Een bestek intrekken zonder duidelijke kennisgeving kost je 1.500 euro — ook als de Raad de vordering 'zonder voorwerp' verklaart
De Raad van State stelt vast dat een UDN-vordering tegen een opstartbesluit van de gemeente Dilbeek zonder voorwerp is omdat de gemeente het besluit tien dagen vóór de vordering al had ingetrokken — maar veroordeelt Dilbeek toch in de kosten van 1.500 euro omdat zij die intrekking nooit duidelijk aan de inschrijvers had meegedeeld.
Wat gebeurde er?
Op 24 april 2017 schrijft het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Dilbeek een voorbehouden overheidsopdracht uit voor de huis-aan-huis inzameling van textiel 2017-2018, via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. De opdracht is op grond van artikel 22, §2 van de wet van 15 juni 2006 voorbehouden aan sociale werkplaatsen en bedrijven met sociale en beroepsmatige integratie — wat klassieke commerciële textielinzamelaars uitsluit. Vier van die bedrijven — BVBA Vlaams Inzamel Centrum Textiel (VICT), NV Curitas, NV Recutex en BVBA Victrans — stappen op 18 mei 2017 gezamenlijk in UDN naar de Raad van State om zowel het opstartbesluit als het bestek geschorst te krijgen. Wat ze niet weten: tien dagen vóór hun vordering, op 8 mei 2017, heeft de gemeente het besluit van 24 april al ingetrokken. Maar dat heeft ze nergens duidelijk meegedeeld. De gemeente houdt — blijkens de feiten zoals door de verzoekers aangevoerd en bij gebrek aan administratief dossier als bewezen geacht onder artikel 21, derde lid van de gecoördineerde wetten op de Raad van State — tot in haar laatste e-mail aan de inschrijvers van 16 mei 2017 onzekerheid in stand over of er nu een formeel intrekkingsbesluit is of niet. Pas met een aangetekend schrijven van 26 mei 2017 — acht dagen nà de vordering — bezorgt Dilbeek de Raad van State het intrekkingsbesluit van 8 mei. Het auditoraat moet bovendien het oorspronkelijke besluit van 24 april zelf opvragen, en krijgt het pas op 31 mei 2017 — vijf dagen vóór de zitting. Op de zitting van 6 juni 2017 om 10.00 uur verschijnt de gemeente niet en is zij ook niet vertegenwoordigd. Op grond van artikel 4, vierde lid van het KB van 5 december 1991 wordt zij dan geacht in te stemmen met de vordering. Kamervoorzitter Dierk Verbiest stelt vast: nu de bestreden beslissing op 8 mei 2017 al was ingetrokken, is de vordering zonder voorwerp, of minstens blijkt geen actueel belang meer. Formeel verwerpt de Raad de vordering. Maar dan komt de rekening. De Raad: 'Gelet op het feit dat de verwerende partij de bestreden beslissing blijkt te hebben ingetrokken en daarover niet tijdig aan de verzoekende partijen duidelijk en ondubbelzinnig bericht heeft gegeven, is het passend om de kosten van het geding, in de eerste plaats de rolrechten van 800 euro, ten laste van de verwerende partij te leggen.' De vier inschrijvers worden, ondanks de formele verwerping, beschouwd als de 'in het gelijk gestelde partijen' in de zin van artikel 30/1, §1 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State, en krijgen ook een rechtsplegingsvergoeding van 700 euro toegekend. Dilbeek draagt dus 1.500 euro in totaal. Wel preciseert de Raad, met verwijzing naar het arrest nr. 233.611 van 26 januari 2016 van de algemene vergadering: de rechtsplegingsvergoeding wordt slechts één keer toegekend, niet per verzoekende partij. Vier verzoekers, één geschil, één vergoeding.
Waarom doet dit ertoe?
Voor aanbestedende overheden: een opstart- of bestekbesluit intrekken is geen zachte landing als je de inschrijvers in het ongewisse laat. Wie naar de Raad van State stapt op basis van een procedure die intussen is ingetrokken zonder dat hij dat kon weten, mag geen procedurele kosten betalen — die kosten worden integraal doorgeschoven naar de aanbestedende overheid, hoe formeel zij ook 'wint' op grond van zonder voorwerp. Voor inschrijvers die UDN-vorderingen overwegen: vage signalen van de aanbesteder ('we zijn aan het herzien', 'we komen erop terug', 'wachten op intern advies') zijn geen reden om je vordering in te slikken. Zolang het bestreden besluit niet officieel en aantoonbaar is ingetrokken, blijft je belang bij de vordering actueel — en als achteraf blijkt dat de aanbesteder al wél had ingetrokken zonder je dat te zeggen, draait hij op voor je rolrecht en rechtsplegingsvergoeding. Voor advocaten die UDN-vorderingen voeren namens meerdere inschrijvers samen: één rechtsplegingsvergoeding wordt toegekend, niet één per cliënt — verdeel die intern op basis van werkverdeling.
De les
Als aanbestedende overheid: trek je een opstart-, bestek- of gunningsbesluit in, stuur dan binnen de week een aangetekend schrijven aan elke gekende belanghebbende inschrijver met (a) het intrekkingsbesluit zelf, (b) de datum waarop het is genomen, en (c) de gevolgen ervan voor de procedure. Een vage e-mail of stilzwijgen kost je in een UDN minstens 1.500 euro. Als inschrijver: vraag bij elke twijfel formeel — per aangetekend schrijven of geregistreerde e-mail — om de status van de procedure en bewaar die correspondentie. Als je vervolgens UDN start tegen een ondertussen ingetrokken besluit, bescherm je zo je recht op kostenrecuperatie via artikel 30/1.
Te onthouden
- Een aanbestedingsbesluit intrekken zonder duidelijke schriftelijke kennisgeving aan de gekende inschrijvers leidt tot kostenveroordeling van de aanbestedende overheid, ook al wordt de UDN-vordering formeel verworpen wegens zonder voorwerp
- Niet verschijnen op een UDN-zitting zonder een administratief dossier neer te leggen, betekent dat (i) de feiten van de verzoekers als bewezen gelden onder art. 21, derde lid Gec. wetten Raad van State en (ii) de aanbesteder geacht wordt in te stemmen met de vordering onder art. 4, vierde lid KB 5/12/1991
- Bij een gezamenlijke UDN-vordering van meerdere inschrijvers tegen dezelfde beslissing wordt slechts één rechtsplegingsvergoeding toegekend — bevestigd door arrest nr. 233.611 van 26 januari 2016 van de algemene vergadering
- Voorbehouden overheidsopdrachten onder art. 22, §2 Wet 15/06/2006 (vandaag art. 15 Wet 17/06/2016) sluiten klassieke commerciële spelers uit; wie zo'n procedure aanvecht en de aanbesteder trekt nadien stilzwijgend in, krijgt zijn kosten alsnog terug
- Een 'in het gelijk gestelde partij' is niet wie formeel wint, maar wie materieel het door hem gevorderde resultaat bekomt — hier de feitelijke verdwijning van het bestreden besluit
Waarop letten
- Een aanbesteder die mondeling laat weten dat 'er iets gaat veranderen' maar geen formeel intrekkingsbesluit op papier zet — dat is een waarschuwingssignaal voor procedurele rekkingstactiek
- Een procedure die ineens stilvalt zonder formele communicatie — vraag in dat geval per aangetekend schrijven om opheldering en bewaar die correspondentie als bewijs voor je belang
- Een aanbesteder die niet verschijnt op een UDN-zitting en geen administratief dossier neerlegt — dat speelt sterk in het voordeel van de verzoeker
- Een 'voorbehouden' overheidsopdracht die plotseling wordt ingetrokken zonder uitleg — vaak teken dat de voorbehouden status juridisch niet houdbaar bleek
Stel jezelf de vraag
Als de aanbesteder mondeling, in een vergadering of via een vage e-mail aangeeft dat hij 'overweegt te intrekken', 'binnenkort iets laat horen' of 'het dossier intern bekijkt': heb je een schriftelijk intrekkingsbesluit met datum, of zit je nog in onzekerheid? In het tweede geval blijft je UDN ontvankelijk, en draait de aanbesteder bij eventuele intrekking op voor je kosten.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →