Iedereen 30 op 30 voor methodologie? Dan schakel je je eigen gunningscriterium uit
De Raad van State schorst de gunning aan KPMG–Joiris Rousseaux van een 36-maanden revisoraatopdracht voor het FOREM, omdat de aanbestedende dienst alle vier gerangschikte tijdelijke verenigingen de maximumscore (30/30) gaf voor het criterium 'audit-aanpak en planning' zonder concreet uit te leggen waarom hun methodologieën als gelijkwaardig moesten worden beschouwd — terwijl het verschil tussen de eerste en de derde gerangschikte op de twee andere criteria slechts 1,08 punt bedroeg.
Wat gebeurde er?
Op 10 april 2015 publiceert het FOREM (Office wallon de la formation professionnelle et de l'emploi) een aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen voor de aanduiding van een college van bedrijfsrevisoren. De looptijd bedraagt 36 maanden, de gunningswijze is beperkte offerteaanvraag met Europese bekendmaking. Het bestek vraagt expliciet een college van minstens twee revisorenkantoren, gelet op de complexiteit van de FOREM-structuur en de aanzienlijke budgetten — onder meer Europese fondsen (FSE, EASI, FEM). Het bestek legt drie gunningscriteria vast, met de volgende weging: - Het volume aan werkuren: 35 punten - De prijs: 35 punten - Audit-aanpak en interventieplanning: 30 punten Vier tijdelijke verenigingen dienen een offerte in en worden geselecteerd. Eén individueel revisorenkantoor wordt geweerd omdat het zich niet had geassocieerd. De vier overgebleven offertes worden allemaal regelmatig bevonden. Op 23 december 2015 ondertekent de minister van Begroting en Ambtenarenzaken de gunningsbeslissing in het voordeel van de associatie KPMG Réviseurs d'Entreprises en Joiris Rousseaux & Co. R.S.M. Interaudit en M.K.S. & Partners — derde gerangschikt — dienen op 7 januari 2016 een UDN-vordering in. In de gemotiveerde gunningsbeslissing kent het FOREM aan alle vier de inschrijvers exact dezelfde score toe voor het derde criterium: 30/30, het absolute maximum. De motivering luidt letterlijk: 'Sur la base de cette analyse, il ressort que les méthodologies proposées satisfont aux exigences de la mission et se sont révélées comme équivalentes. Par conséquent, la même note a été attribuée à chacun des soumissionnaires, à savoir le maximum, soit 30 points.' Het verslag somt vervolgens de subaandachtspunten op (werkprogramma, kennis van overheidsorganisaties, planning rekening houdend met de 30-aprildeadline, communicatiemodaliteiten, taakverdeling binnen het college), maar zonder per inschrijver of per punt concreet te beschrijven waaróm ze als gelijkwaardig werden bevonden. De verzoekers nemen vooral aanstoot aan dat na de toekenning van punten op de eerste twee criteria — die elk 35 punten waard waren — het verschil tussen hun offerte en die van KPMG–Joiris Rousseaux maar 1,08 punt bedroeg. Een differentiatie op het derde criterium, dat 30 punten waard was, kon dus perfect het verschil hebben gemaakt. Het FOREM antwoordt dat het Institut des réviseurs d'entreprises zelf had gesuggereerd dat dit type criterium kan worden weggelaten — gezien alle revisoren onderworpen zijn aan dezelfde deontologische normen — en dat het 'niet kennelijk onredelijk' was om de offertes als gelijkwaardig te beschouwen wanneer er geen onderscheidend element kon worden vastgesteld. Waarnemend kamervoorzitter Serge Bodart laat zich niet overtuigen. Bij een offerteaanvraag impliceert de vergelijking van de offertes per criterium en de toekenning van punten volgens de vooraf vastgestelde weging een 'zeer ruime beoordelingsmarge' voor de aanbesteder — maar het tegenovergestelde is een 'verstrekte motiveringsplicht'. Een loutere puntentoekenning of een algemene niet-onderbouwde affirmatie volstaat niet. De motivering moet steunen op een beschrijvende evaluatie met concrete verwijzingen naar de inhoud van de offerte. Wanneer alle offertes — zoals hier — voor één criterium dezelfde score krijgen, moet de motivering elke inschrijver én de rechter die de wettigheid controleert in staat stellen te begrijpen waarom die identieke score werd toegekend en waarom het niet mogelijk was de offertes te onderscheiden. Dat geldt zeker wanneer iedereen het maximum krijgt: door iedereen hetzelfde te geven, schakelt de aanbesteder een door hemzelf ingevoerd gunningscriterium uit. De gegeven motivering — 'de voorgestelde methodologieën voldoen aan de vereisten en bleken gelijkwaardig' — kan volgens de Raad letterlijk in elke gunningsbeslissing worden gekopieerd, ongeacht de werkelijke inhoud van de offertes. Het volstaat niet om te zeggen dat een analyse werd uitgevoerd; die analyse moet ook zichtbaar zijn. Het argument dat de Institut des réviseurs d'entreprises voorstelde het criterium af te schaffen helpt het FOREM evenmin: het FOREM koos er zelf voor het criterium te behouden en er 30 punten op 100 aan toe te kennen. Het achteraf de facto neutraliseren — zonder concrete reden — is dus niet aanvaardbaar. Het middel is ernstig. De Raad beveelt de schorsing van de gunningsbeslissing van 23 december 2015. De onmiddellijke uitvoering van het arrest wordt bevolen en het arrest wordt per fax aan partijen betekend.
Waarom doet dit ertoe?
Voor aanbestedende diensten is dit het schoolvoorbeeld van een kwaliteitscriterium dat in de praktijk niets meer onderscheidt. Wanneer 'methodologie' of 'aanpak' wordt opgenomen voor 30 punten op 100, en alle inschrijvers krijgen 30/30 met de motivering 'allemaal gelijkwaardig', dan wordt het criterium effectief geneutraliseerd en blijft enkel het mathematische onderscheid op prijs en uren over. Dat is een rechtstreekse schending van het transparantie- en gelijkheidsbeginsel, want de inschrijvers hebben hun offerte opgebouwd in de veronderstelling dat die 30 punten daadwerkelijk te bespelen vielen. Voor bid managers van niet-gekozen inschrijvers is dit een goudmijn: zodra je in het gunningsverslag ziet dat één van de drie of vier criteria iedereen dezelfde score (zeker de max) heeft opgeleverd en de motivering niet per inschrijver beschrijft waarom dat zo is, heb je een sterke schorsingsgrond — vooral als het puntenverschil op de overige criteria klein is.
De les
Als aanbestedende dienst: wanneer je merkt dat alle inschrijvers op een criterium 'evenwaardig' presteren, geef dan niet automatisch iedereen de max — beschrijf per offerte concreet welke elementen van de methodologie of aanpak de score dragen, en leg uit waarom de offertes daar daadwerkelijk niet konden worden onderscheiden (niet in algemene termen, maar verwijzend naar specifieke passages). Als bid manager: open je gunningsverslag onmiddellijk op de detailtabel van de scores. Heeft iedereen exact dezelfde score op één criterium gekregen? En is jouw achterstand op de overige criteria mathematisch kleiner dan de waarde van dat geneutraliseerde criterium? Dan kan je een UDN op het motiveringsgebrek van dat criterium baseren — onafhankelijk van de inhoudelijke beoordeling.
Te onthouden
- Iedereen dezelfde score geven (zeker het maximum) op een gunningscriterium neutraliseert dat criterium en kan een schorsingsgrond opleveren
- De motivering moet per inschrijver en per criterium concrete verwijzingen naar de inhoud van de offerte bevatten — niet enkel een algemene affirmatie van gelijkwaardigheid
- Loutere stellingen zoals 'de methodologieën voldoen aan de vereisten' zijn herbruikbaar in eender welke gunningsbeslissing en dus geen motivering
- Wanneer het puntenverschil op de andere criteria kleiner is dan de waarde van het geneutraliseerde criterium, is de uitkomst rechtstreeks beïnvloed
- Een aanbesteder die zelf een criterium met 30/100 punten oplegt, kan dat criterium achteraf niet zonder concrete motivering de facto wegcijferen
Waarop letten
- Een gunningsverslag waarin alle inschrijvers op één criterium exact dezelfde score hebben — zeker als dat de max is
- Motiveringen als 'de offertes zijn gelijkwaardig bevonden' of 'voldoen aan de eisen' zonder dat per offerte de inhoud wordt beschreven
- Een aanbestedende dienst die zich verschuilt achter een sectorale aanbeveling om een criterium af te schaffen — terwijl het criterium gewoon in het bestek staat met een puntenweging
- Een gering puntenverschil tussen de eerste en lager gerangschikte offertes op de andere criteria — dat maakt de neutralisatie potentieel doorslaggevend
Stel jezelf de vraag
Open de scorematrix in je laatst ontvangen of verzonden gunningsverslag. Zijn er één of meer criteria waar alle gerangschikte inschrijvers exact dezelfde punten kregen? Is daarbij de motivering een variant op 'de voorstellen zijn gelijkwaardig' of 'voldoen aan de eisen', zonder per offerte naar concrete passages te verwijzen? Bereken vervolgens je achterstand op de overige criteria. Is die achterstand kleiner dan de waarde van het geneutraliseerde criterium? Dan zit je in dezelfde configuratie als R.S.M. Interaudit — en is een schorsingsmiddel op motiveringsgebrek beschikbaar.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →