Eén dag voor de zitting de gunning intrekken: vordering verworpen, maar 920 euro proceskosten voor het ziekenhuis
AZ Sint-Jan Brugge-Oostende trekt op 18 april 2018 — daags vóór de UDN-zitting — haar gunning aan Gerechtsdeurwaarders BTO in voor het minnelijk invorderen van patiëntfacturen; de Raad van State verklaart de vordering zonder voorwerp maar veroordeelt het ziekenhuis tot 920 euro kosten en de tussenkomende deurwaarders tot 150 euro rolrecht.
Wat gebeurde er?
Het AZ Sint-Jan Brugge-Oostende, een autonoom verzorgingsziekenhuis, schreef een overheidsopdracht uit voor de minnelijke invordering van openstaande patiëntfacturen — perceel 1. Op 21 maart 2018 besliste de raad van bestuur het perceel te gunnen aan de bv cvba Gerechtsdeurwaarders Brugge-Torhout-Oostende. EOS Contentia Belgium, een gespecialiseerde inningskantoor, was niet akkoord en stapte op 4 april 2018 in extreme spoed naar de Raad van State. Het ziekenhuis diende een nota in. Op 11 april 2018 vroegen Gerechtsdeurwaarders BTO om als tussenkomende partij in het kort geding te worden toegelaten — logisch, want zij hadden er belang bij dat de gunning overeind bleef. De terechtzitting werd gepland op 19 april 2018 om 10.30 uur. EÉN DAG ERVOOR — op 18 april 2018 — nam de raad van bestuur van AZ Sint-Jan een nieuwe beslissing waarmee de eigen gunning werd ingetrokken. Op de zitting bleef voor de Raad weinig te oordelen over: door de intrekking was de bestreden beslissing weg, en daarmee was de vordering 'zonder voorwerp, minstens [had] de verzoekende partij haar belang bij de vordering verloren'. Niettemin werd de tussenkomst van Gerechtsdeurwaarders BTO ingewilligd (zij hadden voordeel uit de bestreden beslissing en belang bij verwerping). De sleutelpassage zit in randnummer 5 over de kosten. De Raad oordeelt dat het 'in de gegeven omstandigheden past' om de kosten ten laste van AZ Sint-Jan te leggen — vertaling: jullie hebben uw eigen beslissing op het laatste moment ingetrokken, dus jullie betalen de procedure die jullie veroorzaakt hebben. EOS Contentia had de basisrechtsplegingsvergoeding gevraagd en die werd niet betwist. Finaal verdict (staatsraad Pierre Barra, met eensluidend advies van auditeur Frederic Eggermont): • Tussenkomst Gerechtsdeurwaarders BTO ingewilligd. • Vordering verworpen (door verlies van voorwerp). • AZ Sint-Jan veroordeeld in: rolrecht 200 euro + bijdrage tweedelijnsbijstandsfonds 20 euro + rechtsplegingsvergoeding 700 euro = 920 euro voor EOS Contentia. • Gerechtsdeurwaarders BTO veroordeeld in 150 euro rolrecht voor de tussenkomst.
Waarom doet dit ertoe?
Twee lessen uit dit korte maar leerrijke arrest. Eerst voor aanbestedende diensten: een intrekking op de valreep — daags voor de UDN-zitting — wordt door de Raad van State niet beschouwd als een handige procedurele uitweg, maar als een impliciete erkenning dat uw beslissing niet overeind kon blijven. U bent dan de 'verliezende partij' voor de proceskosten, ook al wordt de vordering zelf 'verworpen' in plaats van toegewezen. In dit geval kostte dat AZ Sint-Jan 920 euro — een bescheiden bedrag, maar het signaal is wat telt. Bij meer verzoekers loopt dat snel op (zie bijvoorbeeld arrest 241693, waar SOFICO 1.700 euro betaalde aan vijf verzoekers samen). Tweede les voor tussenkomende partijen: als u tussenkomst vraagt om een gunning aan u te verdedigen en de aanbesteder trekt vervolgens zijn beslissing in, dan blijft u zitten met uw eigen rolrecht (150 euro hier). Dat is het procesrisico van tussenkomst: u heeft op de markt iets te verliezen, en u betaalt voor het verdedigen ervan. Voor inschrijvers die in UDN gaan: vergeet niet uw rechtsplegingsvergoeding uitdrukkelijk te vragen. EOS Contentia deed dat correct ('gevraagde en niet-betwiste basisrechtsplegingsvergoeding') en kreeg 700 euro. De Raad kent dat niet ambtshalve toe. Merk ook op: hier verklaart de Raad de vordering 'verworpen' wegens verlies van voorwerp, terwijl in vergelijkbare arresten (241693) wordt gezegd dat de vordering 'zonder voorwerp' is geworden. Het verschil in formulering verandert niets aan de kostenuitspraak — de Raad behandelt beide varianten als 'aanbesteder is verliezende partij' wanneer hij zelf zijn beslissing intrekt.
De les
Trek geen gunningsbeslissing in op de avond voor een UDN-zitting in de hoop er goedkoop vanaf te komen. De Raad van State zal u toch in de kosten verwijzen — dat is het standaardpatroon in dit soort dossiers. Reken vooraf in: rolrecht 200 euro + bijdrage 20 euro + rechtsplegingsvergoeding 700 euro per verzoeker. Als u een intrekking overweegt, doe dat dan zo snel mogelijk na ontvangst van het verzoekschrift, niet als laatste-minuut-vluchtweg. En als u tussenkomende partij bent die haar gunning ziet verdampen door een intrekking: weet dat u uw eigen rolrecht draagt (150 euro voor een tussenkomst in UDN).
Te onthouden
- Een laattijdige intrekking van de gunning (daags voor de zitting) leidt tot 'vordering verworpen wegens verlies van voorwerp', maar de aanbesteder wordt veroordeeld in de proceskosten.
- Standaardkost voor de aanbesteder in UDN: rolrecht 200 euro + bijdrage tweedelijnsbijstand 20 euro + rechtsplegingsvergoeding 700 euro = 920 euro per verzoeker.
- De tussenkomende partij die haar gunning ziet verdampen door de intrekking, betaalt zelf het rolrecht voor haar tussenkomst (hier 150 euro).
- De rechtsplegingsvergoeding moet uitdrukkelijk worden gevraagd door de verzoeker — de Raad kent ze niet ambtshalve toe.
Waarop letten
- Een intrekkingsbesluit op de avond vóór de UDN-zitting — wordt door de Raad gelezen als impliciete erkenning dat de gunningsbeslissing niet houdbaar was.
- Tussenkomst aanvragen in een UDN waar de aanbesteder al lijkt te wankelen — u verbindt zich tot het rolrecht voor de tussenkomst, ook als de zaak voor u verloren afloopt.
- Een verzoekschrift waarin u de rechtsplegingsvergoeding niet uitdrukkelijk vraagt — u laat dan 700 euro liggen die de Raad u niet uit eigen beweging toekent.
Stel jezelf de vraag
U bent een aanbesteder en overweegt om uw gunningsbeslissing in te trekken nadat een UDN is ingesteld. Heeft u (1) berekend dat u sowieso 920 euro kosten zult dragen aan de verzoeker (rolrecht + bijdrage + rechtsplegingsvergoeding), (2) een intrekkingsbesluit klaar dat u correct kunt betekenen aan de oorspronkelijk aangewezen partij, en (3) een plan B om de opdracht opnieuw uit te schrijven of te heronderzoeken? Zonder die drie elementen is intrekking geen oplossing maar enkel uitstel.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →