Technische fiches aanleveren na het indienen? Teken dan ook het nieuwe depotrapport
De Raad van State verwerpt een schorsingsberoep omdat de inschrijver die op verzoek van de opdrachtgever aanvullende technische fiches indiende via e-Procurement, het bijhorende depotrapport niet had ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening — en dat is een substantiële onregelmatigheid.
Wat gebeurde er?
Het OCMW van Verviers schreef via een openbare procedure een opdracht uit voor de levering van onderhoudsproducten, verdeeld over drie percelen: keukenproducten, algemeen onderhoud en wasmiddelen, en papier en zeep. Vijf inschrijvers dienden een offerte in. SRL Materne Dormal deponeerde haar offerte op 28 augustus 2024 via e-Procurement, correct ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Tijdens de analyse vroeg de opdrachtgever haar op 17 september 2024 om aanvullende technische fiches aan te leveren — nodig voor de beoordeling van de kwalitatieve selectiecriteria. Materne Dormal diende die fiches op 2 oktober 2024 in via het platform, maar ondertekende het automatisch gegenereerde depotrapport niet met een gekwalificeerde elektronische handtekening. De opdrachtgever beschouwde de offerte daardoor als substantieel onregelmatig en selecteerde Materne Dormal niet. De drie percelen gingen naar respectievelijk Alpheios Belgium, BOMA en Lyreco. Materne Dormal voerde twee middelen aan. Het eerste betwistte de uitsluiting zelf: de oorspronkelijke offerte was toch correct ondertekend, en de aanvullende fiches waren geen nieuwe offerte maar een eenvoudige aanvulling op grond van artikel 66 §3 van de Wet Overheidsopdrachten. De Raad verwierp dit: de handtekeningsverplichting van artikel 42-43 KB 18/04/2017 dient de authenticiteit en integriteit van alle documenten die bij een offerte horen. Dat geldt ook voor documenten die later worden ingediend op verzoek van de opdrachtgever. Anders redeneren zou het doel van de gekwalificeerde elektronische handtekening ondergraven. Het argument over het intangibiliteitsbeginsel en proportionaliteit was in die context irrelevant. Het tweede middel betwistte de regelmatigheid van de offerte van Alpheios Belgium voor perceel 1, die afweek van technische specificaties. De Raad oordeelde dat Materne Dormal daar geen belang bij had: nu haar eigen offerte terecht onregelmatig was verklaard, kon de beslissing over de regelmatigheid van een concurrent haar niet benadelen.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest verduidelijkt dat de handtekeningsverplichting op e-Procurement niet beperkt is tot het moment van de offertedeponering. Ook documenten die later worden ingediend — zelfs op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtgever — moeten correct ondertekend worden via het depotrapport. De gekwalificeerde elektronische handtekening garandeert de authenticiteit en integriteit van het volledige dossier, niet alleen van de oorspronkelijke offerte. Het intangibiliteitsbeginsel biedt geen soelaas: het gaat niet om het wijzigen van de offerte, maar om het correct formaliseren van een aanvulling.
De les
Wanneer je als inschrijver documenten aanlevert via e-Procurement — ook ná de indiening van je offerte en op verzoek van de opdrachtgever — controleer dan altijd of het depotrapport correct is ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Een niet-ondertekend depotrapport maakt je offerte substantieel onregelmatig, zelfs als je oorspronkelijke offerte wél correct was ondertekend.
Stel jezelf de vraag
Heb ik bij elke upload op e-Procurement — ook bij aanvullingen op verzoek van de opdrachtgever — gecontroleerd of het depotrapport correct is ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →