Drie offertrondes lang dezelfde fouten niet corrigeren? Dan hoeft de overheid je geen vierde kans te geven
De Raad van State verwerpt de vordering van Sopra Steria en IDEMIA tegen hun uitsluiting uit een opdracht van 80 miljoen euro voor een biometrisch identificatiesysteem voor de politie, omdat zij na drie offertrondes en herhaalde regularisatieverzoeken dezelfde onregelmatigheden bleven herhalen.
Wat gebeurde er?
In december 2020 lanceert de federale politie een mededingingsprocedure met onderhandeling voor een nieuw geautomatiseerd biometrisch identificatiesysteem (ABIS) ter vervanging van het bestaande vingerafdrukkensysteem APFIS. Het gaat om een raamovereenkomst van tien jaar, met een maximale waarde van 80 miljoen euro exclusief btw. Twee consortia dienen een aanvraag tot deelneming in: Sopra Steria Belgium samen met IDEMIA Public Security (de bestaande leverancier van het oude systeem, via onderaanneming van Thales), en Thales DIS France. Wat volgt is een procedure van bijna vijf jaar. In februari 2023 dienen beide partijen een eerste offerte in. Die worden geanalyseerd, er volgen demo's, clarificatievragen, regularisatieverzoeken en onderhandelingen. In juli 2024 komt een tweede offerte. Opnieuw worden onregelmatigheden vastgesteld bij Sopra/IDEMIA, opnieuw krijgen ze de kans om te regulariseren. In maart 2025 dienen beide partijen een derde offerte in — de 'laatste tussentijdse offerte'. De aanbestedende overheid constateert dat de offerte van Sopra/IDEMIA na drie rondes nog steeds dezelfde onregelmatigheden bevat. Minstens zes technico-functionele specificaties zijn niet nageleefd, ondanks herhaalde verzoeken om correctie. De offerte van Thales wordt wél regelmatig bevonden. Thales wordt vervolgens uitgenodigd om een financieel BAFO (Best And Final Offer) in te dienen — eerst op 1 oktober, dan nogmaals op 28 november 2025. Op 22 december 2025 beslist de minister: de offerte van Sopra/IDEMIA is nietig wegens substantiële onregelmatigheden; de opdracht gaat naar Thales. Sopra/IDEMIA vordert schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid en voert vier middelen aan. Het vierde middel — het meest uitgewerkte — valt uiteen in vier onderdelen. Ze stellen dat (1) de onregelmatigheden pas na de onderhandelingen en benchmark hadden mogen worden beoordeeld, (2) zes van de zestien 'onregelmatigheden' eigenlijk gunningscriteria betreffen en geen regelmatigheidseisen, (3) de beslissing onvoldoende motiveert waarom de onregelmatigheden 'substantieel' zijn, en (4) de individuele onregelmatigheden feitelijk en juridisch niet kloppen. De Raad van State analyseert de structuur van het bestek grondig. De technico-functionele specificaties in bijlage G/02 gebruiken een kleurcodesysteem: oranje = substantiële eis (niet-naleving is automatisch een substantiële onregelmatigheid), grijs = belangrijke eis (niet-naleving is een niet-substantiële onregelmatigheid, maar kan bij cumulatie substantieel worden), groen = niet vereist voor regelmatigheid (alleen relevant voor de puntentoekenning). De zestien vastgestelde onregelmatigheden betreffen specificaties gemarkeerd als grijs of zonder kleurcode — geen enkele is oranje. De Raad oordeelt dat ook voor grijze of ongemarkeerde specificaties een substantiële onregelmatigheid kan worden vastgesteld, als die voldoet aan de definitie van artikel 76, §1, derde lid KB 2017: een discriminerend voordeel, verstoring van de mededinging, onmogelijkheid om de offerte te beoordelen of te vergelijken, of een onzeker engagement. Zes van de zestien onregelmatigheden (nrs. 3, 5, 6, 8, 9, 10) volstaan om de uitsluiting te rechtvaardigen. Bijzonder pijnlijk voor Sopra/IDEMIA: bij onregelmatigheid nr. 3 hadden ze twee keer een regularisatieverzoek gekregen over de 'migratieverantwoordelijkhedenmatrix'. Ze gaven schriftelijk akkoord. Maar in hun derde offerte stond een volledig herschreven tabel die opnieuw dezelfde verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever legde — nu met de vermelding 'à titre indicatif'. De Raad veegt dat van tafel. Over de andere middelen: het taalargument (sommige bestekbijlagen alleen in het Nederlands of Engels) wordt verworpen omdat niet is aangetoond dat die bijlagen verband houden met de vastgestelde onregelmatigheden. Het argument dat Sopra/IDEMIA nog een BAFO had moeten mogen indienen wordt eveneens verworpen: de eerdere brieven die een BAFO in het vooruitzicht stelden, waren geschreven vóór de tweede offerte en zijn niet te lezen als een onvoorwaardelijke toezegging. De ongelijke behandeling (Thales kreeg wél een BAFO) is gerechtvaardigd door het verschil in situatie: de ene offerte was regelmatig, de andere niet.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest is een masterclass in hoe een complexe onderhandelingsprocedure over meerdere jaren kan ontsporen. Het toont aan dat de aanbestedende overheid geduldig kan zijn — drie offertrondes, herhaalde regularisatieverzoeken — maar dat dat geduld eindig is. Wie na herhaalde waarschuwingen dezelfde fouten blijft maken, verliest het recht om te klagen dat hij geen vierde kans krijgt. Het arrest verduidelijkt ook de werking van kleurcodesystemen in bestekken: zelfs als een specificatie niet als 'substantieel' is gemarkeerd, kan niet-naleving toch een substantiële onregelmatigheid opleveren.
De les
Als je in een onderhandelingsprocedure een regularisatieverzoek krijgt: neem het bloedserieus. Geef niet alleen schriftelijk akkoord, maar controleer minutieus of je volgende offerte daadwerkelijk alle gevraagde aanpassingen integreert. Een tabel die 'à titre indicatif' is, is nog steeds onderdeel van je offerte. En als je dezelfde fout drie keer maakt, zal de Raad van State weinig sympathie tonen voor je argument dat je nog een kans verdient.
Te onthouden
- In een onderhandelingsprocedure mag de aanbestedende overheid een offerte nietig verklaren na de derde ronde als dezelfde onregelmatigheden blijven terugkomen, ondanks herhaalde regularisatieverzoeken
- Een kleurcodesysteem in het bestek (oranje/grijs/groen) schept een vermoeden, maar sluit niet uit dat niet-naleving van een 'grijze' eis toch als substantieel wordt beoordeeld
- Een tabel 'à titre indicatif' in je offerte is geen vrijgeleide — ze maakt deel uit van je engagement en mag niet afwijken van de bestekeisen
- Thales kreeg wél een BAFO omdat hun offerte regelmatig was. Ongelijke behandeling is gerechtvaardigd als de situaties objectief verschillen
- Een BAFO-toezegging uit een eerdere brief is geen onvoorwaardelijk recht als je offerte substantieel onregelmatig blijkt
Waarop letten
- Je geeft schriftelijk akkoord op een regularisatieverzoek maar je volgende offerte integreert de correctie niet volledig — dat is dodelijk
- Je concurrent krijgt een BAFO-uitnodiging en jij niet — check of het verschil te verklaren is door de regelmatigheid van de offerte
- Het bestek markeert specificaties als 'niet automatisch een uitsluitingsgrond' — dat betekent niet dat er geen onregelmatigheid kan worden vastgesteld
Stel jezelf de vraag
Na een regularisatieverzoek: heb je een checklist gemaakt van elk gevraagd punt en per punt geverifieerd dat je nieuwe offerte de correctie effectief bevat? Staat er ergens in je offerte een tabel of passage die afwijkt van wat je eerder hebt toegezegd — ook als die 'indicatief' is?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →