Verkeerd account op e-Procurement? Als de hele aanvraag duidelijk maakt wie de kandidaat is, mag de aanbesteder niet blind blijven
De Raad van State schorst de niet-selectie van een kandidaat die haar aanvraag tot deelneming had opgeladen via het e-Procurement-account van een zusterbedrijf, omdat uit het geheel van de ingediende documenten en de verstrekte verduidelijking ondubbelzinnig bleek wie de echte kandidaat was.
Wat gebeurde er?
De Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen schrijft een mededingingsprocedure met onderhandeling uit voor een raamovereenkomst voor een studenteninformatiesysteem, met een looptijd van maximaal twaalf jaar. Het is een gezamenlijke opdracht namens acht Vlaamse hogescholen. Vijf kandidaten dienen een aanvraag tot deelneming in. Bij de administratieve controle stelt de hogeschool vast dat de aanvraag van één kandidaat vol tegenstrijdigheden zit over de identiteit van de inschrijver. Het UEA vermeldt de bv P. als leider van een combinatie met de bv E. Het e-Procurement-platform vermeldt echter de bv E. als indiener — de bv P. was op dat moment nog niet geregistreerd op het platform. Het deelnameformulier noemt de bv P. als kandidaat-vennootschap, maar dezelfde gevolmachtigde is ook ingevuld onder de rubriek 'natuurlijk persoon'. En de bv E. duikt op in drie verschillende rollen: als platformgebruiker, als lid van een combinatie, én als onderaannemer. De hogeschool vraagt verduidelijking op basis van artikel 66, §3, van de wet van 17 juni 2016. De managing director van beide vennootschappen — die deel uitmaken van dezelfde groep — antwoordt helder: de bv P. is de hoofdaannemer, de bv E. is onderaannemer voor één deelcomponent, en het gebruik van het account van de bv E. was een technische noodgreep omdat de bv P. nog niet op het platform stond. De hogeschool vindt die verduidelijking onvoldoende. Het selectieverslag oordeelt dat de aanvraag tot deelneming feitelijk is ingediend door een andere rechtspersoon dan de beoogde kandidaat, dat dit een essentieel element betreft dat niet kan worden geregulariseerd, en dat de bv E. — en daarmee ook de bv P. — niet wordt geselecteerd. De Raad van State schorst die beslissing. De redenering: de hogeschool heeft zelf om verduidelijking gevraagd, maar vervolgens de inhoud van die verduidelijking niet zorgvuldig beoordeeld. Het voorblad van de aanvraag vermeldt de bv P. Het deelnameformulier vermeldt de bv P. De inleiding identificeert de bv P. als hoofdaannemer en de bv E. als onderaannemer. Er zijn twee UEA's bijgevoegd — dat van de bv E. vermeldt uitdrukkelijk dat zij onderaannemer is. De verduidelijkingsbrief bevestigt dit alles. De beoordeling dat er na die verduidelijking nog 'ernstige onduidelijkheid' bestond over de identiteit van de kandidaat, gaat volgens de Raad de grenzen van een zorgvuldige beoordeling te buiten. De verduidelijking spoort met het geheel van de aanvraag tot deelneming. De hogeschool maakt niet aannemelijk dat het aanvaarden van die verduidelijking de gelijkheid onder de kandidaten in het gedrang zou brengen of zou neerkomen op het toelaten van een laattijdige nieuwe aanvraag.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest is een belangrijke correctie op de neiging van aanbesteders om formele discrepanties in elektronische indieningen gelijk te stellen met materiële onregelmatigheden. Het e-Procurement-platform genereert automatisch gegevens op basis van het account waarmee wordt ingelogd — maar die automatische gegevens zijn niet per definitie bepalend voor de identiteit van de kandidaat. Als het geheel van de ingediende documenten een coherent beeld geeft, en de verduidelijking dat beeld bevestigt, mag de aanbesteder niet vasthouden aan de platformgegevens als doorslaggevend.
De les
Als je een aanvraag tot deelneming indient, zorg er dan voor dat het account op e-Procurement overeenkomt met de entiteit die kandidaat is. Maar als het al is misgegaan: weet dat een verduidelijking op basis van artikel 66, §3, kans van slagen heeft als het geheel van je documenten — voorblad, deelnameformulier, UEA, inleiding — coherent dezelfde kandidaat identificeert. De aanbesteder die om verduidelijking vraagt, moet die verduidelijking ook daadwerkelijk in aanmerking nemen.
Te onthouden
- Het e-Procurement-account waarmee een aanvraag wordt opgeladen is niet automatisch bepalend voor de identiteit van de kandidaat — het geheel van de documenten telt
- Een aanbesteder die om verduidelijking vraagt op basis van artikel 66, §3, moet de inhoud van die verduidelijking ook zorgvuldig beoordelen
- Een verduidelijking die spoort met het geheel van de aanvraag tot deelneming is geen laattijdige nieuwe aanvraag en schendt het gelijkheidsbeginsel niet
- De Esaprojekt-rechtspraak van het Hof van Justitie over identiteitswijzigingen gaat over offertes, niet over aanvragen tot deelneming — en is niet zonder meer toepasbaar als de verduidelijking bevestigt wat al in de documenten stond
Waarop letten
- Je zusterbedrijf of moederbedrijf heeft een e-Procurement-account maar jij niet — als je via hun account oplaadt, creëer je een discrepantie die tot uitsluiting kan leiden
- De aanbesteder vraagt verduidelijking maar neemt je antwoord niet in aanmerking — dat kan een zorgvuldigheidsfout zijn
- Het automatisch gegenereerde proces-verbaal van opening vermeldt het account, niet de kandidaat — dat onderscheid is juridisch relevant
Stel jezelf de vraag
Is het account waarmee je de aanvraag tot deelneming oplaadt op e-Procurement geregistreerd op naam van de entiteit die kandidaat is? Als dat niet het geval is: staat in elk document van je aanvraag — voorblad, deelnameformulier, UEA — ondubbelzinnig wie de kandidaat is en wie de onderaannemer?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →