Wie bij het prijsonderzoek steunt op eigen gegevens die niet van de inschrijver komen, moet die gegevens eerst aan de inschrijver voorleggen — en ze controleerbaar motiveren in het gunningsverslag
De Raad van State schorst de gunning van een raamovereenkomst voor groenbeheerwerken langs kanalen en waterlopen, omdat de aanbestedende overheid de offerte van de verzoeker onregelmatig verklaarde op basis van eigen houtopbrengstcijfers uit een eerdere opdracht en een extern advies — zonder die gegevens eerst aan de inschrijver voor te leggen zodat hij erop kon reageren, en zonder in het gunningsverslag de bron of context van die cijfers te vermelden.
Wat gebeurde er?
De Vlaamse Waterweg NV schreef via een openbare procedure — Europees en nationaal bekendgemaakt — een raamovereenkomst voor diensten uit: diverse groenbeheerwerken langs kanalen en waterlopen in het kader van de bermbeheerplannen van de afdeling Regio Oost (bestek ARO-23-0105). De werkzaamheden omvatten onder meer het maaien van waterwegbermen en dijken, het onderhouden van struikgewassen en houtkanten, en het onderhouden en aanplanten van hoogstammige bomen. De prijs was het enige gunningscriterium. Vier inschrijvers dienden een offerte in, waaronder NV A. (de verzoekende partij) en NV K. (de uiteindelijk gekozen inschrijver en zittende dienstverlener). Bij aangetekend schrijven van 31 januari 2025 vroeg de verwerende partij zowel aan NV A. als aan NV K. een prijsverantwoording voor de eenheidsprijzen van de posten 52, 53, 54 en 70. Beide inschrijvers leverden hun verantwoording aan in februari 2025. De verwerende partij vroeg daarnaast op 18 februari 2025 advies aan de Cel Prijsadvies van de afdeling Algemene Technische Ondersteuning (ATO) van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken, dat op 4 maart 2025 werd verstrekt. In het gunningsverslag werd de offerte van NV A. substantieel onregelmatig verklaard wegens een abnormaal lage eenheidsprijs voor post 70 (hakhoutbeheer met ruiming). De motivering luidde dat de houtopbrengst waarvan de verzoeker uitging — 30 kilogram per vierkante meter — bijzonder hoog en onrealistisch was, dat het gemiddelde 15 à 20 kilogram per vierkante meter bedroeg, en dat eigen cijfers van 2022 een opbrengst van slechts 10 kilogram per vierkante meter lieten zien. Post 70 maakte met 11 procent een significant deel van de opdracht uit. De verzoeker werd niet verder beoordeeld. De opdracht werd op 23 april 2025 gegund aan NV K. NV A. vorderde op 20 mei 2025 de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid en voerde een enig middel aan met vier onderdelen. In het eerste onderdeel betoogde zij dat haar houtopbrengst van 30 kilogram per vierkante meter steunde op een publicatie van de Vlaamse Overheid ('Houtige landschapselementen voor de productie van lokale, hernieuwbare warmte') en op eigen recente uitvoeringsgegevens van een opdracht hakhoutbeheer voor het Agentschap Wegen en Verkeer. In het derde onderdeel betoogde zij dat de verwerende partij de inlichtingen die niet van haar afkomstig waren — het gemiddelde en de eigen cijfers van 2022 — niet aan haar had voorgelegd voordat zij besliste. De verwerende partij wierp een exceptie van niet-ontvankelijkheid op: de bestreden beslissing zou op twee autonome motieven berusten (onrealistische opbrengst én ontbreken van toelichting), en de kritiek zou slechts op het eerste, overtollige motief betrekking hebben. Zij betoogde voorts dat zij over een ruime beoordelingsruimte beschikte, dat de a posteriori aangeleverde stukken vreemd waren aan het dossier, en dat artikel 13, §2 van de Overheidsopdrachtenwet haar verhinderde de eigen cijfers van 2022 te delen. De Raad verwierp de exceptie: de vermelding dat er geen toelichting was gegeven bij de houtopbrengst was geen autonoom dragend motief maar een bijkomend aspect van het motief over de onrealistische inschatting. Over de grond oordeelde de Raad als volgt. De verwerende partij had zich hoofdzakelijk gebaseerd op inlichtingen die niet van de inschrijver afkomstig waren. Het gemiddelde van 15 à 20 kilogram per vierkante meter kwam uit het advies van de Cel Prijsadvies, gebaseerd op een artikel van Bosrevue — een op het internet algemeen beschikbare publicatie. De eigen cijfers van 2022 waren afkomstig uit de vorderingsstaat van de zittende dienstverlener (NV K.) bij een eerdere opdracht — cijfers die alleen door NV K. gekend waren en die NV K. zelf relativeerde door in haar offerte voor de nieuwe opdracht van een beduidend hogere houtopbrengst uit te gaan. Artikel 36, §3, derde lid, van het KB Plaatsing bepaalt dat de aanbestedende overheid bij het prijsonderzoek rekening mag houden met inlichtingen die niet van de inschrijver afkomstig zijn, maar dat zij die gegevens dan eerst aan de inschrijver moet voorleggen zodat hij erop kan reageren. Dat was niet gebeurd. Het beroep op de vertrouwelijkheidsplicht van artikel 13, §2 ging niet op: een feitelijke vaststelling over houtopbrengst uit de uitvoering van een eerdere opdracht is geen fabrieks- of bedrijfsgeheim. Bovendien was het gunningsverslag onvoldoende gemotiveerd: het vermeldde enkel een gemiddelde en eigen cijfers van 2022 zonder bron, context of toelichting, zodat de inschrijver niet kon controleren of die cijfers representatief, actueel en relevant waren. De nadere toelichting in de nota met opmerkingen voor de Raad — na het instellen van de vordering — kon dit motiveringsgebrek niet retroactief herstellen. De Raad oordeelde dat het de verzoeker niet kon worden verweten dat zij in haar prijsverantwoording geen verdere toelichting had verstrekt bij haar inschatting van de houtopbrengst, aangezien het realistisch karakter daarvan pas achteraf in twijfel was getrokken op basis van inlichtingen die niet van haar afkomstig waren en die haar niet waren voorgelegd. De schorsing werd bevolen. Het door de belanghebbende partij (NV K.) onverschuldigd betaalde rolrecht van 150 euro werd terugbetaald, aangezien zij geen verzoekschrift tot tussenkomst had ingediend.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest verduidelijkt twee fundamentele vereisten bij het prijsonderzoek. Ten eerste: als de aanbestedende overheid bij de beoordeling van een prijsverantwoording steunt op inlichtingen die niet van de inschrijver afkomstig zijn — eigen uitvoeringsgegevens uit eerdere opdrachten, externe adviezen, marktgemiddelden — moet zij die gegevens eerst aan de inschrijver voorleggen zodat hij erop kan reageren. Die verplichting vloeit voort uit artikel 36, §3, derde lid, van het KB Plaatsing en het gelijkheidsbeginsel, en geldt ook wanneer de overheid meent dat de vertrouwelijkheidsplicht van toepassing is — een feitelijke vaststelling uit een eerdere opdracht is geen bedrijfsgeheim. Ten tweede: de motivering in het gunningsverslag moet de inschrijver in staat stellen de bron en relevantie van de gehanteerde referentiegegevens te controleren. Een blote verwijzing naar een gemiddelde of eigen cijfers zonder context volstaat niet. Bijzonder pijnlijk in deze zaak is dat de eigen cijfers van 2022 afkomstig waren van de zittende dienstverlener — die tegelijk de gekozen inschrijver was en die zelf in zijn nieuwe offerte van een hogere houtopbrengst uitging.
De les
Als je bij het prijsonderzoek steunt op eigen uitvoeringsgegevens, externe adviezen of marktcijfers, leg die dan eerst voor aan de inschrijver met de vraag erop te reageren — vóór je beslist. Vermeld in het gunningsverslag concreet welke bron je hebt gebruikt en in welke context die gegevens zijn verzameld. En wees er je van bewust dat cijfers uit een eerdere opdracht die alleen de zittende dienstverlener kent, het gelijke speelveld verstoren wanneer je ze niet transparant beschikbaar stelt aan alle inschrijvers.
Stel jezelf de vraag
Als ik bij het prijsonderzoek steun op gegevens die niet van de inschrijver zelf afkomstig zijn: heb ik die gegevens aan de inschrijver voorgelegd zodat hij erop kon reageren, heb ik de bron en context in het gunningsverslag vermeld, en zijn de gebruikte cijfers niet afkomstig van een concurrent die daardoor een informatievoorsprong geniet?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →