Een offerte die inhoudelijk sterk is maar formeel niet in orde, kan worden uitgesloten nog vóór de inhoudelijke beoordeling begint. Onregelmatigheden — van ontbrekende handtekeningen tot afwijkende prijsopgaven — zijn een van de meest voorkomende redenen waarom inschrijvers een opdracht mislopen. Het verschil tussen een substantiële en een niet-substantiële onregelmatigheid bepaalt of de fout fataal is of kan worden rechtgezet.
Wat is een onregelmatigheid?
Een onregelmatigheid is elke afwijking in de offerte ten opzichte van de eisen van het bestek, de aankondiging of de wet. Het KB Plaatsing van 18 april 2017 (artikelen 76 en 82) maakt een onderscheid tussen twee categorieën.
Substantiële onregelmatigheden
Een substantiële onregelmatigheid is een gebrek dat:
- de gelijke behandeling van de inschrijvers aantast,
- het voorwerp van de opdracht wijzigt,
- de beoordeling van de offerte onmogelijk maakt, of
- de mededinging vervalst.
Substantiële onregelmatigheden leiden verplicht tot de nietigheid van de offerte. De aanbesteder heeft hier geen beoordelingsmarge — een offerte met een substantiële onregelmatigheid moet worden uitgesloten.
Voorbeelden:
- Het niet respecteren van de indieningstermijn. Te laat is te laat — het systeem blokkeert de indiening automatisch.
- Een voorbehoud bij essentiële besteksvoorwaarden. Als je een contractuele voorwaarde niet accepteert, wijzig je het voorwerp van de opdracht.
- Het ontbreken van een prijs voor een post die in het bestek als substantieel is aangeduid. Een onvolledig prijsvoorstel maakt vergelijking onmogelijk.
- Het indienen in de verkeerde taal. Als het bestek Nederlands voorschrijft, is een offerte in het Frans nietig.
- Een ondertekeningsgebrek wanneer de ondertekenaar niet bevoegd is én dat gebrek niet tijdig wordt rechtgezet.
Niet-substantiële onregelmatigheden
Een niet-substantiële onregelmatigheid is een gebrek dat de mededinging niet vervalst en de beoordeling niet onmogelijk maakt. De aanbesteder kan de offerte in dit geval behouden, eventueel met een verzoek tot verduidelijking of aanvulling.
Voorbeelden:
- Een ontbrekende bijlage die niet essentieel is voor de beoordeling.
- Een rekenfout in de prijsopgave (eenheidsprijs × hoeveelheid) — de aanbesteder past de totaalprijs aan op basis van de eenheidsprijs.
- Een vormfout in de ondertekening die kan worden rechtgezet.
- Een onvolledige verklaring die kan worden aangevuld zonder de inhoud van de offerte te wijzigen.
De bevoegdheid om te vragen naar verduidelijking
Artikel 76, §2 van het KB Plaatsing staat de aanbesteder toe om inschrijvers te vragen hun offerte te verduidelijken of aan te vullen. Dit is echter geen verplichting — de aanbesteder heeft een discretionaire bevoegdheid.
Grenzen van de verduidelijking
Het recht om verduidelijking te vragen heeft duidelijke grenzen:
- De verduidelijking mag de offerte niet materieel wijzigen. Je mag een ontbrekend document aanvullen, maar niet een nieuwe prijs opgeven.
- De verduidelijking mag niet leiden tot een nieuwe offerte in feite.
- De aanbesteder moet alle inschrijvers gelijk behandelen. Als hij aan de ene inschrijver de kans geeft om een document aan te vullen, moet hij dat in vergelijkbare gevallen ook aan anderen doen.
Veelgemaakte fouten en hoe ze te vermijden
Prijsgerelateerde onregelmatigheden
Niet-ingevulde posten in de samenvattende opmeting. Bij overheidsopdrachten voor werken is de samenvattende opmeting bindend. Een lege post wordt doorgaans geacht in andere posten te zijn opgenomen — maar als het bestek dit anders regelt, kan het leiden tot uitsluiting.
Materiële rekenfouten. Bij een verschil tussen de eenheidsprijs en de totaalprijs geldt in principe de eenheidsprijs. Bij een verschil tussen het bedrag in cijfers en in letters geldt het bedrag in letters. Maar deze regels gelden alleen als het bestek niet anders bepaalt.
Abnormaal lage prijs. Als de aangeboden prijs abnormaal laag lijkt, moet de aanbesteder de inschrijver om een verantwoording vragen voordat hij de offerte kan uitsluiten. De inschrijver krijgt de kans om aan te tonen dat zijn prijs realistisch is.
Vormgerelateerde onregelmatigheden
Ondertekening. De offerte moet worden ondertekend door een persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden. Als de ondertekenaar niet in het handelsregister staat als bestuurder, moet een volmacht worden bijgevoegd.
Elektronische indiening. Bij e-Tendering moet het juiste bestandsformaat worden gebruikt. Een beschadigd bestand of een bestand dat niet geopend kan worden, is een onregelmatigheid.
Taal. De offerte moet in de taal van het bestek worden opgesteld. Bij tweetalige procedures gelden specifieke regels over welke documenten in welke taal moeten zijn.
Inhoudelijke onregelmatigheden
Afwijking van technische specificaties. Als het bestek een specifiek product of een norm voorschrijft en de inschrijver een alternatief aanbiedt zonder dat het bestek varianten toelaat, is dat een substantiële onregelmatigheid.
Voorbehouden. Elke clausule in de offerte die afwijkt van de contractvoorwaarden in het bestek is een voorbehoud. Kleine nuances worden soms getolereerd — fundamentele voorbehouden nooit.
Ontbrekende referenties of certificaten. Als het bestek specifieke referenties of certificaten als selectiecriterium vereist en deze ontbreken, kan de offerte worden uitgesloten. Maar als het gaat om bewijsstukken die ook na indiening kunnen worden aangevuld (zoals het ESPD), is het gebrek mogelijk herstelbaar.
De compliance-checklist
Ervaren bid managers werken met een compliance-matrix die punt voor punt de besteksvereisten aftoetst aan de offerte. Een minimale checklist bevat:
- Zijn alle gevraagde documenten bijgevoegd (ESPD, referentielijst, technische fiche, prijsinventaris)?
- Is de offerte ondertekend door een bevoegd persoon met bijgevoegde volmacht indien nodig?
- Zijn alle posten in de prijsinventaris ingevuld?
- Zijn de rekenkundige bewerkingen correct (eenheidsprijs × hoeveelheid = totaal)?
- Is de offerte in de juiste taal opgesteld?
- Zijn alle gevraagde certificaten en attesten actueel?
- Zijn eventuele varianten alleen ingediend als het bestek dit toelaat?
- Is de offerte vóór de deadline ingediend op e-Tendering?