Schorsing wering offerte onkruidbestrijding wegens blanco UEA — overdreven formalisme bij materiële vergissing wanneer ingevuld UEA drie dagen eerder was ingediend voor vergelijkbare opdracht bij dezelfde gemeente
De Raad van State schorst de gunningsbeslissing van de gemeente Riemst die de offerte van BV Groenbeheer Baart voor onkruidbestrijding 2024-2026 heeft geweerd wegens indiening van een blanco UEA, omdat de gemeente de perken van de redelijkheid lijkt te hebben overschreden door zonder nader onderzoek de offerte te weren terwijl zij drie dagen eerder een volledig ingevuld UEA van dezelfde inschrijver had ontvangen in het kader van een vergelijkbare opdracht met identieke selectiecriteria, en de inschrijver na indiening onmiddellijk op deze vergissing en het eerder ingediende UEA had gewezen.
Wat gebeurde er?
De gemeente Riemst schrijft via een openbare procedure met Europese en nationale bekendmaking een overheidsopdracht voor diensten uit met als voorwerp 'onkruidbestrijding 2024-2026'. De prijs is het enige gunningscriterium. Het bestek vereist dat inschrijvers bij hun offerte een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voegen als voorlopig bewijs van het voldoen aan de uitsluitingsgronden en selectiecriteria. Het bestek vermeldt uitdrukkelijk dat ondernemers een reeds in een vorige overheidsopdrachtenprocedure gebruikt UEA opnieuw kunnen gebruiken, mits zij bevestigen dat de gegevens nog correct zijn. De selectiecriteria zijn: een minimale omzet van 100.000 euro per boekjaar en een lijst van diensten verricht in de laatste drie jaar. Vijf inschrijvers dienen tijdig een offerte in. BV Groenbeheer Baart dient de laagste offerte in, maar voegt bij haar offerte per materiële vergissing een niet-ingevulde versie van het UEA — bij het opladen in e-Procurement werd uit de mappenstructuur het standaard PDF-sjabloon geselecteerd in plaats van de ingevulde Word-versie. Slechts drie dagen vóór de indiening van deze offerte had Groenbeheer Baart bij dezelfde gemeente Riemst een correct ingevuld UEA ingediend in het kader van een vergelijkbare opdracht voor 'maaien van gazons, grazige vegetaties en onverharde wandelwegen in Riemst 2024-2026'. De selectiecriteria in punt I.5 van beide bestekken zijn identiek. Met een e-mail van 25 januari 2024 — kort na de indiening — stelt Groenbeheer Baart de gemeente op de hoogte van de materiële vergissing, wijst zij op het drie dagen eerder ingediende ingevulde UEA, bevestigt zij dat de gegevens ongewijzigd zijn, en suggereert zij dat de gemeente haar om verduidelijking kan vragen. Opvallend is dat Groenbeheer Baart, anders dan de gekozen inschrijver, bij haar offerte ook al alle ondersteunende documenten had gevoegd (uittreksel strafregister, omzetverklaring, referenties met getuigschriften van goede uitvoering). Op 5 februari 2024 wordt een verslag van nazicht opgesteld dat de juridische situatie van Groenbeheer Baart als 'niet OK' beoordeelt wegens het blanco UEA. Het verslag maakt geen enkele melding van de e-mail van 25 januari 2024 of het eerder ingediende UEA. Op 14 februari 2024 beslist het college van burgemeester en schepenen de offerte te weren en de opdracht te gunnen aan BV Dolmans Landscaping Limburg. Groenbeheer Baart vordert schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid met een enig middel gesteund op het proportionaliteitsbeginsel, de zorgvuldigheidsplicht en de motiveringsplicht. De gemeente verdedigt dat een blanco UEA gelijk te stellen is met een ontbrekend UEA (= substantiële onregelmatigheid op grond van artikel 76 KB plaatsing 2017), dat artikel 73 §1 lid 5 vereist dat het hergebruikte UEA bij de offerte wordt gevoegd, en dat het alsnog toelaten van een ingevuld UEA het gelijkheidsbeginsel zou schenden. De Raad van State oordeelt dat een blanco UEA niet zonder meer gelijk te stellen is met een ontbrekend UEA — er lag op het ogenblik van indiening wel degelijk een UEA voor, zij het een niet-ingevulde versie. Bovendien beschikte de gemeente over een ingevulde versie uit een drie dagen eerder ingediende offerte. Artikel 73, §1, vijfde lid, laat toe dat ondernemers een eerder gebruikt UEA hergebruiken mits bevestiging dat de gegevens correct zijn. De Raad oordeelt dat deze bepaling niet vereist dat het document opnieuw fysiek bij de offerte wordt gevoegd — het volstaat dat de procedure waarin het is ingediend voor de aanbestedende overheid op eenvoudige wijze identificeerbaar is. Te dezen was het eerder ingediende UEA eenvoudig te koppelen aan de verzoekende partij: het werd slechts drie dagen eerder ingediend bij dezelfde gemeente voor een verwante opdracht, de gegevens waren actueel, en de inschrijver bevestigde dit uitdrukkelijk. Dat het bestek slechts een algemene aanwijzing voor alle selectiecriteria vroeg (geen gedetailleerde invulling secties A-D) versterkt dit. De gelijkheid van de inschrijvers wordt niet in het gedrang gebracht nu de gemeente reeds over alle benodigde informatie beschikte. Door de offerte zonder nader onderzoek te weren, heeft de gemeente de perken van de redelijkheid overschreden. Het middel is ernstig. De schorsing wordt bevolen.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest verduidelijkt de draagwijdte van artikel 73, §1, vijfde lid, van de wet overheidsopdrachten 2016 (hergebruik UEA) en de grenzen van het formalisme bij het regelmatigheidsonderzoek. Een blanco UEA is niet automatisch gelijk te stellen met een ontbrekend UEA. Wanneer dezelfde inschrijver zeer kort voordien een identiek ingevuld UEA heeft ingediend bij dezelfde aanbestedende overheid voor een vergelijkbare opdracht met identieke selectiecriteria, en de inschrijver de vergissing onmiddellijk meldt en de geldigheid van de gegevens bevestigt, overschrijdt de aanbestedende overheid de perken van de redelijkheid door de offerte zonder meer te weren. Het proportionaliteitsbeginsel van artikel 4 vereist dat de overheid de concrete omstandigheden onderzoekt in plaats van blind formalisme toe te passen.
De les
Een blanco UEA is niet automatisch een ontbrekend UEA. Onderzoek als aanbestedende overheid altijd de concrete omstandigheden: is er een materiële vergissing? Beschik je al over een recent, geldig en ingevuld UEA van dezelfde inschrijver? Artikel 73, §1, vijfde lid, laat hergebruik toe mits bevestiging — het document hoeft niet opnieuw fysiek te worden bijgevoegd als de eerdere procedure eenvoudig identificeerbaar is. Wees bovendien aandachtig voor communicatie van inschrijvers na indiening: een proactieve melding van een vergissing met verwijzing naar beschikbare documenten verdient een zorgvuldig en gemotiveerd antwoord, geen stilzwijgend negeren.
Stel jezelf de vraag
Heb ik bij het vaststellen van een gebrekkig UEA onderzocht of dezelfde inschrijver recent een geldig UEA heeft ingediend in een andere procedure bij mij? Heb ik communicatie van de inschrijver na indiening over mogelijke vergissingen in overweging genomen en gemotiveerd waarom ik er al dan niet rekening mee houd? Verval ik niet in overdreven formalisme terwijl de informatie die ik nodig heb al in mijn bezit is?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →