Een minnelijke regeling tijdens een toegang-tot-documenten-procedure: wederzijdse afstand van rechtsplegingsvergoeding kan, maar 200 euro indieningskosten blijft voor wie afstand doet
De Raad van State noteert de afstand van Energys nadat zij met de gemeente Habay-la-Neuve een minnelijke regeling bereikte over haar weigering om bestekdocumenten van een biomassa-warmtenetopdracht te communiceren — wederzijdse afstand van rechtsplegingsvergoeding wordt aanvaard, maar de 200 euro indieningskosten blijven voor de afstand-doende partij.
Wat gebeurde er?
De gemeente Habay-la-Neuve schreef een opdracht uit voor het ontwerp, de bouw en het onderhoud van een gecentraliseerde biomassaketel met warmtenet — een 'marché public de conception-réalisation – maintenance d'une chaufferie centralisée biomasse avec réseau de chaleur'. Energys NV, een Luikse vennootschap actief in energieprojecten, vroeg toegang tot de opdrachtdocumenten. De gemeente weigerde tweemaal: op 3 augustus 2017 en opnieuw op 22 augustus 2017. Op 4 september 2017 trok Energys naar de Raad van State met een verzoekschrift tot vernietiging van die twee weigeringsbeslissingen. De gemeente diende een memorie van antwoord in. Eerste auditeur Christian Amelynck stelde een verslag op. Dan deed zich iets ongebruikelijks voor. Op 26 januari 2018 stuurde de raadsman van Energys een brief naar de Raad: zijn cliënte deed afstand van haar beroep. Het was geen eenzijdige terugtrekking — uit een beraadslaging van het schepencollege van Habay-la-Neuve van 8 januari 2018 bleek dat tussen partijen een akkoord was bereikt met als kernbeding een 'wederzijdse afstand van proceskosten' ('renonciation réciproque aux dépens de la procédure'). De zaak kwam toch nog op de zitting van 24 april 2018. De gemeente vroeg in haar memorie van antwoord nog steeds een rechtsplegingsvergoeding van 700 euro. De Raad redeneerde: door de afstand wordt de gemeente formeel beschouwd als de partij 'die in het gelijk is gesteld' in de zin van artikel 30/1 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State. Maar omdat de gemeente zélf in haar collegebeslissing van 8 januari 2018 had ingestemd met een wederzijdse afstand van proceskosten, kan zij die rechtsplegingsvergoeding nu niet meer vorderen. Geen 700 euro dus. Wel verschuldigd: de 'dépens d'introduction' — de indieningskosten van het verzoekschrift, hier begroot op 200 euro. Die blijven, ondanks de minnelijke regeling, voor rekening van de partij die afstand doet (Energys).
Waarom doet dit ertoe?
Voor inschrijvers en derden die procederen om toegang tot bestekdocumenten — bijvoorbeeld na een gunningsbeslissing of tijdens een transparantiediscussie — leert dit arrest hoe een minnelijke regeling procedureel verloopt voor de Raad van State. De wederzijdse afstand van proceskosten is een geldig en bindend element van een buitengerechtelijke schikking, maar moet correct worden gedocumenteerd: hier hielp het dat het schepencollege een formele beraadslaging had genomen waarin het akkoord werd vastgelegd. Zonder zo'n bewijs zou de Raad de standaard rechtsplegingsvergoeding hebben toegekend. Voor aanbestedende diensten die overwegen tijdens een procedure tot een minnelijke regeling te komen: pas op met de bewoordingen. Een 'wederzijdse afstand van proceskosten' zoals hier (renonciation réciproque) verhindert u nadien om alsnog een rechtsplegingsvergoeding te vragen voor de Raad. Wilt u die mogelijkheid behouden, dan moet u dat uitdrukkelijk uitsluiten in het akkoord. Wil u een echte minnelijke regeling, dan is de wederzijdse afstand de cleane oplossing. Wat blijft toch voor rekening van de partij die afstand doet, ongeacht de minnelijke regeling: de 'dépens d'introduction'. In dit dossier 200 euro. Dat is een wettelijk geregeld bedrag dat samenhangt met het indienen van een verzoekschrift en dat niet door een onderlinge regeling kan worden uitgewist. Reken daar dus mee bij het opstellen van uw schikking — de afstand-doende partij moet dat inplannen. De inhoudelijke vraag in dit dossier — mocht de gemeente de toegang tot de opdrachtdocumenten weigeren? — is hier niet beslecht. Het arrest geeft daarover geen rechtspraak. Wie soortgelijke vragen heeft, moet andere arresten over openbaarheid van bestuur en transparantie in overheidsopdrachten consulteren.
De les
Wanneer u tijdens een Raad-van-State-procedure een minnelijke regeling bereikt, leg het akkoord schriftelijk vast — bij voorkeur via een formele beraadslaging als de partij een overheid is. De clausule 'wederzijdse afstand van proceskosten' is geldig en bindend, maar wis er niet de standaard 'dépens d'introduction' (200 euro) mee uit: die blijft hoe dan ook voor de afstand-doende partij. Wilt u nadien alsnog een rechtsplegingsvergoeding kunnen vragen, sluit dat dan uitdrukkelijk uit in de bewoordingen van het akkoord.
Te onthouden
- Een afstand bij de Raad van State is mogelijk maar bevriest niet automatisch alle proceskosten — de partij die afstand doet, blijft de indieningskosten ('dépens d'introduction', hier 200 euro) verschuldigd.
- Een minnelijke regeling met 'wederzijdse afstand van proceskosten' wist de rechtsplegingsvergoeding uit, op voorwaarde dat het akkoord door beide partijen formeel is vastgelegd (collegebeslissing voor een overheid).
- Zonder formele beraadslaging die het akkoord bekrachtigt, zou de Raad de standaard rechtsplegingsvergoeding (700 euro in annulatie) toch toekennen aan de partij die procedureel als 'in het gelijk gesteld' wordt beschouwd.
- Een afstand maakt de tegenpartij automatisch tot 'partij die in het gelijk is gesteld' in de zin van artikel 30/1 van de gecoördineerde wetten — denk daaraan voor u afstand doet zonder akkoord.
Waarop letten
- Een minnelijke regeling waarin alleen 'afstand van procedure' staat zonder duidelijkheid over de proceskosten — onnodig risico op een rechtsplegingsvergoeding van 700 euro of meer.
- Een afstand van een verzoekschrift zonder voorafgaande schriftelijke regeling met de tegenpartij — u staat dan procedureel als verliezer en draagt zowel de dépens d'introduction als (mogelijk) de rechtsplegingsvergoeding.
- Bij een gemeente of andere overheid: of er een formele collegebeslissing of raadsbeslissing is over de afstand van proceskosten — zonder dat document zal de Raad de afstand niet als bindend voor de overheid beschouwen.
- De 'dépens d'introduction' van ~200 euro blijven hoe dan ook verschuldigd door de afstand-doende partij — dat is geen onderhandelbaar bedrag.
Stel jezelf de vraag
U overweegt een minnelijke regeling met de tegenpartij van een Raad-van-State-procedure. Heeft u (1) het akkoord schriftelijk vastgelegd in formele bewoordingen (collegebeslissing voor overheden), (2) duidelijk gemaakt of de wederzijdse afstand van proceskosten ook de rechtsplegingsvergoeding dekt, en (3) ingerekend dat de 'dépens d'introduction' (~200 euro) voor de afstand-doende partij blijft?
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →