Wie bezoekattest signeert, moet ook de gevolgen dragen — ook als zijn eigen medewerker zich heeft vergist
De Raad van State schorst de gunning omdat Toit & Moi een inschrijver onregelmatig verklaarde voor een onvolledig plaatsbezoek, terwijl de aanbesteder zelf een attest van bezoek had ondertekend dat exact het tegenovergestelde bevestigde — en de gunningsbeslissing nergens uitlegt waarom dat attest plots geen gewicht meer had.
Wat gebeurde er?
De sociale huisvestingsmaatschappij Toit & Moi (Mons) schreef in maart 2023 een opdracht uit voor het onderhoud van branddetectie-installaties in haar sociale woningen, met de prijs als enig gunningscriterium. Het bestek legde een 'verplicht' plaatsbezoek op gespreid over twee dagen, met als verplichte bijlage bij de offerte een attest van bezoek dat door Toit & Moi werd ondertekend. Vier inschrijvers dienden een offerte in: Alarmes Coquelet voor 484.014,71 €, CGMI-Protect voor 451.549 €, Dumay-Mior voor 479.169,77 € en Euro-Protec voor 475.326,25 € (alle bedragen excl. btw). Op 12 mei 2023 verklikte Coquelet aan Toit & Moi dat de vertegenwoordiger van Dumay-Mior op de tweede bezoekdag niet alle sites had bezocht — concreet de site Niamey in Jemappes (4 gebouwen) en het Parc du Bois de Mons (8 gebouwen) niet. Toit & Moi gunde op 13 oktober 2023 toch eerst aan CGMI-Protect, met Dumay-Mior als substantieel onregelmatig geweerd. Na een UDN-procedure trok Toit & Moi die beslissing in en gunde op 15 december 2023 alsnog aan Coquelet — opnieuw met Dumay-Mior eruit, opnieuw wegens 'onvolledig bezoek'. Dumay-Mior bracht echter een ondertekend attest naar voren waarin F.T., gestionnaire maintenance sécurité van Toit & Moi, expliciet bevestigde dat haar vertegenwoordiger 'op alle sites is geweest die door de opdracht worden gevat'. Het bestek bepaalde uitdrukkelijk: 'L'attestation ne sera validée que si tous les sites ont été visités'. Toit & Moi reageerde dat het attest 'per vergissing' was afgeleverd, dat de voormiddag-handtekening dateerde van vóór het echte bezoekverloop, en dat F.T. niet de bevoegde 'fonctionnaire dirigeant' was. Pas op 29 november 2023 — meer dan zeven maanden later — schreef diezelfde F.T. een e-mail waarin hij verklaarde dat Niamey 1-2-3-4 en het volledige Parc du bois de Mons door Dumay-Mior níet bezocht waren. De Raad van State oordeelt dat een attest dat ondertekend werd door een vertegenwoordiger van de aanbesteder zelf, opgesteld op de bezoekdagen zelf, niet zomaar opzij geschoven kan worden ten gunste van een e-mail die zeven maanden later is geschreven — zeker niet wanneer de gunningsbeslissing nergens motiveert waarom aan de latere verklaring meer geloof zou worden gehecht dan aan het oorspronkelijke attest. Het bestekzinnetje 'ne sera validée que si...' interpreteert de Raad bovendien als 'mag enkel ondertekend en afgegeven worden indien...' — eens ondertekend is het attest geldig, niet 'nog te valideren'. Toit & Moi argumenteerde nog dat een schorsing zou leiden tot een gevaarlijke leemte in brandveiligheid voor sociale huurders. De Raad veegt dat van tafel: een schorsing dwingt niet tot eindeloze verlenging van het lopende contract — Toit & Moi kan de bestreden beslissing intrekken en de procedure heropstarten om snel een nieuwe dienstverlener aan te duiden. De schorsing wordt bevolen, met onmiddellijke uitvoering.
Waarom doet dit ertoe?
Plaatsbezoeken zijn één van de meest gestandaardiseerde formaliteiten in een aanbestedingsprocedure — en precies daarom worden ze vaak met de losse pols afgehandeld door iemand op het terrein die niet beseft dat zijn handtekening de aanbestedende dienst bindt. Voor wie een offerte indient: jouw bezoekattest is geen administratief vinkje, maar een bewijsstuk dat in een procedure tegen jou of vóór jou pleit. Voor aanbesteders: de persoon die het attest tekent, spreekt namens jou. Wat hij ondertekent, kun je later moeilijk wegredeneren met 'maar dat was per vergissing'. Een tegenstrijdigheid tussen wat je vandaag tekent en wat je zeven maanden later beweert, weegt zwaar in de motiveringscontrole.
De les
Als je een gunningsbeslissing motiveert met 'de inschrijver heeft de plaatsbezoek-verplichting niet vervuld', dan moet je gunningsverslag uitleggen waarom een attest dat jouw eigen medewerker op de bezoekdag heeft ondertekend níet doorslaggevend is. Het volstaat niet om in een nota of ter zitting te zeggen 'dat attest was een vergissing' — die uitleg moet in het gemotiveerde verslag staan, en bij voorkeur onderbouwd met sluitende bewijsstukken die dateren van het moment zelf (presentielijst per gebouw, getekende rondgangsplan, foto's met tijdstempel). En organiseer intern wie attesten mag ondertekenen: laat dat alleen doen door wie het exacte verloop kan attesteren.
Te onthouden
- Een attest ondertekend door een medewerker van de aanbesteder bindt de aanbesteder, ook als die medewerker niet de fonctionnaire dirigeant was
- 'Het attest wordt pas gevalideerd indien alle sites bezocht zijn' = je mag enkel ondertekenen wanneer alle sites bezocht zijn — niet 'we kunnen na ondertekening nog beslissen of het geldig is'
- Een latere e-mail van diezelfde medewerker weegt minder zwaar dan het attest van de bezoekdag, tenzij je verzwarende omstandigheden netjes documenteert
- Bij een UDN-schorsing volstaat 'we kunnen niet zonder dienstverlener' niet als belangenafweging — de aanbesteder kan altijd de beslissing intrekken en de procedure heropstarten
Waarop letten
- Wie tekent intern de attesten van plaatsbezoek? Is dat de bevoegde persoon, of een toevallig aanwezige medewerker?
- Bewaar per bezoekdag een gedocumenteerde rondgang (presentielijst per gebouw, foto's, gps-stempels) — niet alleen één globaal attest aan het einde
- Bouw 'fraus omnia corrumpit'-argumentatie niet op een vermoeden — je moet de intentie tot bedrog hard maken, en de Raad eist hier méér dan 'hij wist dat hij niet alles bezocht had'
Stel jezelf de vraag
Heb je een offerte geweerd op basis van een 'niet vervuld' plaatsbezoek, terwijl je eigen organisatie een attest van bezoek heeft afgeleverd? Dan moet je gunningsverslag per niet-bezochte locatie aantonen wie wanneer wat vastgesteld heeft, en moet je die vaststellingen kunnen dateren van vóór de e-mail die zeven maanden later het tegendeel beweert.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →