Une clause du cahier des charges vous a paru ambiguë ? Demandez une précision pendant la procédure — après, il est trop tard
Le Conseil d'État rejette la suspension d'extrême urgence contre l'attribution de la numérisation des registres de l'état civil de Verviers à Vanden Broele parce qu'ADM Village ne s'est plainte des clauses 'incompréhensibles' qu'après avoir perdu — alors qu'elle n'avait jamais demandé de précisions pendant la procédure et que dans sa réponse à une question du pouvoir adjudicateur elle avait elle-même montré qu'elle comprenait les exigences, simplement elle estimait que sa propre interprétation offrait davantage de 'plus-value'.
Que s'est-il passé ?
La ville de Verviers a lancé un marché de services pour la numérisation, l'indexation et l'individualisation des registres de l'état civil avec migration vers la Banque de données d'Actes de l'État Civil (BAEC). Le montant estimé s'élevait à 830.000 € hors TVA. Le cahier des charges décrivait trois volets : numérisation, indexation et migration vers la BAEC. Pour ce troisième volet, il indiquait explicitement que 'l'adjudicataire veillera ensuite à migrer l'entièreté des actes consolidés vers la Banque de Données d'Actes de l'État civil selon les principes évoqués par l'ASA'. Il mentionnait que le format d'indexation était imposé par CIVADIS — propriétaire du logiciel SAPHIR utilisé par Verviers — mais n'imposait pas CIVADIS comme sous-traitant obligatoire pour la migration. Quatre offres ont été déposées. ADM Village a offert 271.128,58 € TVAC, nettement en-dessous de Vanden Broele à 391.798 €. ADM Village marquait donc fort sur le critère prix. Sur le critère qualitatif 'qualité du service rendu et continuité' (20 points), elle n'a obtenu que 5 points parce que le troisième volet — la migration vers la BAEC — n'était pas développé dans son offre. ADM Village avait répondu à une question de précision du pouvoir adjudicateur qu'elle ne voyait pas de 'plus-value' à servir d'intermédiaire pour ce troisième point et que CIVADIS s'en chargerait. Classement final : Vanden Broele 83,32 %, ADM Village 77,56 %. ADM Village a saisi le Conseil d'État en plaidant que les clauses sur la migration étaient 'incompréhensibles' et 'contradictoires' — les soumissionnaires devraient à la fois migrer eux-mêmes et ne pourraient pas le faire puisque seul CIVADIS a accès à SAPHIR. Le Conseil rejette le moyen sur un double constat. Premier constat : les clauses III.8 et III.9 placent sans ambiguïté la migration parmi les tâches de l'adjudicataire. Le fait qu'ADM Village ait elle-même estimé que son intervention n'apporterait pas de plus-value ne rend pas la clause incompréhensible — cela signifie simplement qu'elle a suivi sa propre interprétation. Deuxième constat, et c'est la vraie leçon : le caractère 'incompréhensible' de la clause n'était pas si évident à l'époque, puisque pendant la procédure ADM Village n'a sollicité aucune précision, et lorsque Verviers a demandé le 20 décembre 2022 comment elle traitait le volet migration, elle n'a évoqué aucune ambiguïté mais a répondu avec sa logique de 'plus-value'. La suspension est rejetée ; ADM Village paie 770 € d'indemnité de procédure.
Pourquoi c'est important ?
Cet arrêt expose une règle tactique que tout bid manager doit connaître : une clause ambiguë que vous laissez passer ne peut être ressuscitée comme arme par la suite. La jurisprudence n'exige pas d'attaquer le cahier des charges pendant la phase de passation — vous pouvez encore invoquer ses irrégularités contre la décision d'attribution — mais dans l'appréciation factuelle d'une 'violation de la transparence', le fait que vous n'ayez pas tiré la sonnette d'alarme pèse lourdement. L'arrêt illustre aussi comment choisir d'interpréter une clause délicate de manière 'créative' ('nous ne voyons pas de plus-value, laissons CIVADIS faire') peut coûter des points sur le critère qualitatif — alors qu'une question de précision au pouvoir adjudicateur aurait pu déclencher un addendum auquel tout le monde aurait dû répondre de la même manière. L'avantage de prix de plus de 120.000 € n'a finalement pas suffi à compenser la perte qualitative.
La leçon
Si une clause du cahier des charges semble peu claire, ou si votre lecture s'écarte sensiblement du texte littéral, demandez une précision pendant la phase de passation par le canal officiel et veillez à ce que la réponse soit communiquée à tous les soumissionnaires. À défaut, si vous interprétez le document selon votre propre logique de 'plus-value', vous risquez une double perte : le pouvoir adjudicateur vous accorde peu de points sur le critère qualitatif ET le Conseil d'État ne vous suit pas quand vous invoquez après coup une violation de la transparence.
Posez-vous la question
Lisez-vous une clause qui vous fait hésiter entre deux interprétations ? Posez-vous une seule question : ai-je introduit une demande écrite de précision avant la date limite de dépôt ? Sinon, et vous avez décidé seul de la 'lecture la plus raisonnable', vous avez en fait perdu le droit d'attaquer ensuite cette clause comme 'incompréhensible'.
À propos de cette base de données
Le Conseil d'État (Raad van State) est la plus haute juridiction administrative de Belgique. En matière de marchés publics — de l'attribution d'un contrat à l'exclusion d'un soumissionnaire — le Conseil d'État tranche en dernier ressort. Les arrêts de cette base de données sont résumés par TenderWolf en langage clair, avec des leçons pratiques pour les soumissionnaires et les pouvoirs adjudicateurs. Voir tous les arrêts →