml stockageruimte — Swisslog vergeet het flesje, het luchtkussen en de verpakking en verliest een Charleroi ziekenhuis-contract
De Raad van State weigert de schorsing van de gunning van geautomatiseerde medicijnkasten voor het CHU Charleroi omdat Swisslog Healthcare in haar offerte de stockagecapaciteit had berekend op basis van het loutere volume van de medicijneninhoud — niet op basis van het volume van flesjes, ampullen en verpakking — waardoor zij voor één enkele kast prima facie drie laden te kort schoot.
Wat gebeurde er?
De ISPPC schreef in juni 2022 een open procedure uit voor de levering van geautomatiseerde medicijnkasten voor de spoedafdeling, de wachtafdeling en — voor verdovende middelen — het operatiekwartier van Hôpital Civil Marie Curie en CHU André Vésale (bestek 2022-0049). Het bestek (punt IV.1.1) eiste dat de kasten alle in de Excel-bijlage 'Annexe composition armoire' opgesomde medicijnen fysiek moesten kunnen bevatten, plus een reserve van 15% bovenop de gevraagde startvoorraad. Swisslog Healthcare diende op 2 september 2022 een offerte in. Vanaf december 2022 begon de aanbestedende overheid kritisch door te vragen op de stockagecapaciteit, omdat die opvallend lager was dan die van de concurrenten. In een mailwisseling tussen 2 februari en 13 april 2023 leverde Swisslog uitleg: 168 compartimenten van 2,8 cm, een 'efficiency coefficient' om 'vrije ruimte' in te calculeren, een marge van 15% en afronding naar boven. Op concrete vraag bevestigde Swisslog de volumes als 'het werkelijke volume van die medicijnen': een fles paracetamol van 100 ml werd berekend als 100 ml; 30 sachets aspirine van 100 mg als 30 × 20 ml = 600 ml; enzovoort. ISPPC trok haar eigen rekensom voor twee kasten (urgences HCMC en armoire de garde HCMC). Voor 'urgences HCMC': beschikbare oppervlakte 12.508,09 cm², nodige oppervlakte 22.587,50 cm² — 10.079,41 cm² te kort. Voor 'armoire de garde HCMC': 19.655,57 cm² beschikbaar tegenover 56.224,72 cm² nodig — 36.569,15 cm² te kort. Op 24 mei 2023 verklaarde het Bureau Exécutif van ISPPC de offerte van Swisslog substantieel onregelmatig wegens niet-naleving van de minimumvereisten (art. 76, §1, 3° KB Plaatsing 2017) en gunde aan een andere inschrijver. Swisslog dook in extreme urgentie naar de Raad van State. Voor de Raad voerde Swisslog aan dat haar coefficient en de 15%-marge ruim volstonden, dat ISPPC met cm² in plaats van cm³ rekende, en dat het bestek hoe dan ook onvoldoende dimensies van de medicijnen specificeerde. De Raad veegde alle argumenten van tafel. Eén: uit de mails van 4, 11 en 13 april 2023 blijkt zonder twijfel dat Swisslog de inhoud van de medicijnen telde, niet de fles met luchtkussen of de verpakking — exact wat de bestreden beslissing haar verwijt. Twee: de tabellen waarin Swisslog haar 'efficiency coefficient' nu inroept (stukken 17 en 18 bij het verzoekschrift) waren nooit aan ISPPC bezorgd vóór de gunning. Drie: de 15%-marge is door het bestek opgelegd als reserve bovenop de vereiste startvoorraad — dus niet beschikbaar als ondergeschikte buffer voor een fundamentele onderdimensionering. Vier: ISPPC had wel degelijk een derde dimensie betrokken (laden van 10 cm hoogte) en kwam, na herrekening met rechthoekige basevorm, opnieuw uit op een tekort van drie laden (5.384,42 cm²) bovenop de zeven door Swisslog voorgestelde laden voor post 1 — dat tekort werd door Swisslog niet weerlegd. Vijf: de kritiek op de gebrekkige bestekspecificaties werd voor het eerst op de zitting opgeworpen — laattijdig en onontvankelijk, te meer daar Swisslog zelf claimde een professional in de sector te zijn. Het tweede middel — onbevoegdheid van het Bureau Exécutif — sneuvelde op een delegatie in artikel 6 van het reglement van interne orde gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 15 april 2019. De vordering werd verworpen.
Waarom doet dit ertoe?
Voor bid managers in de leveringen-sector toont dit arrest dat technische capaciteitsberekeningen niet 'creatief' kunnen zijn. Wanneer een bestek vraagt dat een kast alle medicijnen 'fysiek kan bevatten', moet je rekenen op de werkelijke voetafdruk van flesjes, ampullen en verpakkingen — niet op het loutere inhoudsvolume. Voor aanbestedende overheden bevestigt het arrest dat een opvallend afwijkende capaciteit ten opzichte van andere offertes een geldig signaal is om grondig door te vragen, en dat een goed gemotiveerde verwerping wegens niet-naleving van een minimumvereiste — zelfs in extreme urgentie — overeind blijft als de berekeningen zijn uitgewerkt en het tekort concreet is gekwantificeerd.
De les
Als je een offerte indient voor leveringen waar fysieke afmetingen of opslagcapaciteit een minimumvereiste zijn: reken altijd met containers en verpakkingen, niet met inhoudsvolumes. En als je intern een 'efficiency coefficient' of veiligheidsmarge gebruikt om je berekening te onderbouwen — zorg dat die methode al in je offerte zelf zit, niet pas in stukken die je achteraf bij je verzoekschrift voor de Raad van State voegt. Wat niet in je offerte staat, telt prima facie niet mee. En als je het bestek onvoldoende duidelijk vindt over afmetingen: stel die vraag tijdens de inlichtingenfase — niet op de zitting van de Raad van State.
Te onthouden
- Volume van een medicijn = container + verpakking + lucht — niet alleen het inhoudsvolume; een fles paracetamol van 100 ml beslaat meer dan 100 ml in de kast
- De door het bestek opgelegde 15%-reservemarge mag niet worden 'opgegeten' om een fundamentele onderdimensionering te compenseren
- Een 'efficiency coefficient' of veiligheidsmarge die niet in de offerte zelf is gedocumenteerd, kan niet voor het eerst voor de Raad van State worden ingeroepen
- Een opvallend afwijkende capaciteit ten opzichte van andere offertes is een geldige aanleiding voor de aanbestedende overheid om door te vragen — en uit die mailwisseling kan een substantiële onregelmatigheid blijken
- Kritiek op de duidelijkheid van het bestek moet vóór de offertedatum (in de inlichtingenfase) — voor het eerst op de zitting van de Raad van State is laattijdig en onontvankelijk
Waarop letten
- Een offerte met een capaciteit, doorlooptijd of dimensie die opvallend lager ligt dan die van de andere inschrijvers — dit is voor de aanbestedende overheid een signaal om grondig door te vragen
- Een bewering dat 'het volume voldoende is' zonder concrete onderbouwing in de offerte zelf — vraag de inschrijver om een gedocumenteerde berekening, anders riskeer je een onregelmatige offerte te aanvaarden
- Mailwisselingen tijdens het regelmatigheidsonderzoek — die vormen samen met de offerte de basis van de gunningsbeslissing en bewijzen achteraf wat de inschrijver werkelijk heeft berekend
- Een professionele inschrijver die op de zitting plotseling claimt dat het bestek 'onvoldoende duidelijk' was — die kritiek had hij vóór de offertedatum moeten formuleren
Stel jezelf de vraag
Als je een opslag- of capaciteitsberekening doet bij een offerte: heb je het volume van containers, verpakking en lege ruimte mee gerekend, of alleen het inhoudsvolume? En als je een interne 'efficiency'-coefficient gebruikt: staat die methode expliciet in je offerte, of alleen in je interne werkdocumenten?
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →