Een statutaire delegatie helpt u niet als u de delegatiebeslissing zelf niet bij uw offerte voegt
De Raad van State verwerpt het beroep van aannemer De Cock omdat hij de raadsbeslissing die zijn afgevaardigd bestuurder de tekenbevoegdheid gaf, wel had laten publiceren in het Belgisch Staatsblad maar niet bij zijn offerte voor Charleroi had gevoegd — en de aanbesteder is niet verplicht om zelf in het Staatsblad te gaan zoeken.
Wat gebeurde er?
Charleroi schreef in februari 2018 een opdracht uit voor de renovatie van drie gemeentegebouwen aan de rue Turenne en de route de Mons. De aannemer De Cock diende een offerte in van rond de gunningsklasse en liet die ondertekenen door zijn directeur D.D.M., met een procuratie van afgevaardigd bestuurder R.D.C. erbij. De procuratie zelf — geschreven op briefpapier van het bedrijf — verwees alleen naar de hoedanigheid van R.D.C. als 'administrateur délégué'. Toen de stadsdiensten de offertes nakeken, gingen ze rechtstreeks naar artikel 17 van de statuten: 'tous les actes qui engagent la société, tous pouvoirs et procurations doivent, pour être valables, être signés par deux administrateurs.' De procuratie was door één bestuurder ondertekend. Conclusie van Charleroi: substantieel onregelmatig, offerte nietig. De opdracht ging naar M&M Sitty. De Cock vocht de gunning aan en zwaaide met twee documenten. Eén: artikel 16 van zijn statuten, dat de raad van bestuur uitdrukkelijk toestaat bevoegdheden te delegeren aan één of meer bestuurders, met mogelijkheid tot subdelegatie. Twee: een raadsbeslissing van 15 februari 2018, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 22 maart 2018 — de dag vóór de opening van de offertes — die R.D.C. uitdrukkelijk en zonder bedragsbeperking de bevoegdheid gaf om 'tous contrats, marchés et entreprises' te tekenen, met recht van subrogatie. Met die delegatie in handen, betoogde De Cock, was de subdelegatie aan D.D.M. perfect geldig. Het probleem: die raadsbeslissing van 15 februari zat niet bij de offerte. Punt 9.4 van het bestek vroeg uitdrukkelijk dat de mandataris zijn mandaat duidelijk vermeldt en 'la preuve qu'il a le pouvoir de signature: les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s)' bijvoegt. De procuratie zelf maakte geen enkele verwijzing naar artikel 16 of naar de delegatiebeslissing van 15 februari. De aanbesteder zat dus, vanuit zijn dossier, met statuten die twee handtekeningen vroegen en een procuratie met één. Voor de Raad van State volstaat dat. Het bestek vraagt 'tout autre document utile' — niet alleen het mandaat zelf, maar elk document nodig om te bewijzen dat de mandataris werkelijk tekenbevoegd was. De Cock had die delegatiebeslissing moeten meesturen. En, voegt de Raad eraan toe: De Cock kan geen wettelijke bepaling of algemeen rechtsbeginsel inroepen dat de aanbesteder verplichtte om uit eigen beweging in de bijlagen van het Staatsblad te gaan grasduinen. Het eerste middel is onontvankelijk. Het tweede middel — over een vermeende algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid in de zin van artikel 522, §2 oud Wb.Venn. — strandt op de inhoud. De Raad oordeelt dat artikel 16 van de statuten enkel een delegatie van bestuursbevoegdheden toelaat (een soort interne taakverdeling), terwijl artikel 17 het echte vertegenwoordigingsorgaan in de zin van artikel 522, §2 vormt. Dat artikel 17 vraagt twee handtekeningen. De delegatie aan R.D.C. kan dus niet gelezen worden als een algemene vertegenwoordigingsclausule die opzij gezet zou moeten worden. Noot in de marge: het beroep was wel ontvankelijk. Charleroi had de gemotiveerde beslissing per aangetekende brief verstuurd naar de oude maatschappelijke zetel in Marcinelle, terwijl het offerteformulier zelf de nieuwe zetel in Gosselies vermeldde, en de e-mailbevestiging ging naar adressen die niet in de offerte stonden. Geen geldige notificatie aan de inschrijver, dus de termijn van 60 dagen begon nooit te lopen. Een mooie troost — die De Cock weinig oplevert, want het beroep wordt op de bodem verworpen.
Waarom doet dit ertoe?
Tekenbevoegdheid is geen vormpuntje: het is, samen met de prijs, het eerste waar een aanbesteder naar kijkt om uw offerte als regelmatig of nietig te kwalificeren. Wie complex genoeg gestructureerd is om delegaties, subdelegaties of bestuurder-vennootschappen te hebben, krijgt niet automatisch het voordeel van de twijfel. Dit arrest leert vooral aan inschrijvers: stuur de delegatieketen volledig mee, en verwacht niet dat de aanbesteder uw publicaties in het Staatsblad zal opzoeken. Voor aanbesteders bevestigt het: u mag zich houden aan wat in de offerte zit, en u draagt geen onderzoeksplicht naar externe bronnen.
De les
Als uw vennootschap statuten heeft die meerdere handtekeningen vragen voor 'engagementen' (artikel 17-stijl), maar u werkt in de praktijk met een delegatie aan één bestuurder of directeur: voeg dan ALLES bij de offerte. Niet alleen de statuten en de procuratie, maar ook de raadsbeslissing die de delegatie vastlegt, en — in de procuratie zelf — een uitdrukkelijke verwijzing naar het statutaire artikel waarop u zich baseert. De aanbesteder leest wat u hem geeft, niet wat in het Staatsblad staat.
Te onthouden
- De aanbesteder is niet verplicht om in het Belgisch Staatsblad te gaan zoeken naar delegatiebeslissingen die u niet bij uw offerte voegde
- Een bestek dat 'tout autre document utile' vraagt om de tekenbevoegdheid te bewijzen, omvat ook de raadsbeslissing waaruit de delegatie voortvloeit — niet enkel het mandaat zelf
- Een statutaire clausule die delegatie van bevoegdheden toelaat (art. 16-stijl) is iets anders dan een statutaire vertegenwoordigingsclausule (art. 522, §2 oud Wb.Venn., nu art. 7:93 WVV)
- Een onregelmatigheid in de tekenbevoegdheid is substantieel: de aanbesteder heeft geen beoordelingsmarge en moet de offerte nietig verklaren
- Notificatie van de gemotiveerde beslissing moet naar het post- én e-mailadres uit de offerte zelf — anders begint de beroepstermijn van 60 dagen niet te lopen
Waarop letten
- Een procuratie die enkel de hoedanigheid 'afgevaardigd bestuurder' vermeldt zonder verwijzing naar het statutaire delegatie-artikel: een aanbesteder zal vergelijken met de twee-handtekening-clausule en uw offerte als irregulier beoordelen
- Een delegatiebeslissing gepubliceerd in het Staatsblad in de dagen vóór de opening van de offertes, maar niet meegestuurd in het dossier: u kunt zich er niet op beroepen achteraf
- Een directeur of niet-bestuurder die tekent zonder dat de volledige delegatieketen in de bijlagen zit
- Notificaties die naar uw oude maatschappelijke zetel of een ander e-mailadres dan dat in de offerte gaan: deze starten de beroepstermijn niet, maar wachten met indienen tot u 'echt' verwittigd bent is risicovol — dien tijdig in
Stel jezelf de vraag
Uw offerte is getekend door een directeur of mandataris in plaats van door twee bestuurders. Bevat uw bijlage 'volmachten/handtekeningbevoegdheid' drie documenten: (1) de actuele statuten, (2) de procuratie aan de ondertekenaar én (3) de raadsbeslissing of delegatieakte die bewijst dat de procuratie-gever zelf alleen mocht tekenen? Zo niet: vul aan vóór indiening.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →