Een aanbesteder moet geen raming bekendmaken — en moet de vorige opdrachthouder niet apart waarschuwen
De Raad van State verwerpt het UDN van een leverancier die geen offerte indiende en achteraf klaagde dat Stad Gent haar raming niet in de aankondiging had opgenomen en haar niet persoonlijk had gewaarschuwd voor de nieuwe raamovereenkomst groenten en fruit.
Wat gebeurde er?
Stad Gent schreef in oktober 2014 een open aanbesteding uit voor een raamovereenkomst van vier jaar voor de levering van groenten en fruit. De opdracht werd geraamd op €468.960 inclusief btw en gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen van 7 oktober en het Publicatieblad van de Europese Unie van 10 oktober. De opening van de offertes vond plaats op 27 november 2014. Verzoekster Kathelijn Van Landschoot had eerder, via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, een opdracht gekregen voor groenten en fruit voor een korte termijn (negen maanden, eindigend op 18 april 2015). Voor de nieuwe vierjarige opdracht diende ze géén offerte in. Op 23 maart 2015 vernam ze telefonisch dat de opdracht was gegund. Op 1 april 2015 stelde ze een UDN-vordering in tegen de gunningsbeslissing. Eerste middel: de Stad had de raming van de opdracht moeten vermelden in de aankondiging — en het niet vermelden vormt volgens haar een schending van een substantieel vormvereiste. De Raad oordeelt dat het bekendmakingsmodel in bijlage 7 KB 15/07/2011 wel een veld voor de raming voorziet, maar het invullen daarvan is geen verplichting. Het is een mogelijkheid, geen substantieel vormvereiste — het niet invullen leidt dus niet tot nietigheid van de gunningsbeslissing. Eerste middel niet ernstig. Tweede middel: de Stad zou Van Landschoot persoonlijk hebben moeten verwittigen van de aankondiging in het Bulletin en het Publicatieblad, omdat ze eerder de korte opdracht had uitgevoerd. Zo zou het zorgvuldigheidsbeginsel en het vertrouwensbeginsel zijn geschonden. De Raad veegt dat van tafel. Art. 29, §2 KB 15/07/2011 stelt dat enkel de aankondigingen in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de EU als officiële bekendmaking gelden, en verbiedt zelfs verspreiding daarbuiten vóór de officiële publicatiedatum (om te vermijden dat sommige inschrijvers een tijdsvoordeel krijgen). Op grond van het zorgvuldigheidsbeginsel kan dan ook niet worden verlangd dat de aanbesteder eerdere opdrachthouders apart waarschuwt. Het is integendeel de taak van een 'normaal, voorzichtig en redelijk handelende leverancier die een nieuwe opdracht wenst te verkrijgen, om zich tijdig te vergewissen van de bekendmaking ervan'. En het vertrouwensbeginsel? Van Landschoot stelde zelf in het eerste middel dat de eerdere negen-maanden-opdracht 'niet te vergelijken is' met de nieuwe vier-jarige raamovereenkomst — dan kan er kwalijk een rechtmatige verwachting zijn dat ze automatisch de tweede zou krijgen. De UDN-vordering werd verworpen.
Waarom doet dit ertoe?
Voor leveranciers die met een aanbesteder een lopende relatie hebben: een lopende of recent afgelopen overeenkomst geeft je geen recht om persoonlijk verwittigd te worden van een opvolgende aanbesteding. Wie wil mee bieden, moet zelf de officiële bekendmakingen volgen. Voor aanbestedende overheden: dit arrest bevestigt dat je de zogenaamde 'historische leveranciers' niet apart hoeft te informeren — sterker nog, dat zou tegen de gelijkheidsregel kunnen indruisen. Stel ook gerust een raming op zonder die in de aankondiging te zetten; dat is geen substantieel vormgebrek.
De les
Als bid manager bij een leverancier met lopende contracten: zet automatische monitoring op TED en het Bulletin der Aanbestedingen voor de aanbesteders waar je actief bent. Hoop niet op een persoonlijke verwittiging — die is geen verplichting, en in veel gevallen zelfs verboden. Als aanbesteder: je raming hoort thuis in je interne dossier en niet noodzakelijk in de aankondiging — en je hoeft historische opdrachthouders niet apart te informeren over nieuwe procedures.
Te onthouden
- Het niet vermelden van de raming in de aankondiging van opdracht is geen substantieel vormvereiste en geen grond voor nietigheid
- Art. 29, §2 KB 15/07/2011 maakt enkel de officiële bekendmaking (Bulletin der Aanbestedingen + Publicatieblad EU) tot rechtsgeldige aankondiging — andere kanalen mogen daar zelfs niet aan voorafgaan
- Een eerdere onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking schept geen recht op verwittiging bij een latere openbare aanbesteding
- Een 'normaal, voorzichtig en redelijk handelende leverancier' wordt geacht de bekendmakingen zelf op te volgen
- Geen offerte indienen en dan klagen over verwittiging is een zwakke basis voor een UDN — de Raad kijkt streng naar diligentie
Waarop letten
- Een leverancier die zich beroept op 'historische' opdrachtrelaties om verwittiging te claimen — dat houdt geen stand
- Een aanbesteder die juist wél historische leveranciers apart verwittigt — kan in strijd zijn met art. 29, §2 KB 15/07/2011 (gelijke toegang vóór bekendmaking)
- Het verschil tussen een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (uitzondering) en een open aanbesteding (regel) — een eerder van het eerste schept geen verwachting voor het tweede
- Inroepen van het vertrouwensbeginsel bij sterk verschillende opdrachten (looptijd, omvang, scope) — dat strandt op de eigen argumentatie
Stel jezelf de vraag
Volgt je bedrijf systematisch de aankondigingen op TED en het Bulletin der Aanbestedingen voor alle aanbesteders waar je in de laatste drie jaar mee gewerkt hebt? Zo niet, voor welke aanbesteders mis je publicaties? Dit arrest toont dat 'we waren niet op de hoogte' geen geldig excuus is bij een UDN — het is je eigen verantwoordelijkheid om de bekendmakingen te volgen.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →