Twee kleine Excel-tabbladen met '42 uur inbegrepen' kosten je de Wereldtentoonstelling — en het ontbrekende offerteformulier van je concurrent doet dat niet
De Raad van State verwerpt de UDN van consortium Voysu tegen de gunning van het Belgisch paviljoen op Expo Osaka 2025 aan Dirty Monitor, omdat BelExpo gelijk had om Voysus BAFO weg te werpen wegens twee toegevoegde Excel-tabbladen die 'tot 2 correctierondes' en 'tot 42 uur inbegrepen' vermelden — terwijl het offerteformulier dat Dirty Monitor vergat boven te halen geen substantiële onregelmatigheid was en achteraf mocht worden opgevraagd op grond van artikel 66 §3 Wet Overheidsopdrachten.
Wat gebeurde er?
In juni 2023 lanceerde BelExpo — het Commissariaat-generaal voor de Internationale Tentoonstellingen, een administratieve dienst met autonome boekhouding binnen de FOD Economie zonder eigen rechtspersoonlijkheid — een prestigieuze overheidsopdracht voor diensten en leveringen: het ontwerpen, produceren, installeren, onderhouden en afbreken van alle componenten van het bezoekersparcours in het Belgisch paviljoen op de Wereldtentoonstelling Osaka 2025. Het ging om een totaalaanpak: concept, scenografie, kostuums, signalisatie, audiovisueel materiaal, digitale toepassingen — alles in coördinatie met een afzonderlijke aannemer voor de bouw van het paviljoen zelf. De procedure: concurrentiële procedure met onderhandeling. Drie consortia werden geselecteerd en uitgenodigd een offerte in te dienen: Creneau (Creneau International + Facts and Fiction + Create Studio), Dirty Monitor (Dirty Monitor + Profirst + Showtex Asia + Tempora + Barco), en Voysu (Vo Communication + You Studio + Supa Ninki). Na initiële offertes en onderhandelingen dienden alle drie op 5 juni 2024 hun BAFO-offerte in. Op 28 juni 2024 besliste BelExpo om de BAFO's van Creneau en Voysu te weren en de opdracht toe te wijzen aan Dirty Monitor. Voysu trok op 12 juli 2024 naar de Raad van State met een enkel middel in twee onderdelen. Eerste onderdeel: BelExpo zou ten onrechte Voysus BAFO als substantieel onregelmatig hebben weggeworpen. Het probleem zat in de inventaris: Voysu had twee extra Excel-tabbladen toegevoegd die níét in de originele inventaris stonden, waarvan één genoemd 'Offre Voysu'. In dat tabblad stond een kolom 'remarque' met meerdere vermeldingen zoals '2 stades de correction compris' (tot 2 correctierondes inbegrepen) en '42 h comprises' (42 uur inbegrepen). BelExpo interpreteerde dat als maximumhoeveelheden — reserves die de forfaitaire aard van de prijs ondermijnen, de verbintenis beperken en de offertes onvergelijkbaar maken. Voysu repliceerde dat die vermeldingen enkel transparantie-informatie waren zodat BelExpo de prijsrealisme kon verifiëren — nooit bedoeld als beperking. De Raad van State verwerpt die lezing. Artikel 76 §1 KB 18/04/2017 geeft de aanbesteder beoordelingsruimte bij de kwalificatie van onregelmatigheden. De concrete formuleringen '2 stades de correction compris' en '42 h comprises' zijn onmogelijk anders te lezen dan als bovengrenzen, wat de globale forfaitaire prijs verstoort en het engagement incompleet of onzeker maakt — dus substantieel onregelmatig onder art. 76 §1, 3e lid. Als Voysu echt prijsuitleg wou geven (overigens niet gevraagd), had ze moeten verduidelijken wat gebeurt als méér dan 2 correcties of méér dan 42 uur nodig zijn. Bovendien: haar initiële offerte bevatte die remarks níét, dus van gewekt vertrouwen kan geen sprake zijn. Tweede onderdeel: Dirty Monitors BAFO miste 'annexe 11' — het ondertekende offerteformulier. Voysu betoogde dat dit sowieso een substantiële onregelmatigheid was en niet geregulariseerd mocht worden. BelExpo had na vaststelling van de ontbrekende bijlage geoordeeld dat het allicht om een download-fout ging (het opnameverslag bij e-Procurement vermeldde nochtans dat het document er was), dat alle essentiële info wel in andere stukken zat, en had Dirty Monitor op 13 juni 2024 gevraagd het ondertekende formulier alsnog te bezorgen — wat onmiddellijk gebeurde (getekend op 5 juni 2024). De Raad van State volgt. Artikel 76 §1 4e lid kwalificeert een ontbrekend offerteformulier níét automatisch als substantieel. Het opdrachtdocument bevat geen clausule die zulks nietig verklaart. De aanbesteder moet in concreto evalueren of het ontbreken discriminerend werkt, de offertevergelijking belet of de verbintenis onzeker maakt — en heeft dat gedaan. Artikel 66 §3 Wet Overheidsopdrachten laat expliciet toe om ontbrekende documenten op te vragen, op voorwaarde dat het gelijkheids- en transparantiebeginsel worden gerespecteerd en in open/niet-openbare procedures dat het geen essentiële wijziging van de offerte met zich meebrengt. Het is niet omdat de aanbesteder artikel 66 §3 inroept dat hij automatisch toegeeft dat de missing info essentieel was. Voysu identificeert bovendien niet concreet welke essentiële informatie uit het offerteformulier ontbrak in de overige BAFO-documenten van Dirty Monitor. Verwerping. Kosten voorbehouden.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest is een dubbele les over wat écht telt in het regelmatigheidsonderzoek van offertes. Eerst: als inschrijver mag je NOOIT eigenhandig tabbladen of kolommen toevoegen aan een voorgeschreven inventaris, zeker niet met kwantitatieve grenzen — 'ter transparantie' telt niet als excuus. Zodra je schrijft 'X uur inbegrepen', stel je een bovengrens vast, wat niet strookt met een globale forfaitaire prijs. De aanbestedende overheid heeft significante appreciatieruimte om dat te kwalificeren als substantiële onregelmatigheid. Tweede: het ontbreken van een documentje in de BAFO is níét automatisch fataal. Als het opdrachtdocument het niet als grond voor nietigheid classificeert, als de essentiële info uit andere stukken blijkt, en als er redelijke aanwijzingen zijn dat het een download-fout was, dan mag de aanbesteder artikel 66 §3 inroepen om het documentje op te vragen — en dat is géén teken van toegift dat er iets essentieels zou ontbreken. Voor bid managers is het een herinnering dat de balans delicaat is: te veel eigen toevoegingen aan standaardformulieren kan je kosten (Voysu), te weinig zorgvuldigheid met standaardformulieren kan je ook pijn doen (Dirty Monitor kwam er mee weg maar het was een close call). Bovendien: 'legitiem vertrouwen' op basis van een initiële offerte waar de problematische elementen nog niet in stonden, telt niet.
De les
Voeg nooit eigen tabbladen of kolommen toe aan een voorgeschreven inventaris met zinnen als 'X uur inbegrepen' of 'Y correcties inbegrepen' — zelfs niet als verduidelijking. Dit wordt bij wijze van default gelezen als een reserve die je forfaitaire verbintenis beperkt en als substantiële onregelmatigheid kan worden bestraft. Als je een risico-inschatting wilt communiceren, vraag je aanbestedende overheid daar dan expliciet naar en laat je de vraag schriftelijk beantwoorden vóór de BAFO-deadline. Als aanbestedende overheid: maak in je bestek of Guide d'attribution duidelijk welke documenten, indien afwezig, tot nietigheid leiden — zo'n clausule maakt post-indiening-regularisatie onmogelijk en geeft zekerheid aan alle inschrijvers.
Te onthouden
- Een globaal forfaitaire prijs wordt verstoord door elke kwantitatieve reserve in de inventaris — 'X uur inbegrepen' = bovengrens = substantiële onregelmatigheid
- De aanbestedende overheid heeft 'une certaine marge d'appréciation' bij het kwalificeren van een onregelmatigheid als substantieel of niet
- Artikel 76 §1 4e lid KB 18/04/2017 kwalificeert het ontbreken van een offerteformulier níét automatisch als substantiële onregelmatigheid
- Artikel 66 §3 Wet 17/06/2016 laat de aanbesteder toe ontbrekende documenten op te vragen, op voorwaarde dat gelijkheid en transparantie gerespecteerd worden
- Een bestek of Guide d'attribution dat een document expliciet als grond voor nietigheid benoemt, sluit regularisatie uit
- Gebruik van artikel 66 §3 is geen impliciete erkenning dat er essentiële informatie ontbrak — de aanbesteder kan onafhankelijk vaststellen dat de informatie wél elders in de offerte staat
- Het ongerechtvaardigd toevoegen van eigen tabbladen in een Excel-inventaris vernietigt de forfaitaire aard van de prijs
- BelExpo heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid: de Belgische Staat moet als verwerende partij worden gedagvaard
Waarop letten
- Inschrijvers die extra kolommen of tabbladen toevoegen aan de voorgeschreven inventaris met woorden als 'inbegrepen', 'gewaarborgd', 'maximaal', 'voorzien'
- Een beroep op 'legitiem vertrouwen' omdat een eerste offerte wél regelmatig was — de inhoud van de BAFO staat los van de initiële offerte
- Een bestek of Guide d'attribution dat géén expliciete lijst bevat van documenten waarvan de afwezigheid tot nietigheid leidt — regularisatie zal dan mogelijk blijven
- Betwistingen rond 'wie is verwerende partij?' — diensten met autonome boekhouding zonder eigen rechtspersoonlijkheid zijn geen autonome entiteiten
Stel jezelf de vraag
Als inschrijver: heb je in je inventaris of offerteformulier één of meer 'remarques' of verduidelijkingen met concrete getallen staan ('X uur', 'Y iteraties', 'Z revisies') die niet expliciet door het bestek gevraagd zijn? Zo ja: haal ze eruit of bevraag de aanbesteder schriftelijk vóór de BAFO. Als aanbestedende overheid: bevat je bestek of Guide d'attribution een lijst met documenten waarvan de afwezigheid tot nietigheid leidt? Zo niet, dan zul je moeten motiveren in concreto waarom een ontbrekend document al dan niet substantieel is.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →