Een score 'excellent' geven omdat een offerte beter is in 'minstens 3 domeinen' — maar nooit zeggen welke 3 — kost de gunning
De Raad van State schorst de gunning door Defensie van het meerjarig onderhoud van de militaire zone Florennes aan Krinkels omdat de motivering van de gunningsbeslissing wel kwalitatieve sterktes per inschrijver opsomt, maar niet toelaat te controleren of de toegekende score 'excellent' (gereserveerd voor offertes die beter zijn dan de andere in minstens 3 domeinen) effectief is toegekend volgens de aangekondigde evaluatiemethode.
Wat gebeurde er?
Op 10 november 2020 publiceerde Defensie via de algemene directie Material Resources een Europese aankondiging voor een meerjarige opdracht van 48 maanden voor het terugkerend groen onderhoud van militaire kwartieren in drie loten: Florennes (lot 1), Luik (lot 2) en Marche-en-Famenne (lot 3). Het bestek koos voor een gunning op de economisch voordeligste offerte, met PRIJS (60%) en TECHNISCH (40%) als hoofdcriteria. Het technisch criterium werd opgesplitst in vijf subcriteria: materiaal (8%), personeel (8%), plan voor alternatieve onkruidbestrijding (8%), planning en flexibiliteit (10%) en communicatie/klachtenbeheer (6%). Voor elk subcriterium werd een vaste evaluatieschaal aangekondigd in het bestek: Excellent (max punten) — 'de oplossing overtreft de andere kandidaten in minstens 3 domeinen'; Bon — 'de voorgestelde oplossing is overtuigend en minstens beter dan die van de andere inschrijvers op minstens 1 aspect'; Moyen — 'aanvaardbaar maar niet verschillend'; Onvoldoende — 0 punten. Vier inschrijvers boden voor lot 1 Florennes: Artbel, Krinkels, Eurogreen en Demgro. Op 25 mei 2021 gunde de minister van Defensie het lot aan Krinkels. Artbel stelde op 15 juni 2021 een annulatieberoep in tegen die eerste gunningsbeslissing. Op 14 juli 2021 trok de minister de beslissing in en verving haar door een nieuwe, anders gemotiveerde beslissing — die Krinkels opnieuw aanduidde als winnaar. Tegen die nieuwe beslissing leidde Artbel op 28 juli 2021 een UDN-schorsingsverzoek in. Krinkels intervenieerde. De nieuwe gunningsbeslissing motiveerde elk subcriterium met een staaltje vergelijkende beoordeling, bv. voor het subcriterium 'Materiaal': 'Demgro, Krinkels: zeer uitgebreid materieel, beter dan de andere deelnemers. Demgro stelt bv. een complete fotorapportage en zeer gedetailleerde technische beschrijving voor; Krinkels doet hetzelfde en vermeldt zelfs de intervallen waarop machines worden vervangen. Beide gelijk in evaluatie. Laurenty, L&R LaForêt: goede beschrijving, maar minder uitgebreid. Meysmans, Eurogreen en Artbel: lijst van uitrusting zonder meer.' Voor andere subcriteria volgden gelijkaardige formuleringen. Artbel voerde een enig middel aan in twee onderdelen. Het eerste onderdeel betwistte de keuze en omschrijving van de subcriteria zelf. De Raad behandelde dit niet ten gronde. Het tweede onderdeel viseerde de motivering: ze laat niet toe te begrijpen waarom de offerte van Artbel technisch lager wordt gerangschikt dan andere, en in het bijzonder welke 3 'domeinen' beslissend waren voor het toekennen van een score 'excellent'. De Raad volgde dit tweede onderdeel. De motiveringsplicht (artikelen 2-3 wet 29 juli 1991) houdt in dat de adressaat de redenen van de beslissing kan begrijpen én dat de Raad de juistheid, toelaatbaarheid en pertinentie van de motieven kan controleren. Hier was die controle onmogelijk: de motivering somt elementen op die Defensie inroept om de scores te rechtvaardigen, maar maakt niet zichtbaar of de toekenning effectief gebeurde volgens de aangekondigde methode. Concreet: het is uit de tekst niet af te leiden of, voor elke inschrijver met de maximale score 'excellent', Defensie effectief heeft vastgesteld dat de offerte beter scoorde in minstens 3 domeinen — een drempel die het bestek zelf had opgelegd. Een dergelijke formele motivering voldoet niet. Het tweede onderdeel werd ernstig bevonden, de schorsing toegestaan, de uitvoering onmiddellijk geordend.
Waarom doet dit ertoe?
Vele aanbesteders gebruiken Likertgewijze scoreschalen ('excellent / goed / gemiddeld / onvoldoende') waaraan kwantitatieve voorwaarden gekoppeld zijn — 'beter in minstens 3 domeinen' is daar een typisch voorbeeld van. De motivering die volgt, beperkt zich vaak tot een prozaïsche samenvatting van de sterktes van elke offerte. Dit arrest stelt een harde grens: als je scoreschaal expliciet een drempel oplegt (3 domeinen, 1 aspect, ...), moet je motivering aantonen dat die drempel effectief werd gehaald. Niet 'Krinkels biedt een goede beschrijving' — wel 'Krinkels overtreft Artbel in domein A (machinepark uitgebreidheid), domein B (vervangingsintervallen vermeld) en domein C (technische detaillering), en bereikt zo het niveau Excellent'. Wie dat niet expliciet schrijft, riskeert vernietiging zelfs als de inhoudelijke beoordeling correct is. Voor inschrijvers is dit een krachtige hefboom: tel in de motivering of de drempel concreet wordt aangetoond.
De les
Als je een gunningscriterium beoordeelt met een schaal die kwantitatieve drempels bevat ('beter in minstens 3 domeinen', 'minimaal 1 aspect', 'doorslaggevend op 2 punten'), motiveer dan zo dat een lezer letterlijk kan tellen: domein 1 = X, domein 2 = Y, domein 3 = Z. Een algemene narratieve beschrijving van de sterktes volstaat niet. Wie verkort motiveert ('beter omdat uitgebreider'), draait rond de aangekondigde methode heen — en dat alleen al volstaat voor schorsing.
Te onthouden
- Een gunningsmotivering moet niet alleen feiten oplijsten, maar ook tonen dat de aangekondigde evaluatiemethode effectief werd toegepast
- Als de scoreschaal kwantitatieve drempels bevat ('minstens 3 domeinen'), moet de motivering die domeinen identificeerbaar maken
- Een nieuwe gunningsbeslissing na intrekking van een eerste moet de motiveringslast volledig dragen — onvoldoende motivering = nieuwe schorsing
- Algemene narratieven over sterke punten ('uitgebreid', 'gedetailleerd', 'overtuigend') vervangen geen toetsing aan de aangekondigde drempels
- De toetsing van de Raad van State op formele motivering is reëel: hij gaat niet enkel na of er motivering is, maar of die controle van de aangekondigde methode toelaat
Waarop letten
- Gunningsbeslissingen die voor elke score 'Excellent' vergelijkbare prozaïsche zinnen gebruiken zonder concrete domein-aanduiding
- Scoreschalen met expliciete drempels ('minstens X domeinen', 'minimaal Y aspecten') waar de motivering die drempel niet zichtbaar maakt
- Een ingetrokken eerste gunningsbeslissing gevolgd door een tweede met dezelfde uitkomst — kijk extra streng of de motivering nu wél compleet is
- Verklaringen in de nota van de aanbesteder die zaken uitleggen die in de bestreden akte zelf niet stonden — die helen het motiveringsgebrek niet
Stel jezelf de vraag
Aanbesteder: bekijk je gunningsmotivering en stel je de vraag — kan een geïnformeerde lezer per maximale score zélf tellen of de aangekondigde drempel (3 domeinen, 1 aspect, ...) effectief gehaald is, alleen op basis van de tekst? Zo niet, herwerk vóór kennisgeving. Inschrijver: in je verzoekschrift, citeer letterlijk de evaluatiemethode uit het bestek én de motivering uit de gunningsbeslissing — en wijs op de leemte: 'het bestek vereist X domeinen; de motivering noemt er geen enkel(e)'.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →