Wie €48.275 prijstoeslag vraagt na het verstrijken van de verbintenistermijn, kan zijn gewonnen opdracht verliezen aan de concurrentie
Devagro had de sloop van de Veurnse suikerfabriek gewonnen voor €574.887,92, maar zijn aangetekende vraag om een prijstoeslag van €48.275 deed WVI alle inschrijvers opnieuw laten bieden — en Aertssen pakte de opdracht af met €610.625,42, terwijl Devagro tweede werd; de Raad van State verwerpt het beroep tegen die nieuwe gunning.
Wat gebeurde er?
Op 3 juni 2015 opent de West-Vlaamse Intercommunale de offertes voor de sloop van de voormalige suikerfabriek te Veurne. Zes inschrijvers bieden, met Devagro als laagste op €574.887,92 (excl. btw), gevolgd door BSV op €629.248,38 en Aertssen op €666.782,36. Op 27 augustus 2015 beslist de directie de opdracht aan Devagro toe te wijzen. Maar dan loopt het mis: door een vertraging bij de toekenning van de definitieve subsidie verstrijkt de gestanddoeningstermijn van 180 kalenderdagen. WVI vraagt op 16 december 2015 of Devagro instemt met het behoud van zijn offerte. Devagro antwoordt op 31 december 2015 dat hij dat enkel doet mits een prijstoeslag van €48.275 — hij beroept zich op gestegen onderaanneming (10% AKW) en grondstofprijzen voor cement en kalk. WVI vraagt om verduidelijking, krijgt die op 18 januari 2016, maar oordeelt op 2 februari 2016 dat de toeslag 'niet consistent, eerder een bewuste poging tot het benaderen van het niveau van de tweede inschrijver' is. WVI past artikel 103, vierde lid, 2° KB Plaatsing toe: alle regelmatige inschrijvers mogen hun offerteprijs herzien, behalve Devagro die bij zijn voorgestelde toeslag moet blijven. De openingsvergadering van de herziene offertes op 29 februari 2016 levert een nieuwe rangschikking op: Aertssen €610.625,42 — Devagro €623.224,52 — BSV €629.548,38 — RTS Infra €785.328,22. WVI vraagt Aertssen om prijsverantwoording voor diverse posten, waaronder post 72 'Bindmiddel (a rato van 2 GW%)'. Aertssen verantwoordt zich op 25 maart 2016, en op 13 april 2016 wijst het directiecomité de werken toe aan Aertssen voor €610.625,42. Devagro stapt op 3 mei 2016 naar de Raad van State in UDN. Zijn enige middel: Aertssen scoort zo laag op post 72 omdat het werkt met gerecycleerd cellenbeton als bindmiddel, een product zonder grondstofverklaring of gebruikscertificaat. Volgens Devagro is de offerte daardoor substantieel onregelmatig (art. 95 §§3-4 KB Plaatsing) en is het gelijkheidsbeginsel geschonden. De Raad verwerpt het middel: het bestek staat 'kalk, cement, gerecycleerd cellenbeton, ...' uitdrukkelijk toe als bindmiddel; de bepaling richt zich tot de aannemer en de technische specificaties moeten 'aan de leidend ambtenaar ter goedkeuring' worden voorgelegd — dus tijdens de uitvoeringsfase, niet bij de offerte. Aertssen voegde bij zijn prijsverantwoording een officieel schrijven van VITO over de veelbelovende toepassing van behandeld cellenbetonzand als kalkvervanger. WVI mocht dat aanvaarden — het krijgen van de certificatie is mogelijk, niet uitgesloten.
Waarom doet dit ertoe?
Voor bid managers zijn er twee lessen ineen verpakt. Eén: een verstreken verbintenistermijn is geen vrijgeleide om prijzen te 'updaten'. Vraag je een serieuze prijstoeslag, dan kan de aanbesteder met artikel 103, vierde lid, 2° KB Plaatsing alle regelmatige inschrijvers laten herzien — en je kunt je oorspronkelijk gewonnen opdracht zo zien wegglippen naar een concurrent die net efficiënter biedt. Twee: als het bestek meerdere materialen of werkwijzen toelaat, hoeft de inschrijver de certificatie ervan niet vooraf voor te leggen. Certificatieproblemen zijn een uitvoeringskwestie, geen ontvankelijkheidskwestie. Wie procedeert tegen een concurrent op die grond, vecht tegen een bestek dat hij zelf nooit heeft aangevochten.
De les
Als de verbintenistermijn van je gewonnen offerte verstreken is en je vraagt een prijstoeslag, weet dan dat de aanbesteder de procedure mag relanceren via artikel 103 KB Plaatsing. De andere inschrijvers mogen daarbij neerwaarts herzien — jij niet. De opdracht kan zo opnieuw weggegeven worden, ook al stond je oorspronkelijk eerste. Wie zich daartegen wil wapenen: documenteer concreet en cijfermatig waarom je toeslag onvermijdelijk is, niet selectief, en niet 'toevallig' uitkomt op het niveau van de tweede inschrijver. En als je toch verliest aan een concurrent met een niet-gecertificeerd alternatief: check eerst of het bestek dat alternatief niet zelf toeliet — anders is je middel kansloos.
Te onthouden
- Een verstreken verbintenistermijn geeft de aanbesteder onder art. 103, vierde lid, 2° KB Plaatsing het recht om alle regelmatige inschrijvers prijsherziening te laten doen
- De inschrijver die de prijsverhoging vroeg, mag bij die nieuwe ronde NIET meer wijzigen — hij blijft hangen aan zijn voorgestelde toeslag
- Een prijstoeslag die selectief is per post, excessief van aard, en uitkomt op het niveau van de tweede inschrijver, wordt door aanbesteders gelezen als opportunisme
- Wanneer het bestek meerdere materialen expliciet toelaat ('kalk, cement, gerecycleerd cellenbeton, ...'), is certificatie van het gekozen materiaal een uitvoeringskwestie — niet vereist bij de offerte
- Wie de besteksbepaling zelf niet heeft aangevochten, kan een concurrent niet verwijten zich er gewoon op te beroepen
Waarop letten
- Aanbesteder vraagt 'instemming met behoud van offerte' na verstrijken verbintenistermijn — antwoord nooit met een ongedocumenteerde toeslag
- Een toeslag van 8,4% (€48.275 op €574.887) puur onderbouwd met 10% AKW-verschil en grondstofschommelingen wordt in de praktijk door aanbesteders kritisch bekeken
- Concurrent biedt opvallend laag op één post die werkt met een alternatief materiaal — check eerst of het bestek dat materiaal toelaat vóór je een onregelmatigheidsmiddel opbouwt
- Een VITO-schrijven of vergelijkbare expertenverklaring kan voor de aanbesteder al volstaan om een prijsverantwoording te aanvaarden — ook als de officiële certificatie nog ontbreekt
Stel jezelf de vraag
Als jouw gestanddoeningstermijn dreigt te verstrijken: heb je je toeslag-aanvraag onderbouwd met concrete cijfers per post (geen percentages over de hele lijn), met externe prijsbronnen, en is het verschil duidelijk te wijten aan tijdsverloop in plaats van aan de kennis van concurrentenprijzen?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →