Een offerte 'substantieel onregelmatig' verklaren mag niet met een copy-paste-zinnetje
De Raad van State schorst de gunning omdat IFAPME de offerte van Froireca onregelmatig verklaarde met een standaardformule over 'vergelijkbaarheid' en 'mededinging', zonder concreet uit te leggen waaróm de afwijking substantieel was — en wat na de procedure nog werd toegevoegd telt niet mee.
Wat gebeurde er?
IFAPME schreef een opdracht uit voor de bouw van een opleidingsplatform 'Duurzame ontwikkeling en Mondberoepen' te Perwez. Perceel 4 ging over koelkamers. Het bestek vroeg uitdrukkelijk wandpanelen in polyester (composiet met glasvezel), met details over diktes, lambda-waarden en oppervlaktefinish. Vier ondernemingen schreven in. Froireca bood panelen aan van gegalvaniseerd staal, bedekt met een polyester filmlaagje van 150 µm. Op 3 april 2015 verklaarde IFAPME die offerte 'matérieellement irrégulière' en gunde aan Procool. De motivering luidde, kort samengevat: deze materiële onregelmatigheid 'verhindert de effectieve en objectieve vergelijkbaarheid van de offertes en is van aard om de mededinging en de gelijke behandeling tussen inschrijvers te vertekenen'. Froireca trok in extreme urgentie naar de Raad van State. In haar nota voor de Raad voegde IFAPME concrete elementen toe: staal is op de markt bijna twee keer goedkoper dan polyester, en de posten 15.007 en 15.008 vertegenwoordigen bijna 20% van de waarde van perceel 4. Daarmee zou de vergelijkbaarheid wél in concreto onderuit zijn gehaald. De Raad van State schorste niettemin de gunning. Argument: artikel 95, §3 KB 15/07/2011 vereist dat de aanbestedende overheid concreet aantoont — in de beslissing zelf — waarom een afwijking 'essentieel' is. De algemene formule 'vergelijkbaarheid in het gedrang, mededinging vertekend' is niet voldoende: dat zijn de gevolgen van een substantiële onregelmatigheid, niet de redenen ervan. En, cruciaal: de formele motiveringsplicht moet vervuld zijn op het moment van de beslissing. Lacunes opvullen via latere processtukken kan niet — anders zou de inschrijver pas via de procedure ontdekken waarom hij echt werd geweerd.
Waarom doet dit ertoe?
Voor bid managers: als een aanbestedende overheid jouw offerte onregelmatig verklaart met een standaardformule en zonder de cijfers of feiten erbij, sta je waarschijnlijk sterk in een UDN-procedure. Voor aanbesteders: het is verleidelijk om in de beslissing kort te zijn en de details in een nota achter de hand te houden voor het geval er een procedure komt. Dat werkt niet. Wat niet in de gunningsbeslissing staat, telt niet — ook niet als het feitelijk klopt.
De les
Als je een offerte als 'substantieel onregelmatig' weert: schrijf in de beslissing zelf concreet uit waarom déze afwijking, in déze opdracht, een wezenlijk verschil maakt. Cijfers, percentages, technische functievereisten, prijsimpact. Een algemene zin over 'gelijke behandeling' of 'mededinging' is geen motivering, dat is de definitie.
Te onthouden
- Een afwijking 'substantieel' noemen vereist concrete motieven in de beslissing zelf
- Standaardzinnen over 'mededinging' en 'vergelijkbaarheid' zijn gevólgen, geen redenen
- Wat na de beslissing in processtukken wordt toegevoegd, kan een gebrekkige motivering niet repareren
- Een prijsverschil of een gewicht in de opdracht is een sterk motief — maar moet wel in de beslissing staan
- Art. 95, §3 KB 15/07/2011 vereist dat de afwijking een 'essentiële' specificatie betreft — bewijs in concreto
Waarop letten
- Een gunningsbeslissing die meerdere paragrafen wijdt aan algemene rechtspraak maar weinig aan de concrete offerte
- Een aanbesteder die in het verweerschrift plots cijfers en percentages bovenhaalt die niet in de oorspronkelijke beslissing stonden
- De formule 'is van aard om de mededinging te vertekenen' zonder uitleg wáárom in deze opdracht
- Een offerte die geweerd wordt zonder dat het bestek de betrokken vereiste uitdrukkelijk als essentieel aanmerkt
Stel jezelf de vraag
Pak je gunningsbeslissing erbij waarin een offerte werd geweerd. Streep de zinnen door die ook in een andere zaak zouden kunnen staan ('vertekening van mededinging', 'gelijke behandeling', 'vergelijkbaarheid'). Wat blijft er over dat specifiek over déze offerte en déze afwijking gaat? Als dat minder dan vijf zinnen is, ga terugschrijven.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →