Twijfelde je over een bestekclausule? Vraag verduidelijking tijdens de procedure — anders is het te laat
De Raad van State verwerpt de UDN tegen de gunning van de digitalisering van de registers van de burgerlijke stand van Verviers aan Vanden Broele omdat ADM Village pas na verlies klaagde over 'onbegrijpelijke' bestekvoorwaarden, terwijl ze tijdens de procedure nooit verduidelijking had gevraagd en in haar antwoord op een vraag van de aanbesteder zelf had aangetoond dat ze de eisen wel begrepen — alleen vond ze haar eigen interpretatie meer 'plus-value' bieden.
Wat gebeurde er?
De stad Verviers schreef een opdracht uit voor het inscannen, indexeren en individualiseren van de registers van de burgerlijke stand en de migratie van die akten naar de federale Banque de données d'Actes de l'État Civil (BAEC). De geraamde waarde lag op 830.000 € exclusief btw. Het bestek beschreef drie luiken: numerisering, indexering, en migratie naar de BAEC. Bij dat derde luik stond expliciet: 'l'adjudicataire veillera ensuite à migrer l'entièreté des actes consolidés vers la Banque de Données d'Actes de l'État civil selon les principes évoqués par l'ASA'. Het bestek vermeldde dat het indexeringsformaat opgelegd was door CIVADIS — de eigenaar van de software 'SAPHIR' die Verviers gebruikt — maar legde CIVADIS niet op als verplichte onderaannemer voor de migratie. Vier inschrijvers dienden een offerte in. ADM Village zat met 271.128,58 € (btw incl.) een stuk onder Vanden Broele (391.798 €). Op het prijscriterium scoorde ADM Village dus hoog. Op het kwaliteitscriterium 'kwaliteit van de dienstverlening en continuïteit' (20 punten) kreeg ADM Village echter slechts 5 punten, omdat het derde luik — de migratie naar de BAEC — in haar offerte niet werd uitgewerkt. ADM Village had geantwoord op een vraag van de aanbesteder dat zij voor het derde luik geen 'plus-value' zag in haar tussenkomst en dat CIVADIS dat zelf zou doen. Eindrangschikking: Vanden Broele 83,32 %, ADM Village 77,56 %. ADM Village trok in UDN naar de Raad van State en voerde aan dat de bestekclausules over de migratie 'onbegrijpelijk' en 'tegenstrijdig' waren — dat de inschrijvers volgens de bestekclausules zelf moesten migreren én tegelijk niet zelf konden migreren want enkel CIVADIS heeft toegang tot SAPHIR. De Raad van State verwerpt het middel met een dubbele vaststelling. Eerste vaststelling: de bestekclausules III.8 en III.9 vermelden ondubbelzinnig dat de migratie tot de taken van de opdrachtnemer behoort. Het feit dat ADM Village zelf vond dat haar tussenkomst geen meerwaarde bracht, betekent niet dat de clausule onbegrijpelijk was — het betekent dat zij gewoon een eigen interpretatie heeft gevolgd. Tweede vaststelling, en dat is de echte les: het 'onbegrijpelijke' karakter van de bestekclausule was tijdens de procedure niet zo evident als nu beweerd, want ADM Village heeft tijdens de aanbestedingsprocedure géén verduidelijking gevraagd, en bij de concrete vraag van Verviers op 20 december 2022 over hoe het migratieluik werd ingevuld, klaagde zij niet over onduidelijkheid maar antwoordde met haar eigen 'plus-value'-redenering. De vordering wordt verworpen, ADM Village betaalt 770 € rechtsplegingsvergoeding aan de stad.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest legt een tactische regel bloot die elke bid manager moet kennen: een onduidelijke bestekclausule die je laat passeren, kan je achteraf niet meer als wapen inzetten. De rechtspraak vereist niet dat je het bestek moet aanvechten tijdens de plaatsingsfase — je kan onregelmatigheden van het bestek nog inroepen tegen de gunningsbeslissing — maar in de feitelijke beoordeling van een 'transparantieschending' weegt het zwaar dat je tijdens de procedure niet aan de bel hebt getrokken. Bovendien laat dit arrest zien hoe de keuze om een delicate clausule 'creatief' in te vullen (hier: 'wij zien geen plus-value, dus laten we CIVADIS dat doen') je punten kan kosten op het kwaliteitscriterium — terwijl dezelfde keuze in een verduidelijkingsvraag aan de aanbesteder mogelijk had geleid tot een addendum dat iederéén op dezelfde manier had moeten antwoorden. De prijswinst van ruim 120.000 € was uiteindelijk niet genoeg om het kwaliteitsverlies te compenseren.
De les
Als een bestekclausule onduidelijk lijkt, of als jouw lezing wezenlijk afwijkt van de letterlijke tekst, vraag dan tijdens de plaatsingsfase een verduidelijking via het officiële kanaal en zorg dat de aanbesteder dat antwoord aan alle inschrijvers communiceert. Doe je dat niet, en interpreteer je het bestek volgens je eigen 'plus-value'-logica, dan riskeer je dubbel verlies: de aanbesteder geeft je weinig punten op het kwaliteitscriterium én de Raad van State volgt je niet wanneer je achteraf een transparantieschending inroept.
Te onthouden
- Een bestekclausule die je tijdens de procedure niet hebt laten verduidelijken, kan je nadien moeilijk als 'onbegrijpelijk' aanvechten
- De 'eigen interpretatie' van een inschrijver maakt een clausule niet automatisch onduidelijk in de zin van het transparantiebeginsel
- Een aanbesteder die later via een mail een verduidelijking vraagt, geeft je dé kans om alsnog je twijfels te uiten — gebruik die kans
- Een keuze om een onduidelijk luik 'creatief' in te vullen kost punten op het kwaliteitscriterium
- Het transparantiebeginsel beschermt redelijk geïnformeerde, normaal zorgvuldige inschrijvers — niet inschrijvers die het bestek vrij interpreteren
Waarop letten
- Bestekclausules die de afhankelijkheid van een welbepaalde leverancier (hier: CIVADIS-SAPHIR) suggereren zonder die leverancier expliciet als verplichte onderaannemer aan te wijzen
- Kwaliteitscriteria die expliciet vragen om uitwerking van een 'derde luik' of 'continuïteit van de dienst' — als je dat niet uitwerkt, krijg je daar ook geen punten
- Antwoorden op verduidelijkingsvragen waarin je een 'eigen plus-value-logica' gebruikt in plaats van klakkeloos te bevestigen dat je de bestekvoorwaarden naleeft
- Verschil tussen 'onduidelijk' (wat het transparantiebeginsel raakt) en 'in jouw zaak commercieel onhandig' (wat enkel je score raakt)
Stel jezelf de vraag
Lees je een bestekclausule die je laat aarzelen tussen twee interpretaties? Stel jezelf één vraag: heb ik hierover een schriftelijke verduidelijkingsvraag gesteld vóór de uiterste datum van indiening? Zo niet, en je beslist op eigen gezag wat de 'redelijkste' lezing is, dan heb je je recht om die clausule achteraf als 'onbegrijpelijk' aan te vechten in feite verspeeld.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →