Defensie corrigeerde een Excel-fout in de winnende offerte zonder te zeggen welke — en die ene zwijgende asterisk kost de gunning
De Raad van State vernietigt de gunning door Defensie van een raamovereenkomst voor onderhoud aan de militaire zone Florennes omdat de gunningsbeslissing wel vermeldt dat het cijfer T van de winnaar werd 'gerectificeerd' van 107,36 naar 91,34, maar nergens uitlegt welke fout precies werd gecorrigeerd — de uitleg per e-mail achteraf kan dat motiveringsgebrek niet meer goedmaken.
Wat gebeurde er?
Op 30 januari 2019 publiceerde Defensie via de algemene directie Material Resources een aankondiging voor een 'open aanbesteding' voor zeven raamovereenkomsten met prijslijst (één per militaire zone) voor structureel onderhoud aan bestaande gebouwen, gedurende 48 maanden. Het bestek 19IS600 koos prijs als enig gunningscriterium. De vergelijking gebeurde aan de hand van een 'cijfer T', berekend uit 24 percentages die de inschrijvers in een Excel-tabel ('billet d'offre') moesten invullen — die percentages werden vervolgens via een formule met vaste wegingen herrekend. Alleen: in dat Excel-bestand zat een fout. Voor 'Domaine 3' werd de waarde H niet vermenigvuldigd met 2% maar met 20%. Sommige inschrijvers, waaronder Sepleex Industrie, merkten dat zelf op tijdens de voorbereiding en corrigeerden de formule manueel voor ze indienden. De BV Robert et Daniel Samerey deed dat niet en diende in met de foute formule. Voor het te laat was om de openingsdatum nog te verschuiven — dat staat letterlijk in het gunningsverslag: 'avant l'ouverture, une faute dans une formule Excel du billet d'offre a été mentionnée par certains soumissionnaires. Il était trop tard pour corriger cette erreur sans ajourner la date d'ouverture des offres.' Na de opening op 18 maart 2019 herrekende de aankoopofficier alle offertes en 'rectificeerde' de offerte van Samerey op grond van artikel 34 KB plaatsing 2017 (verbetering van louter materiële vergissingen). Het cijfer T van Samerey daalde daardoor van 107,36 naar 91,34 — en dat maakte Samerey plots de regelmatige economisch voordeligste offerte voor lot 4. Op 27 juni 2019 gunde de minister van Defensie het lot aan Samerey. In de gunningsbeslissing zelf staat alleen: 'correction des erreurs arithmétiques et des erreurs purement matérielles' en een asterisk (*) zonder voetnoot bij de cijfers van Samerey. Geen uitleg over wélke fout, geen verwijzing naar de Excel-formule, geen vergelijking origineel/gecorrigeerd. Pas op 31 juli 2019, na een mail van Sepleex' raadsman, schreef Defensie expliciet: 'dans la décision motivée du Lot 4, l'explication du (*) (...) est manquante, ce qui n'est pas le cas dans les décisions motivées similaires des autres lots.' Defensie gaf met andere woorden zélf toe dat de motivering van lot 4 incompleet was — en wees naar de andere zes loten waar de uitleg er wél bij stond. Sepleex stelde een annulatieberoep in. De Raad van State volgt haar tweede middelonderdeel: artikel 4 van de wet van 17 juni 2016 en de motiveringswet van 29 juli 1991 vereisen dat de inschrijvers de gunningsbeslissing kunnen begrijpen 'à la lecture de cet acte', niet via latere e-mails. De stelling van Defensie en Samerey dat Sepleex 'de fout zelf al kende' (ze had de Excel-formule immers eigenhandig gecorrigeerd) wordt expliciet afgewezen: het belang bij het middel ligt in het verlies van de waarborg tegen administratieve willekeur, niet in de feitelijke kennis. Argument over confidentialiteit van de offerte van Samerey gaat ook niet op — voor het uitleggen van een Excel-formulefout zijn geen vertrouwelijke prijsgegevens nodig. Het beroep wordt gegrond verklaard, de gunning vernietigd, Defensie wordt veroordeeld in de kosten.
Waarom doet dit ertoe?
Aankoopdiensten doen dit doorlopend: een rekenfout in een offerte 'rechtzetten' op grond van artikel 34 KB plaatsing en dan in de gunningsbeslissing volstaan met een formule als 'na correctie van rekenfouten en materiële vergissingen'. Dit arrest maakt duidelijk dat dat niet volstaat — zelfs niet als de fout objectief in een Excel-sjabloon van de aanbesteder zelf zit en zelfs niet als de niet-geselecteerde inschrijver de fout zelf al had ontdekt en gecorrigeerd. Wat in de motivering moet staan is wélke fout precies werd gecorrigeerd, in welke offerte, en welk effect dat had op het cijfer waarop de rangschikking is gebaseerd. Een asterisk zonder voetnoot is geen motivering. Latere uitleg per e-mail of in het verweerschrift heelt het gebrek niet — de motivering moet in de bestreden akte zelf staan, op het moment van kennisgeving.
De les
Als je als aanbesteder een offerte corrigeert via artikel 34 KB plaatsing 2017, leg dan in de gunningsbeslissing zelf concreet uit: (1) welke fout, (2) in welke offerte, (3) waarom het kwalificeert als rekenfout of louter materiële vergissing in de zin van artikel 34, en (4) wat het effect is op het rangschikkingscijfer. Vermijd asterisken zonder voetnoot. En als de fout in jouw eigen sjabloon zit en sommige inschrijvers ze al spontaan hebben gecorrigeerd: leg ook uit waarom je niet de aanbesteding hervat hebt of een rectificatie hebt gepubliceerd. Vertrouwelijkheid is geen excuus om over de aard van een Excel-fout te zwijgen.
Te onthouden
- Een rectificatie via artikel 34 KB plaatsing 2017 moet in de gunningsbeslissing zelf gemotiveerd worden — niet via e-mail of verweerschrift achteraf
- De motivering moet specifiek aanduiden welke fout, in welke offerte, en welk effect op het rangschikkingscijfer
- Het belang bij het middel 'ontoereikende motivering' staat los van of de inschrijver de fout zelf al kende — het beschermt de waarborg tegen administratieve willekeur
- Vertrouwelijkheid van de offerte is geen excuus om de aard van een Excel-formulefout in de motivering te verzwijgen
- Een asterisk zonder bijhorende voetnoot is geen motivering
Waarop letten
- Gunningsbeslissingen waar de winnende offerte 'na correctie' plots fors goedkoper of beter scoort, met enkel een formuleerzin als 'correction des erreurs arithmétiques' als uitleg
- Asterisken of sterretjes bij cijfers in het rapport zonder bijhorende voetnoot of toelichting
- Aanbesteders die de uitleg pas geven na een schriftelijke vraag van de niet-gekozen inschrijver — dat is het signaal dat de motivering in de beslissing zelf onvolledig was
- Rekenfouten in een Excel-sjabloon dat door de aanbesteder zelf is opgesteld — het feit dat sommige inschrijvers de fout zelf corrigeerden levert een ongelijk speelveld op
- Verweer dat 'de inschrijver de fout zelf al kende' — dat raakt het belang bij het middel niet
Stel jezelf de vraag
Als je in je gunningsbeslissing schrijft 'na correctie van rekenfouten' of een asterisk plaatst bij een offrecijfer: kan een redelijke lezer enkel op basis van de tekst van de beslissing zelf — zonder e-mailgeschiedenis, zonder verweerschrift — begrijpen welke fout je hebt gecorrigeerd en waarom dat onder artikel 34 KB plaatsing valt? Zo niet: je gunning hangt aan een dunne draad.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →