Vertrouwelijkheid is geen excuus om de beoordeling van de winnaar zwart te maken
De Raad van State schorst een gunning omdat de aanbestedende overheid in het gunningsverslag dat zij aan de niet-gekozen inschrijver bezorgde, bijna de volledige beoordeling van de winnaar onleesbaar had gemaakt — en pas tijdens de procedure de volledige versie indiende.
Wat gebeurde er?
Het Agentschap Wegen en Verkeer schreef een raamovereenkomst uit voor de organisatie van participatie bij infrastructuurprojecten. In perceel 5 (Wegen en Verkeer West-Vlaanderen) dienden vier ondernemingen een offerte in. Drie offertes werden beoordeeld op drie gunningscriteria: prijs (40 punten), voorgestelde aanpak (35 punten) en kwaliteit van het team (25 punten). De eindrangschikking was bijzonder krap: bv Levuur won met 75 punten (17 + 34 + 24), Buro O2 eindigde tweede met 74 punten (40 + 20 + 14), de derde inschrijver met 67 punten. Buro O2 had dus de laagste prijs (volle 40 punten), maar verloor op de kwalitatieve criteria — voor één punt. Het Vlaamse Gewest gunde de opdracht aan Levuur voor €331.657,98 inclusief btw. Buro O2 trekt zonder advocaat naar de Raad van State (de zaakvoerder en een medewerker pleiten zelf). Hun centrale grief: in het gunningsverslag dat zij ontvingen waren talrijke passages over de beoordeling van Levuur 'zwart gekleurd zonder dat de reden daartoe duidelijk is'. De Raad van State stelt vast dat de verwerende partij 'de quasi volledige beoordeling van de offertes van de overige inschrijvers' op de twee kwalitatieve criteria onleesbaar had gemaakt. Het Vlaamse Gewest verdedigt zich met artikel 13 van de wet van 17 juni 2016 (bescherming van vertrouwelijke informatie) — maar legt vervolgens, ná het indienen van de vordering, zelf het volledige niet-vertrouwelijke gunningsverslag neer in het administratief dossier. De Raad van State pikt het niet: het feit dat een aanbesteder commerciële geheimen van de winnaar mag beschermen, betekent niet dat zij haar eigen woordelijke evaluatie 'quasi volledig aan het zicht van de andere inschrijvers zou mogen onttrekken'. De formele motiveringsplicht vereist dat de aanbesteder duidelijk maakt welke sterke en zwakke punten haar tot haar keuze hebben gebracht. Buro O2 moest haar middelen formuleren zonder te weten hoe Levuur was beoordeeld in vergelijking met haarzelf — wat haar verdedigingsmogelijkheden uitholde. Achteraf alsnog het volledige verslag neerleggen herstelt die schending niet. Schorsing toegekend.
Waarom doet dit ertoe?
Voor bid managers is dit een cruciaal precedent: als je een gunningsverslag krijgt waarin de beoordeling van de winnaar grotendeels weggelakt is, heb je een zelfstandig middel tot schorsing — onafhankelijk van de inhoudelijke kritiek op de beoordeling zelf. De Raad van State zegt expliciet: zonder zicht op hoe de winnaar werd beoordeeld kun je je niet verdedigen, en dát is op zich al genoeg om de gunning te schorsen. Voor aanbestedende overheden is de boodschap helder: het beschermen van bedrijfsgeheimen in offertes is één ding, maar het maskeren van je eigen oordeel in het verslag van nazicht is iets anders. Wat je zelf hebt geschreven over de offertes is geen 'fabrieks- of bedrijfsgeheim'.
De les
Als je als niet-gekozen inschrijver een gunningsverslag ontvangt waarin de beoordeling van de winnaar zwaar geredigeerd is — vraag eerst formeel een onverkort exemplaar of motivering van de redactie. Krijg je dat niet of is het laattijdig: je hebt een serieus middel tot schorsing op grond van schending van de motiveringsplicht. Voor aanbesteders: schrap commercieel gevoelige cijfers en details uit de offerte van de winnaar als je wil, maar laat je eigen evaluatieve commentaar staan. Anders kun je niet uitleggen waarom je hebt gekozen.
Te onthouden
- Vertrouwelijkheid (art. 13 wet 17/06/2016) beschermt offertegegevens, niet de evaluatieve commentaar van de aanbesteder zelf
- Wie als niet-gekozen inschrijver de beoordeling van de winnaar niet kan inzien, kan zich niet verdedigen — dat schendt de motiveringsplicht
- Het achteraf neerleggen van het volledige verslag in de procedure herstelt de schending niet
- Bij raamovereenkomsten met meerdere percelen geldt deze redenering per perceel
- Een puntenverschil van 1 op 100 is voldoende belang om te procederen — er valt nog veel te winnen
Waarop letten
- Een gunningsverslag waarin grote delen van de beoordeling van de winnaar zwart zijn gelakt zonder uitleg waarom
- Een aanbesteder die zich beroept op vertrouwelijkheid maar wel het volledige verslag in de gerechtelijke procedure deponeert
- Een inkomende beslissing waarbij je 'kwalitatieve' scores opvallend laag zijn maar je niet kunt zien hoe de winnaar daarvoor scoorde
- Bestekken die anonimisering van het gunningsverslag aankondigen zonder duidelijke regels over wat exact wordt geredigeerd
Stel jezelf de vraag
Heb je een gunningsverslag waarin meer dan een paar regels van de beoordeling van de winnaar zijn weggelakt? Vraag binnen de termijn een onverkort verslag of een gemotiveerde toelichting bij de redactie. Krijg je dat niet, dan heb je vrijwel zeker een schorsingsgrond.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →