VITO trekt eigen gunning in twee weken voor UDN-zitting: schorsingsvraag valt weg, maar Mol betaalt de rekening
Na vaststelling van de zitting in het UDN-schorsingsverzoek van bv S. tegen VITO's gunning van haar public-cloud-raamovereenkomst, trekt VITO zijn eigen gunningsbeslissing in — waardoor de vordering zonder voorwerp valt en de Raad van State haar verwerpt, maar VITO wel opdraait voor de kosten van de procedure.
Wat gebeurde er?
Op 26 februari 2024 beslist nv VITO — de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek, gevestigd in Mol — om haar 'raamovereenkomst voor public cloud diensten' te gunnen aan een derde partij (wiens identiteit in het arrest is geanonimiseerd). Om redenen die uit het arrest niet blijken, komt een andere inschrijver — bv S., bijgestaan door advocaten Liesbeth Peeters en Astrid Engelen van het Turnhoutse kantoor — pas op 13 maart 2025 in beroep. Zij vraagt de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid (UDN) van die gunningsbeslissing. De tijdspanne tussen gunning en vordering — ruim een jaar — is opvallend, maar het arrest gaat daar niet op in. Bij beschikking van 18 maart 2025 legt de XIVe kamer (voorzitter Geert Debersaques) de zitting vast op 2 april 2025. Minder dan twee weken later, nog vóór de zitting plaatsvindt, zet VITO een beslissende stap: zij trekt haar eigen gunningsbeslissing in. De bestreden akte bestaat niet meer. Op de zitting van 2 april 2025 verschijnen advocaat Astrid Engelen voor bv S. en advocaat Robin Depoorter (loco Geert Dewachter) voor VITO. Auditeur Lennard Michaux geeft een eensluidend advies. Het debat is kort: waar geen bestuurshandeling meer is, valt er niets meer te schorsen. De vordering heeft geen voorwerp meer en is bijgevolg niet-ontvankelijk. Het arrest van 10 april 2025 bevestigt dat in drie zinnen. De vordering wordt verworpen. Maar — en dit is voor opdrachtgevers de eigenlijke les — VITO wordt verwezen in de kosten van de UDN-procedure: rolrecht van 200 euro en bijdrage van 26 euro. De reden is duidelijk: het is door het handelen van VITO zelf (de intrekking) dat de vordering zonder voorwerp is geworden. Dat VITO dit deed kort na kennisname van de UDN suggereert dat zij de zitting verwachtte te verliezen of de gunning om andere redenen niet wilde verdedigen. De opdracht zal zo goed als zeker opnieuw moeten worden uitgeschreven, of er moet een nieuwe gunningsbeslissing volgen na herevaluatie — maar dat valt buiten dit arrest.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest illustreert een veelvuldig gebruikt scenario: de opdrachtgever ziet een UDN-schorsingsverzoek aankomen, oordeelt dat het dossier niet houdbaar is, en trekt de gunningsbeslissing in om de zitting te vermijden. Voor bid managers is dat een dubbel signaal. Enerzijds: zelfs als u geen 'officiële' winst behaalt op de zitting, kan een goed onderbouwd UDN-verzoek de opdrachtgever dwingen om haar beslissing zelf te heroverwegen. Anderzijds: u wint dan alleen maar tijd — de opdracht is niet uw opdracht geworden, de opdrachtgever zal meestal een nieuwe gunningsbeslissing nemen (al dan niet na een nieuwe evaluatie of een verbeterde motivering). Voor aanbestedende overheden: intrekking is een legitieme strategie om een zwakke zaak niet op zitting te moeten verdedigen, maar u betaalt wel de kosten van de verzoekende partij. Reken vooraf in wat u meer kwijt bent aan procedurekosten versus het risico van een schorsing op zitting.
De les
Als opdrachtgever kunt u een UDN-schorsing vermijden door uw gunningsbeslissing tijdig in te trekken — maar u draagt de kosten van de UDN (rolrecht + bijdrage, en mogelijk een rechtsplegingsvergoeding aan de verzoekende partij). Dat kan een bewuste keuze zijn wanneer het dossier kwetsbaar is. Weeg vooraf af: wat is het risico op zitting (schorsing en reputatieschade) tegenover de kost van een gecontroleerde intrekking? Als inschrijver-verzoekende partij: een intrekking is procedureel een verwerping, maar u houdt toch iets over — de kosten worden gedragen door de opdrachtgever en de gunning aan uw concurrent is van de baan. De opdracht zelf is echter nog niet van u; bereid u voor op een nieuwe gunningsbeslissing of een heruitschrijving.
Te onthouden
- De opdrachtgever kan een UDN-zitting vermijden door de bestreden gunningsbeslissing tijdig in te trekken
- Na intrekking is de vordering 'zonder voorwerp' en bijgevolg niet-ontvankelijk — de Raad van State verwerpt ze in drie zinnen
- Toch wordt de verwerende partij (de opdrachtgever) verwezen in de kosten: rolrecht + bijdrage
- Voor de verzoekende partij: een intrekking is geen 'winst' van de opdracht — enkel een aftocht van de aanvankelijke gunning
- De opdrachtgever zal meestal een nieuwe gunningsbeslissing nemen, eventueel na herevaluatie
Waarop letten
- Een aanbesteder die heel snel na de UDN-vaststelling communiceert over 'nader onderzoek' of 'heroverweging' — vaak voorbode van intrekking
- Als verzoekende partij: blijf scherp ook na een intrekking — de volgende gunningsbeslissing kan u opnieuw treffen en de termijnen beginnen weer te lopen
- Als opdrachtgever: de kosten van een intrekking vallen vaak lager uit dan een verloren zitting met schorsing én reputatieverlies — maar reken het vooraf
- Een UDN tegen een gunning van méér dan een jaar oud — vraag u af wat de redenen van de laattijdigheid zijn en of die impact hebben op de ontvankelijkheid ten gronde
Stel jezelf de vraag
Overweegt u als opdrachtgever een gunningsbeslissing in te trekken na ontvangst van een UDN-verzoek? Reken de kosten: 200 euro rolrecht + 24 à 26 euro bijdrage + eventueel rechtsplegingsvergoeding aan de verzoekende partij. Vergelijk dat met het risico van een schorsing op zitting en de impact op de uitvoeringstermijn. Hebt u als verzoekende partij een UDN ingesteld en trekt de opdrachtgever zijn beslissing in? U wint de kosten, maar niet de opdracht — bereid uw dossier voor op een volgende gunningsronde.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →