Bestuurder-vennootschap, vaste vertegenwoordiger, lasthebber: Charleroi sloeg de hele keten over en kreeg de offerte verkeerd nietig verklaard
De stad Charleroi verklaarde de offerte van TAROS-TRBA nietig omdat ze de tekenbevoegdheid van de fysieke ondertekenaar 'niet kon bevestigen' — terwijl de keten van vennootschapsbestuurders, vaste vertegenwoordigers en volmachten gewoon in de bijlagen van de offerte stond.
Wat gebeurde er?
De stad Charleroi schreef in 2022 een marché de travaux uit voor wegmarkeringen (onderhoud en herstellingen), bestek nr. 2022/VOIRIE/03. De tijdelijke maatschap TAROS-TRBA, samengesteld uit SRL TAROS en SA TRBA, diende een offerte in. Op 27 december 2022 besliste het college om die offerte nietig te verklaren omdat de stad de tekenbevoegdheid van A.T., de fysieke ondertekenaar, 'niet kon bevestigen'. De offerte werd ondertekend door A.T. in zijn hoedanigheid van 'représentant permanent' (vaste vertegenwoordiger) van SRL ATACO. ATACO is bestuurder van SRL TAROS. Voor SRL TAROS dus: ATACO is bestuurder; volgens artikel 15, § 5 van de statuten van ATACO is ATACO – wanneer ze als bestuurder van een andere vennootschap optreedt – geldig vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, A.T. De aanstelling van A.T. als vaste vertegenwoordiger werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 5 en 8 oktober 2020. Voor SA TRBA was de keten ingewikkelder. SA GSD Invests is gedelegeerd bestuurder van TRBA, vertegenwoordigd door P.S. als vaste vertegenwoordiger. P.S. gaf bij volmacht aan A.T. de bevoegdheid om de offerte voor de Charleroi-opdracht te ondertekenen. De stad redeneerde dat 'gedelegeerd bestuurder' gelijk staat aan 'gedelegeerd bestuurder belast met de gewone leiding' en dat het ondertekenen van een offerte voor een marché public niet onder gewone leiding valt. Onjuist, oordeelde de Raad. Artikel 7:93 WVV bepaalt dat de raad van bestuur de externe vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft, maar dat 'de statuten kunnen bepalen dat de vennootschap wordt vertegenwoordigd door een of meer bestuurders, alleen of gezamenlijk handelend'. Artikel 19 van de statuten van TRBA luidt: 'Dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires, la société est représentée par un administrateur délégué.' Geen beperking tot gewone leiding. Dus: de gedelegeerd bestuurder (GSD Invests, vertegenwoordigd door P.S.) heeft de volle externe vertegenwoordigingsbevoegdheid, en P.S. kon die bij volmacht aan A.T. delegeren. Daarbovenop voegt artikel 19 nog toe: 'La société est en outre valablement liée par des mandataires spéciaux agissant dans les limites de leur mandat spécial.' De volmacht aan A.T. was precies zo'n speciaal mandaat. De Raad van State stelde vast dat alle nodige bewijsstukken aan de offerte waren toegevoegd: de Staatsbladpublicaties, de statuten, de volmacht, en zelfs een e-mail van de raadsman die de redenering uitlegde in antwoord op een eerdere vraag om verduidelijking van de stad. De stad ging op die elementen niet in, en haar latere uitleg in de note d'observations (over niet-publicatie van gecoördineerde statuten en over de vertegenwoordiging van GSD Invests) was 'tardive' — te laat en niet relevant. Bovendien: a posteriori uitleg kan een gebrekkige motivering van de oorspronkelijke beslissing niet helen. De stad had, na de schorsingsbeslissing van 23 februari 2023 (nr. 255.896), geen voortzetting van de procedure gevraagd. Dus pakte de Raad de procédure abrégée (art. 17, § 6) en vernietigde op 1 december 2023 de nietigverklaring.
Waarom doet dit ertoe?
Veel inschrijvers werken via complexe ondernemingsstructuren: holdings, bestuurder-vennootschappen, vaste vertegenwoordigers, ad hoc-volmachten. Dit arrest is een waarschuwing aan aanbesteders: gooi niet zomaar een offerte buiten omdat de tekenbevoegdheid op het eerste zicht ingewikkeld lijkt. De Wetboek van vennootschappen en verenigingen, gecombineerd met de statuten en de Staatsbladpublicaties, geeft meestal een eenvoudig antwoord — als u zich de moeite getroost om te kijken. Voor inschrijvers: zorg dat alle schakels van de tekenketen aan uw offerte worden toegevoegd, mét toelichting. En als de aanbesteder twijfelt: lever de aanvullende uitleg per e-mail vóór de gunningsbeslissing — net zoals TAROS-TRBA hier deed.
De les
Voor aanbesteders: voor u een offerte nietig verklaart wegens onbevoegde ondertekening, moet u de hele keten reconstrueren. Bestuurder is een vennootschap → wie is haar vaste vertegenwoordiger (Staatsblad)? De fysieke ondertekenaar handelt op volmacht → wat zegt de volmacht? De statuten van de inschrijver → mag een gedelegeerd bestuurder de vennootschap alleen vertegenwoordigen 'in alle handelingen, gerechtelijk en buitengerechtelijk'? Verwar 'gedelegeerd bestuurder' niet met 'gedelegeerd bestuurder belast met de gewone leiding' — dat zijn twee verschillende statuten. Voor inschrijvers: voeg bij elke offerte een korte 'Verklaring van vertegenwoordiging' met (1) de Staatsbladpublicatie van de bestuursorganen, (2) de relevante statutaire bepaling over externe vertegenwoordiging, en (3) eventuele volmachten in de keten.
Te onthouden
- Een gedelegeerd bestuurder met statutaire bevoegdheid 'in alle handelingen, gerechtelijk en buitengerechtelijk' is bevoegd om een offerte te ondertekenen — ongeacht de notie 'gewone leiding'.
- Wanneer een vennootschap een andere vennootschap bestuurt, treedt zij op via haar 'vaste vertegenwoordiger' (representant permanent), die in het Staatsblad gepubliceerd wordt.
- Een 'mandaat spécial' (volmacht voor een bepaalde opdracht) is een geldige basis om een specifieke offerte te ondertekenen, voor zover de statuten dat toelaten.
- Motivering achteraf in een note d'observations kan een onvoldoende motivering in de beslissing zelf niet herstellen.
- Wanneer de aanbesteder na een schorsingsarrest geen voortzetting vraagt, kan de Raad van State via de procédure abrégée (art. 17, § 6) vernietigen.
Waarop letten
- Een aanbesteder die de notie 'gewone leiding' inroept om een handtekening te diskwalificeren — vraag om de exacte juridische redenering en confronteer met de statuten.
- Een nietigverklaring van een offerte zonder voorafgaande mogelijkheid tot verduidelijking, terwijl het bestek of de wet die mogelijkheid wel toelaat.
- Bestuurders-vennootschappen zonder duidelijke aanduiding van een vaste vertegenwoordiger in het Staatsblad — herstel dat eerst vóór u inschrijft.
- Volmachten die alleen mondeling werden gegeven of die niet exact het voorwerp van de opdracht vermelden — een 'mandat spécial' moet écht specifiek zijn.
Stel jezelf de vraag
U bent aanbesteder en u staat op het punt een offerte als 'onregelmatig' af te wijzen wegens twijfel over tekenbevoegdheid: heeft u (1) de Staatsbladpublicatie van de bestuurders ingekeken, (2) gecontroleerd of de statuten een individuele vertegenwoordigingsbevoegdheid voor (gedelegeerd) bestuurders voorzien, en (3) eventuele volmachten in het dossier doorgelezen? Heeft u de inschrijver gevraagd om verduidelijking vóór u de offerte nietig verklaarde?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →