Eén handtekening te weinig — en geen herkansing, ook al kreeg een concurrent er wel een
BUUR verloor een opdracht van bijna 200.000 euro omdat haar offerte slechts door één gedelegeerd bestuurder ondertekend was waar de statuten er twee vereisten — en de Raad oordeelde dat de aanbesteder geen regularisatiekans hoefde te bieden, ook al had ze dat bij een andere inschrijver in een eerdere fase wél gedaan.
Wat gebeurde er?
De Provincie Limburg schreef een interessante opdracht uit: het uittekenen van een ruimtelijke visie en strategie voor het 'innovatief mobiliteitsnetwerk geënt op het Kolenspoor' — de verbinding tussen de Kolenhavens van Beringen en Lummen en de Maas in Maasmechelen, met uitlopers naar Leopoldsburg en Maaseik. De opdracht (bestek 2018N034634) werd in mei 2018 gepubliceerd via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Zeven inschrijvers dienden tijdig een offerte in, waaronder CVBA BUUR (€ 199.120 excl. btw) en NV Tractebel Engineering (€ 145.695 excl. btw). Bij het regelmatigheidsonderzoek viel de aanbesteder op iets vreemds in BUUR's offerte: ze was enkel ondertekend door Johan Van Reeth, gedelegeerd bestuurder. De statuten van BUUR (artikelen 18-21) vereisten echter dat de vennootschap voor opdrachten boven 100.000 euro werd verbonden door twee bestuurders die gezamenlijk optraden. Met een offertebedrag van 199.120 euro voldeed BUUR daar niet aan. Op 23 augustus 2018 gunde de deputatie van de provincie de opdracht aan Tractebel. BUUR vocht dit aan via een UDN-beroep en bezorgde alsnog een 'onderhandse volmacht' van 17 december 2015. Die volmacht — zo betoogde BUUR — zou aan elke gedelegeerd bestuurder afzonderlijk de bevoegdheid geven om offertes tot 250.000 euro te ondertekenen. BUUR voerde drie argumenten aan: ten eerste hadden ze die volmacht al in september 2016 aan de Provincie Limburg bezorgd in een eerder dossier; ten tweede had de aanbesteder een ándere inschrijver (THV Vectris-Uhasselt-Plus Office Architects) tot tweemaal toe wél gevraagd om bijkomende referenties bij te brengen; ten derde liet het bestek de aanbesteder de keuze ('zonder dat zij hiertoe enige verplichting heeft') om al dan niet te weren bij ontbrekend bewijs van ondertekeningsbevoegdheid. De Raad van State verwierp het beroep, en wel om drie redenen die elk de moeite zijn: **Eén:** de offerte zelf bevatte geen enkel stuk waaruit kon blijken dat Van Reeth als bijzonder gevolmachtigde optrad. Op basis van enkel de statuten en benoemingsbesluiten kon dat niet worden afgeleid. 'Het lijkt in de eerste plaats aan haar als inschrijver toe te komen haar offerte zorgvuldig op te stellen', aldus de Raad. **Twee:** een eerder bezorgde volmacht (in een ander dossier, twee jaar eerder) verplicht de aanbesteder niet om die in elke nieuwe procedure spontaan in rekening te brengen — temeer omdat de beslissing van de raad van bestuur niet was gepubliceerd noch officieel bij de provincie was gedeponeerd. **Drie:** het beroep op het gelijkheidsbeginsel mislukte volledig. THV Vectris-Uhasselt was geweerd bij het onderzoek van de selectievoorwaarden (referenties), terwijl BUUR's offerte sneuvelde bij het regelmatigheidsonderzoek. Volgens de Raad zijn dat twee aparte fasen, en is een regularisatie in de selectiefase niet vergelijkbaar met een regularisatie van vertegenwoordigingsbevoegdheid in de regelmatigheidsfase. Het enig middel was niet ernstig. De UDN werd verworpen.
Waarom doet dit ertoe?
Voor inschrijvers leert dit arrest dat de zorgvuldigheid bij ondertekening volledig bij hen ligt. Een eerdere volmacht die je 'wel ergens hebt liggen', helpt je niet — alles wat moet bewijzen dat je geldig getekend hebt, moet bij die specifieke offerte zitten. En een ondertekening door één gedelegeerd bestuurder, terwijl je statuten er twee vereisen, is een fatale fout — niet zomaar herstelbaar. Voor aanbestedende overheden bevestigt dit arrest dat ze de discretionaire bevoegdheid hebben om al dan niet regularisatie toe te staan, mits het bestek dat zo regelt. En cruciaal: regularisatie van selectievoorwaarden is juridisch een ander beestje dan regularisatie van regelmatigheidsproblemen. Het ene gaat over geschiktheid van de inschrijver, het andere over de offerte zelf — en dat onderscheid blijft overeind, ook bij gelijkheidsdiscussies.
De les
Als je als inschrijver een offerte voorbereidt, controleer dan altijd je eigen statuten op handtekeningvereisten — en niet alleen voor het lopende dossier. Welke handtekeningen zijn vereist boven welke drempel? Als je tekent met één bestuurder, moet je een geldige volmacht bijvoegen, niet enkel verwijzen naar 'iets dat we ooit eens hebben bezorgd'. En als je later wilt aanvoeren dat een ander inschrijver een regularisatiekans kreeg: check eerst in welke fase die regularisatie speelde. Selectie en regelmatigheid worden door de Raad als aparte werelden behandeld.
Te onthouden
- Eén handtekening waar de statuten er twee vereisen, maakt de offerte substantieel onregelmatig — en de aanbesteder mag (maar moet niet) regularisatie toestaan.
- Een volmacht die je in een eerder dossier al bij dezelfde aanbesteder bezorgde, helpt je niet automatisch: bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid hoort bij elke nieuwe offerte.
- Het gelijkheidsbeginsel kan niet zomaar worden ingeroepen om regularisatie af te dwingen: selectie- en regelmatigheidsfase zijn juridisch aparte werelden.
- Als het bestek de aanbesteder een keuze laat ('kan tot wering overgaan, zonder verplichting'), is dat een echte discretionaire bevoegdheid — geen verholen verplichting tot regularisatie.
Waarop letten
- Een offerte ondertekend door één bestuurder boven een statutaire drempel die meerdere ondertekeningen vereist — fatale fout, ook al doet de offerte verder alles goed.
- Een gelijkheidsargument dat regularisatie van twee verschillende fases tegen elkaar afzet: dat houdt voor de Raad van State niet stand.
- Bestekclausules met 'kan' in plaats van 'moet': dat zijn discretionaire bevoegdheden van de aanbesteder, geen rechten van de inschrijver.
Stel jezelf de vraag
Voordat je een offerte indient: heb je je eigen statuten erbij gehaald? Klopt het aantal vereiste handtekeningen voor dit specifieke bedrag? Zit het volledige bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid bij de offerte zelf — of vertrouw je op iets dat je 'in een eerder dossier al bezorgd hebt'? Dat laatste is geen veilig vangnet.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →