Wie zich terugtrekt verliest niet automatisch — als de aanbesteder een minnelijke regeling sluit met 'frais de procédure' op haar conto, mag dat de volle €1.390 kosten
De International Polar Foundation trok haar annulatieberoep tegen een gunning van de Ministerraad in na een minnelijke regeling, en de Raad van State legt op basis van die schikking €840 rechtsplegingsvergoeding plus €550 dépens ten laste van de Belgische Staat — niet van de afhakende verzoekster.
Wat gebeurde er?
Op 24 september 2015 nam de Ministerraad een beslissing over de plaatsing van een overheidsopdracht voor leveringen en diensten via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, voor de logistieke ondersteuning van de Belgische Antarctische campagne BELARE 15-16 aan het door de International Polar Foundation (IPF) opgezette Princess Elisabeth-station. De BVBA ANTARCTIQ kreeg de opdracht. IPF — opgericht door Alain Hubert en jarenlang dé operator van het station — was niet akkoord en stapte op 23 november 2015 naar de Raad van State met een annulatieberoep. ANTARCTIQ vroeg gelijktijdig om als tussenkomende partij te worden aanvaard, wat bij arrest nr. 233.043 van 26 november 2015 werd toegestaan; in datzelfde arrest werd ook het schorsingsverzoek verworpen. De annulatieprocedure liep door. Bijna drie jaar later, op 29 januari 2018, schreven de drie partijen samen naar de Raad van State: er was een akkoord, alle nog hangende geschillen waren beslecht, en IPF wenste zich terug te trekken. De partijen waren overeengekomen dat de 'frais de procédure' (proceskosten) ten laste van de Belgische Staat zouden blijven. Auditeur Elisabeth Willemart bracht een rapport uit, en op 29 oktober 2018 nam de VIe kamer (David De Roy, staatsraad-waarnemend voorzitter) akte van de afstand. De Raad merkt op: bij een gewone afstand draagt de afstanddoende partij in de regel haar eigen kosten. Maar de bijzondere omstandigheden van deze schikking — drie partijen die uitdrukkelijk afspreken dat de Staat de kosten betaalt — laten toe te stellen dat de Belgische Staat 'in werkelijkheid in het gelijk gestelde-tegendeel' is, dus in feite de in het ongelijk gestelde partij ten gronde. Wat de partijen 'frais de procédure' noemen, omvat zowel de eigenlijke dépens (rolrechten en bijdrage) als de rechtsplegingsvergoeding — dat werd ter zitting bevestigd. IPF vroeg een rechtsplegingsvergoeding van €700 met de wettelijke verhoging van 20% conform artikel 67 §2 van het procedurereglement. De Raad kent dit toe: €840 rechtsplegingsvergoeding ten laste van de Staat. Daarbovenop legt de Raad de overige dépens, vereffend op €550, eveneens ten laste van de Belgische Staat. Totaal: €1.390 voor een afgehaakte verzoekster.
Waarom doet dit ertoe?
Een dading of minnelijke regeling tijdens een hangende procedure bij de Raad van State is geen verloren tijd voor de verzoekende partij — de schikking kan zo gestructureerd worden dat de aanbestedende overheid de proceskosten draagt, zelfs als formeel de verzoeker afstand doet. Dat heeft gevolgen voor het onderhandelen: als u als inschrijver of aanbesteder rond de tafel zit om een gunningsgeschil minnelijk te beëindigen, is de kostenverdeling een echt onderwerp van onderhandeling, geen automatisme. Voor aanbesteders: schrijf in een schikkingsprotocol nooit losjes 'frais de procédure ten laste van de aanbesteder' zonder na te gaan wat dat juist inhoudt — de Raad leest die clausule samen met de gewone-rechtkostenregeling én de rechtsplegingsvergoeding. Dat kan oplopen, zeker bij meerdere partijen en een procedure die jaren liep. Voor verzoekers: bij twijfel over de kansen ten gronde kan een schikking met heldere kostenclausule een respectabele uitweg zijn — geen volledige overwinning, maar wel rechtsplegingsvergoeding en rolrechten op rekening van de aanbesteder. Voor tussenkomende partijen tot slot: artikel 30/1 laatste lid blijft gelden — een tussenkomende partij kan zelf geen rechtsplegingsvergoeding eisen, ook niet via een schikking.
De les
Als u tijdens een hangende procedure bij de Raad van State een schikking voorbereidt, formuleer de kostenclausule expliciet: bedoelt u alleen de dépens (rolrechten en bijdrage), of ook de rechtsplegingsvergoeding? In dit arrest las de Raad 'frais de procédure' als allebei — €840 + €550 voor de aanbesteder. Voor verzoekers: vraag de rechtsplegingsvergoeding altijd uitdrukkelijk en bereken de verhoging conform artikel 67 §2 van het reglement. Voor aanbesteders: een vage schikkingsclausule kan u méér kosten dan verwacht.
Te onthouden
- Een afstand van geding leidt niet automatisch tot kostenveroordeling van de afstanddoende partij — bijzondere omstandigheden van een schikking kunnen de kosten naar de andere partij verplaatsen
- 'Frais de procédure' wordt door de Raad van State ruim geïnterpreteerd: zowel de dépens (rolrechten, bijdrage) als de rechtsplegingsvergoeding
- De rechtsplegingsvergoeding kan met 20% verhoogd worden conform artikel 67 §2 van het algemeen procedurereglement (€700 → €840)
- Een tussenkomende partij kan op grond van artikel 30/1 laatste lid zelf geen rechtsplegingsvergoeding vorderen
- Een minnelijke regeling tijdens een procedure is een onderhandelingsmoment over kosten — gebruik het bewust
Waarop letten
- Een schikkingsclausule die zegt 'kosten ten laste van X' zonder verder te specificeren — zo ruim mogelijk lezen kan opportuun zijn voor de begunstigde, kostbaar voor de andere partij
- Het verschil tussen 'dépens' (rolrechten + bijdrage Raad van State Fonds) en 'indemnité de procédure' (rechtsplegingsvergoeding) — twee aparte kostenposten
- De verhoging met 20% conform art. 67 §2 — wordt vaak vergeten door verzoekers en blokkeert dan een hogere toelage
Stel jezelf de vraag
U onderhandelt een schikking met een afhaker in een hangende procedure: hebt u in het schikkingsprotocol exact gedefinieerd wat 'proceskosten' of 'frais de procédure' omvat — alleen de dépens of ook de rechtsplegingsvergoeding (te verhogen met 20% conform art. 67 §2)? Als de clausule 'frais de procédure' luidt zonder verdere precisering, gaat de Raad uit van het ruimste begrip.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →