Schorsing gunning raamovereenkomst archivering en digitalisering FOD VVVL: systematische inconsistentie tussen woordelijke motivering ('gedetailleerd') en toegekende score 'goed' ('weinig detail') schendt eigen beoordelingsmethode — herevaluatie na verzoek tot intrekking kan gebrekkige motivering niet remediëren
De Raad van State schorste de gunningsbeslissing voor een raamovereenkomst archivering en digitalisering van papieren dossiers (FOD VVVL als aankoopcentrale, 10 jaar looptijd), omdat de aanbestedende overheid bij 27 van de 31 kwaliteitscriteria de offerte van de verzoekende partij als 'gedetailleerd' omschreef maar systematisch slechts de score 'goed' (10/20 = 'weinig detail') toekende in plaats van 'zeer goed' (15/20 = 'voldoende detail'), en de na het verzoek tot intrekking bezorgde 'herevaluatie' de gebrekkige motivering niet kon remediëren — onder meer omdat de verwerende partij diezelfde avond zelf erkende 'belangrijke zaken over het hoofd te hebben gezien'.
Wat gebeurde er?
De Vice-eersteminister en minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid gunde een raamovereenkomst voor de archivering en digitalisering van papieren dossiers (CAD/2024/ARCHIEF) ten behoeve van minstens 18 federale overheidsdiensten, met de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu als aankoopcentrale. De opdracht had een looptijd van 10 jaar (2 jaar vast + 8 jaar verlengbaar) en werd geplaatst via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. De raamovereenkomst werd gesloten met drie deelnemers; deelopdrachten zouden worden gegund via minicompetities. De gunningscriteria voor de raamovereenkomst waren prijs (40 punten) en kwaliteit (60 punten). Het kwaliteitscriterium bestond uit 31 elementen (Q1 tot Q31) die elk werden beoordeeld op een ordinale schaal van vijf treden: 'onbestaand' (0), 'minder goed' (5), 'goed' (10), 'zeer goed' (15), 'uitstekend' (20). Het bestek definieerde elke trede: 'goed' betekende 'het plan van aanpak omschrijft elk element van dit aspect, maar bevat weinig detail'; 'zeer goed' betekende 'bevat voldoende detail'; 'uitstekend' betekende 'wordt overtuigend gedetailleerd beschreven'. Cruciaal was dat de kwaliteitsscore uit de raamovereenkomst integraal en onveranderd doorwerkte in de minicompetities voor deelopdrachten, waar zij 60 van de 100 punten uitmaakte (aangevuld met prijs 30 punten en termijn 10 punten). Zes offertes werden ingediend. NV M. behaalde 85,31 punten (60/60 kwaliteit + 25,31/40 prijs), NV Y. behaalde 70 punten (30/60 kwaliteit + 40/40 prijs), en bv A. behaalde 55,58 punten. De raamovereenkomst werd gegund aan deze drie inschrijvers. NV Y. — zelf één van de drie geselecteerde deelnemers — stelde een UDN-vordering in. De verwerende partij en de tussenkomende partij betwistten het belang van NV Y., stellende dat zij als geselecteerde deelnemer niet was benadeeld. De Raad van State verwierp deze exceptie: de kwaliteitsscore werkte integraal door in de minicompetities voor 60% van de punten, waardoor NV M. (60/60 kwaliteit) een zodanige voorsprong had dat van eigenlijke mededinging bij de deelopdrachten bezwaarlijk sprake kon zijn. NV Y. (30/60 kwaliteit) was in een zeer nadelige uitgangspositie geplaatst. Na kennisgeving van de gunningsbeslissing vroeg NV Y. op 7 november 2025 de intrekking ervan. De verwerende partij beantwoordde dit op 14 november 2025, met bevestiging van de motivering. Op 17 november 2025 om 13:15 uur bezorgde de verwerende partij een uitgeschreven antwoord samen met een nieuwe beoordelingstabel 'kwaliteit' die werd omschreven als een 'herevaluatie'. Enkele uren later, om 20:04 uur diezelfde avond, stuurde de verwerende partij echter een nieuw bericht waarin zij stelde: 'Bij nader inzien hebben we gemerkt dat we enkele belangrijke zaken over het hoofd hebben gezien in ons initiële antwoord. Om ervoor te zorgen dat ons antwoord volledig en accuraat is, willen we de komende dagen nog een keer alles grondig nakijken.' Op 18 november 2025 liet de verwerende partij weten dat een intrekking werd voorbereid. Er werd echter geen intrekkingsbeslissing genomen. De Raad van State oordeelde dat met de 'herevaluatie' geen rekening kon worden gehouden bij de beoordeling van de motivering, om drie redenen. Ten eerste had de verwerende partij zelf diezelfde avond erkend dat haar antwoord niet 'volledig en accuraat' was, waardoor zij zelf twijfel zaaide over de draagkracht van de motivering. Ten tweede was de 'herevaluatie' niet conform de eigen beoordelingsmethode: zij bracht systematisch een vergelijkende correctie aan ten opzichte van de 'best scorende' offerte vóór de toepassing van de regel van drie, wat een dubbele vergelijking creëerde die niet was voorzien in het bestek. Ten derde was het advies van de Inspectie van Financiën gebaseerd op de oorspronkelijke beoordelingstabel, niet op de 'herevaluatie'. De beoordeling diende dus te gebeuren aan de hand van de oorspronkelijke beoordelingstabel. Bij het onderzoek van die oorspronkelijke tabel stelde de Raad van State vast dat bij 27 van de 31 kwaliteitselementen de woordelijke motivering de beschrijving of aanpak van NV Y. als 'gedetailleerd' kwalificeerde, maar dat systematisch slechts de score 'goed' (10/20) werd toegekend. Volgens de eigen beoordelingsmethode betekende 'goed' echter 'weinig detail', terwijl 'zeer goed' (15/20) overeenstemde met 'voldoende detail'. Het was bezwaarlijk vol te houden dat een beschrijving gedetailleerd is maar tegelijkertijd 'weinig detail' bevat. De verwerende partij argumenteerde dat 'gedetailleerd' niet 'overtuigend gedetailleerd' (= uitstekend) betekende, maar sloeg daarbij een stap over: zelfs als de detaillering niet 'overtuigend' was, sloot dit de score 'zeer goed' niet uit, waarvoor 'voldoende detail' volstond. De algehele conclusie van de oorspronkelijke beoordelingstabel verwees zelf naar de 'gedetailleerde beschrijvingen' als sterkte van de offerte, wat wederom onverenigbaar was met een beoordeling die voor elk element inhield dat de offerte 'weinig detail' bevatte. Het eerste middel — schending van het motiveringsbeginsel, het beginsel patere legem quam ipse fecisti en het zorgvuldigheidsbeginsel — werd ernstig bevonden en de tenuitvoerlegging van de gunningsbeslissing werd geschorst.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest is om meerdere redenen principieel belangrijk. Ten eerste verduidelijkt het dat een inschrijver die zelf tot een raamovereenkomst is toegelaten, toch belang kan hebben bij de schorsing van de gunningsbeslissing wanneer de kwaliteitsscore integraal doorwerkt in de minicompetities voor deelopdrachten. Wanneer die score 60% van de punten uitmaakt en de voorsprong van de eerstgerangschikte zodanig is dat van eigenlijke mededinging bezwaarlijk sprake kan zijn, dreigt de benadeelde inschrijver effectief te worden geschaad. Ten tweede stelt het arrest een duidelijke norm voor het gebruik van ordinale schalen bij kwalitatieve gunningscriteria: wanneer het bestek beschrijvingen koppelt aan elke trede, is de aanbestedende overheid gebonden door het patere legem quam ipse fecisti beginsel om die beschrijvingen consequent toe te passen. Een systematische inconsistentie — 27 van 31 elementen als 'gedetailleerd' beschrijven maar de score 'weinig detail' toekennen — schendt dat beginsel. Ten derde bevestigt het arrest dat een 'herevaluatie' die na een verzoek tot intrekking wordt bezorgd, de oorspronkelijke motivering niet kan remediëren, zeker niet wanneer de overheid zelf erkent dat haar antwoord niet volledig en accuraat was en de herevaluatie bovendien een beoordelingsmethode hanteert die afwijkt van het bestek.
De les
Als aanbestedende overheid: wanneer je in je bestek een ordinale schaal definieert met beschrijvingen per trede ('goed' = 'weinig detail', 'zeer goed' = 'voldoende detail', 'uitstekend' = 'overtuigend gedetailleerd'), ben je gebonden om die beschrijvingen consequent toe te passen. Als je in je woordelijke motivering een offerte als 'gedetailleerd' omschrijft, kan je bezwaarlijk de score 'goed' ('weinig detail') toekennen. Zorg voor coherentie tussen je motivering en je scores. Een 'herevaluatie' na een verzoek tot intrekking zal de oorspronkelijke gebreken niet rechtzetten — zeker niet als je zelf erkent dat je antwoord niet volledig en accuraat was. Wees ook transparant bij het neerleggen van stukken in het administratief dossier: leg de oorspronkelijke en eventuele nieuwe beoordelingstabellen duidelijk gescheiden neer. Als inschrijver in een raamovereenkomst: ook als je zelf tot de raamovereenkomst wordt toegelaten, kan je belang hebben bij een UDN-vordering wanneer de kwaliteitsscore integraal doorwerkt in de minicompetities en je daardoor in een zeer nadelige uitgangspositie bent geplaatst.
Stel jezelf de vraag
Als aanbestedende overheid: is er coherentie tussen je woordelijke motivering en de scores die je per trede toekent? Als je een offerte als 'gedetailleerd' omschrijft, correspondeert de score dan met de trede die 'voldoende detail' vereist? Heb je de kwaliteitsbeoordeling uitgevoerd conform de beoordelingsmethode in het bestek? Als je een herevaluatie hebt opgesteld, wijkt de gehanteerde methode niet af van de oorspronkelijke? Als inschrijver: werkt de kwaliteitsscore uit de raamovereenkomst door in de minicompetities? Zo ja, hoe groot is de voorsprong van de eerstgerangschikte en is er nog ruimte voor eigenlijke mededinging?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →