Een houdbaarheidsdatum 'in maanden' is geen wiskunde — productie en levering mogen samenvallen in dezelfde maand
De Raad van State weigert de schorsing van de gunning van 5 miljoen mondmaskers aan YNK Group, omdat de tussenkomende partij haar houdbaarheidsbelofte van 60 maanden vanaf levering plausibel kan staven met productie en levering in dezelfde kalendermaand — ook al telde Protect and Care zelf wél de productie- en transporttijd af.
Wat gebeurde er?
De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu schreef begin 2023 een Europees aanbestede openbare procedure uit voor de levering van 5.000.000 chirurgische mondmaskers, gespreid over drie leveringen (1.000.000 binnen 6 weken, 2.000.000 na 22 tot 26 weken, 2.000.000 na 48 tot 52 weken). Het bestek SR/2023/01/S koppelde twee gunningscriteria, elk goed voor 50%: de prijs en de houdbaarheid. Voor 'houdbaarheid' moest de inschrijver de minimale resterende houdbaarheid 'op het moment van elke levering' opgeven, uitgedrukt in maanden, met een minimum van 20 maanden om mee te dingen. De score werd berekend met de regel van drie ten opzichte van de langste opgegeven houdbaarheid. Negentien offertes werden ingediend; vier werden substantieel onregelmatig verklaard. YNK Group (productie in Turkije) bood mondmaskers aan met 60 maanden resterende houdbaarheid en haalde 50/50 op de prijs en 50/50 op de houdbaarheid: 100/100 in totaal. Protect and Care (productie in China) gaf een 'netto' houdbaarheid op die rekening hield met productie- en transporttijd, scoorde 44,89/50 op de prijs en eindigde tweede. Op 17 december 2023 werd de opdracht aan YNK gegund. Protect and Care vorderde de UDN-schorsing en argumenteerde: de houdbaarheid van 60 maanden vanaf levering is fysiek onmogelijk — wie productie en transport vanuit Turkije serieus afrekent, zit op 60 maanden min minstens tien dagen, dus zou 59 maanden moeten zijn opgegeven. Door dat niet af te trekken zou YNK een 'discriminerend voordeel' hebben gehaald en zou haar offerte op grond van artikel 76 KB Plaatsing substantieel onregelmatig moeten worden verklaard. De Raad van State leest de offerte van YNK in (vertrouwelijk stuk) en stelt vast dat de houdbaarheid op de verpakking dezelfde 60 maanden is, gerekend vanaf productie. YNK lichtte toe dat als de productie aan het begin van een maand start, de levering nog in dezelfde maand kan vallen — en dan is een houdbaarheid van 60 maanden vanaf productie 'op het eerste gezicht' ook 60 maanden vanaf levering. De Raad merkt op dat het uitdrukken van een houdbaarheid in maanden een 'gebruikelijke techniek' is, ook door de fabrikant van Protect and Care zelf, en dat een houdbaarheid in maanden de facto kan schommelen tussen 60 maanden en 60 maanden plus ongeveer 30 dagen. Mocht het bestek de houdbaarheid in absolute dagen hebben gevraagd, was de redenering van Protect and Care correct geweest — maar het bestek vroeg uitdrukkelijk maanden. Het feit dat Protect and Care zelf een lagere 'netto' houdbaarheid opgaf is een keuze geweest, geen verplichting. Het enig middel is niet ernstig; de vordering wordt verworpen.
Waarom doet dit ertoe?
Bij leveringsopdrachten met houdbaarheid als gunningscriterium dénken inschrijvers vaak dat ze hun concurrent kunnen pakken op een ogenschijnlijke wiskundige inconsistentie ('jij belooft 60 maanden vanaf levering, maar je product is geproduceerd vanuit Turkije, dus dat klopt niet'). Dit arrest leert: zolang het bestek vraagt om houdbaarheid uitgedrukt in maanden en de winnaar plausibel kan tonen dat productie en levering binnen dezelfde maand vallen, is daar geen onregelmatigheid in te vinden. Wie zelf 'eerlijk netto' rekent terwijl de concurrent 'binnen de geest van het bestek bruto' rekent, kan dat verschil niet via artikel 76 KB Plaatsing recupereren. Voor aanbesteders: als je écht een netto-houdbaarheid wilt, vraag dan houdbaarheid in absolute dagen of weken, niet in maanden. Voor inschrijvers: lees het bestek strikt en concurreer binnen die regels, niet daarbuiten.
De les
Als je een houdbaarheidscriterium uitschrijft, kies dan bewust de eenheid: maanden geven inschrijvers een legitieme afrondingsmarge van pakweg 30 dagen, dagen niet. Wil je geen discussie over productie- en transporttijd, dan moet je in het bestek expliciet bepalen dat de houdbaarheid wordt gerekend tot op de werkelijke leveringsdatum, met aftrek van alle productie- en logistieke termijnen, en eventueel staving via batch-attesten of certificaten. Anders werkt de regel: 'in maanden' = 'het mag de facto schommelen binnen die maand'.
Te onthouden
- Houdbaarheid uitgedrukt in maanden is een gebruikelijke techniek en mag fluctueren tussen volle maanden en de eerste/laatste dag van een maand
- Wie zelf zijn houdbaarheid 'netto' opgeeft (productie- en transporttijd afgetrokken), kan dat niet vereisen van een concurrent die binnen de bestekregels rekent
- Een offerte met een gewaagde maar plausibel verklaarbare houdbaarheidsbelofte is niet automatisch substantieel onregelmatig op grond van artikel 76 KB Plaatsing
- Wil je als aanbesteder strikt netto-houdbaarheid? Schrijf dan dagen of weken voor in het bestek, niet maanden
Waarop letten
- Wanneer een concurrent de maximale houdbaarheid claimt en jij dat onhaalbaar vindt: vraag tijdens de evaluatie expliciet om staving (verpakkingsfoto, productie-attest, batch-info) — niet pas in een UDN-procedure
- Het verschil in concrete punten: een houdbaarheid van 60 versus 59 maanden weegt zwaar in de regel-van-drie (Vs = 50 × Vo/Vx) — let bij criteria-formulering op grote impact bij kleine verschillen
- Bij producten met buitenlandse productie: een verklaring 'wij beginnen begin van de maand met produceren zodat levering in dezelfde maand valt' is op het eerste gezicht aanvaardbaar — vraag de aanbesteder om die verklaring expliciet in het gunningsverslag te zetten
Stel jezelf de vraag
Vraagt jouw bestek houdbaarheid in maanden, weken of in dagen? En als je houdbaarheid in maanden vraagt: heb je dan in het bestek een expliciete clausule die productie- en transporttijd buiten beschouwing zet, of ga je akkoord dat een inschrijver de houdbaarheid mag opgeven die geldt op het moment van productie als die productie en levering in dezelfde maand vallen?
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →