Eén voorzichtigheidsclausule te veel in je offerte = nulscore op het hele criterium
Wie in zijn offerte zegt dat zijn leveringstermijn van 42 kalenderdagen 'verlengd kan worden door feestdagen en vakantiesluitingen van de fabriek', oogst geen onregelmatigverklaring maar wel een 0/5 op het volledige criterium 'Leveringstermijn' — een verlies dat de gunning kostte.
Wat gebeurde er?
De Provincie West-Vlaanderen schreef een raamovereenkomst uit voor het 'Leveren en plaatsen van phone booths en werknissen'. Twee inschrijvers dienden een offerte in: NV Profice Furniture en NV Kinnarps (Belgium). Eén van de gunningscriteria was de 'Leveringstermijn' (op 5 punten). Profice noteerde in haar offerte een leveringstermijn van 42 kalenderdagen, maar voegde eraan toe dat die termijn 'verlengd kan worden door de periodes van jaarlijkse feestdagen en vakantiesluitingen van de fabriek'. Het verslag van nazicht bestempelde die toevoeging niet als een grond voor substantiële onregelmatigheid, maar wel als een formulering die 'het niet mogelijk maakt om een correcte beoordeling te maken' van het gunningscriterium 'Leveringstermijn'. Profice kreeg op dat criterium 0 op 5. Op 21 december 2023 werd de opdracht aan Kinnarps gegund. Profice trok naar de Raad van State. De tussenkomende partij Kinnarps argumenteerde dat de offerte van Profice op grond van artikel 76 §1 KB Plaatsing 2017 substantieel onregelmatig had moeten worden verklaard — een 'verboden voorbehoud' bij de offerte. De Raad van State volgt die piste niet: het verslag van nazicht besluit niet tot substantiële onregelmatigheid; bijgevolg moet uitgegaan worden van het gevolg dat de aanbestedende overheid feitelijk heeft toegekend, namelijk een nulscore. Vervolgens beoordeelt de Raad of die nulscore zelf onredelijk is. Profice argumenteerde dat de zin enkel was bedoeld om te benadrukken dat feestdagen en vakanties de levertermijn 'kúnnen' verlengen — een feit dat voor alle inschrijvers geldt en de vergelijkbaarheid niet schaadt. De Raad antwoordt dat het bestek inschrijvers expliciet uitnodigde om een 'precieze' termijn in kalenderdagen voor te stellen. De inschrijver moest dus zelf rekening houden met bestellingen vlak vóór of tijdens vakantieperiodes en met eventuele vertragingen door feestdagen. Door géén welbepaalde termijn op te geven maar 'integendeel aan te geven dat de vermelde termijn verlengd kon worden, gaf zij minstens de indruk dat zij voor bepaalde periodes een langere leveringstermijn dan 42 kalenderdagen voorzag'. Hoeveel die verlengde termijn dan bedroeg, werd niet gepreciseerd. Daarbij komt nog dat het niet duidelijk is naar welke feestdagen werd verwezen — de Belgische, of die van fabrieken van eventuele onderaannemers in andere landen? Subsidiair beriep Profice zich op artikel 116 KB Uitvoering ('zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen worden niet meegerekend' in werkdagen-termijnen). De Raad merkt op dat artikel 116 expliciet onderscheid maakt tussen werkdagen en kalenderdagen — en het bestek vroeg kalenderdagen. Op het eerste gezicht is de nulscore dus niet onredelijk. De vordering wordt verworpen.
Waarom doet dit ertoe?
Voorzichtigheid is voor inschrijvers vaak een reflex: 'we beloven 42 kalenderdagen, maar voor de zekerheid zeggen we erbij dat feestdagen ons natuurlijk kunnen vertragen'. Dit arrest leert dat zo'n schijnbaar onschadelijke clausule de aanbesteder twee keuzes geeft: (1) je offerte substantieel onregelmatig verklaren, of (2) een nulscore op het criterium toekennen. Optie 2 is voor inschrijvers vaak nóg vervelender, want je offerte blijft formeel in de race maar je wint niet meer. De Raad volgt aanbesteders ruim in die appreciatieruimte, mits ze zorgvuldig motiveren waarom de vermelding de vergelijkbaarheid in de weg staat. Voor inschrijvers: vraag ofwel een precieze termijn opgeven ofwel niets opgeven — geen halfslachtige formuleringen.
De les
Als het bestek vraagt om een leveringstermijn 'in kalenderdagen', schrijf dan exact dat: één getal, geen voetnoten, geen voorbehouden. Heb je een legitieme zorg dat vakantiesluitingen je termijn kunnen rekken? Reken die dan vooraf in en bied een eerlijk geconsolideerd cijfer aan (bijv. 50 in plaats van 42). Een vermelding 'kan verlengd worden door...' creëert exact de onduidelijkheid waar een aanbestedende overheid (en de Raad van State) een nulscore op kan bouwen.
Te onthouden
- Een voorbehoudsclausule in je offerte is geen veiligheidsnet maar een risico op nulscore — ook als de offerte niet substantieel onregelmatig wordt verklaard
- Aanbesteders hebben een ruime beoordelingsruimte: ze mogen kiezen voor onregelmatigverklaring óf voor nulscore op het criterium
- Kalenderdagen ≠ werkdagen: artikel 116 KB Uitvoering helpt je niet als het bestek expliciet kalenderdagen vraagt — dan zit feestdagentijd inbegrepen
- Reken vakanties en feestdagen vooraf in een geconsolideerde termijn in, in plaats van ze als 'eventuele verlenging' te vermelden
Waarop letten
- Lees in je eigen offerte na waar je 'kan', 'tenzij', 'onder voorbehoud', 'eventueel' gebruikt — dat zijn allemaal red flags voor een nulscore
- Als aanbesteder: motiveer expliciet in je gunningsverslag waarom een onduidelijke vermelding leidt tot een nulscore en niet tot onregelmatigverklaring — die keuze is van jou
- Bij internationale productie: vermeld nooit feestdagen of sluitingsdagen van fabrieken in andere landen zonder ze te kwantificeren — anders blijft onduidelijk welk kalender je hanteert
Stel jezelf de vraag
Heeft je offerte ergens een formulering waarin je een opgegeven termijn of waarde 'kan' wijzigen, 'tenzij' iets anders, of 'onder voorbehoud van' iets? Schrap die clausules of integreer ze in een aangepast vast cijfer — anders riskeer je niet alleen onregelmatigverklaring maar ook een nulscore op het volledige criterium.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →