'Persoonsgegevens' is geen excuus om interne adviezen aan een onsuccesvolle inschrijver te onthouden
De Raad van State heft de vertrouwelijkheid op van de e-mailwisseling tussen de Kanselarij en de Inspectie van Financiën in een aanbestedingsbetwisting over de organisatie van 21 juli, omdat de aanbesteder geen reëel bedrijfsgeheim aantoont — alleen persoonsgegevens mogen geredigeerd worden.
Wat gebeurde er?
De FOD Kanselarij van de Eerste Minister besteedde de organisatie van de festiviteiten op 21 juli 2024 aan via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (bestek 2023/028). Een meerjarige opdracht in tranches: één vaste tranche (21 juli 2024) en twee voorwaardelijke (21 juli 2025 en 2026), met een maximumprijs van 999.999 euro netto per tranche. Shadow To Live srl, organisator van events, vond de selectiecriteria opgeschroefd in vergelijking met de editie 2023: - Financiële capaciteit: omzet van minimaal 2 miljoen euro per jaar gedurende drie jaar (vroeger: gecumuleerd over drie jaar); - Technische capaciteit: één unieke referentie van vergelijkbare diensten van minstens 500.000 euro inclusief btw (vroeger: 150.000 euro), zonder beroep op de capaciteit van derden voor het 'spektakel'-onderdeel. Op 19 maart 2024 startte Shadow To Live een UDN-procedure tegen de goedkeuring van het bestek. Op 8 april zat de zitting in zicht — maar er was een procedureel knelpunt: de Belgische Staat had de stukken 11 tot 17 van het administratief dossier als vertrouwelijk gemerkt. Stukken 11 tot 13 betroffen e-mails tussen de Kanselarij en de Inspectie van Financiën én tussen de Kanselarij en de ASBL Association of Communication Companies (ACC) — sectorvereniging die mee-adviseerde over de selectiecriteria. Stukken 14 tot 17 betroffen de offertes (geopend op 2 april 2024). Shadow To Live betwistte ter zitting de vertrouwelijkheid van stukken 11 tot 13. De Staat verdedigde zich met twee argumenten: bedrijfsgeheim (artikel 26 wet 17 juni 2013) en persoonsgegevens van wie de selectiecriteria mee opstelde. De Raad maakt korte metten met beide argumenten: - 'De partij adverse identificeert niet — en de Raad ziet bij lezing van stukken 11 tot 13 ook niet in — welke bedrijfsgeheimen op het spel zouden staan en geschaad zouden worden door openbaarmaking.' - 'De ingeroepen persoonlijke identificatiegegevens vallen weliswaar niet onder de bescherming van artikel 26, maar hun openbaarmaking is in casu niet nodig om de daadwerkelijke procedurele rechten van verzoekster te waarborgen.' Gevolg: de debatten worden heropend. De Staat moet uiterlijk donderdag 12 april om 12 uur stukken 11 tot 13 neerleggen, gezuiverd van de persoonsgegevens. Shadow To Live krijgt tot maandag 15 april om opmerkingen in te dienen. De Staat tot woensdag 17 april. Nieuwe zitting: 22 april 2024. Onmiddellijke tenuitvoerlegging van het arrest bevolen.
Waarom doet dit ertoe?
Bij UDN-procedures ligt de gunningsbeslissing onder hoge tijdsdruk en is toegang tot het volledige administratieve dossier vaak doorslaggevend. Aanbesteders verstoppen interne adviezen — van de Inspectie van Financiën, sectorverenigingen, juridische diensten — graag onder een vlag van 'vertrouwelijk' om de inschrijver het volledige verhaal niet te tonen. Dit arrest bevestigt: enkel échte bedrijfsgeheimen vallen onder de bescherming van artikel 26 van de wet van 17 juni 2013. 'Persoonsgegevens' zijn geen vrijgeleide om hele dossiers af te schermen — die worden gewoon geredigeerd.
De les
Als de aanbesteder in een aanbestedingsbetwisting hele bundels documenten als 'vertrouwelijk' markeert, vraag dan ter zitting expliciet om de opheffing van die vertrouwelijkheid voor elk stuk dat geen reëel bedrijfsgeheim bevat. Persoonlijke namen of e-mailadressen kunnen geredigeerd worden, maar de inhoud van interne adviezen — bijvoorbeeld over hoe de selectiecriteria tot stand kwamen — moet je in handen krijgen om je middelen behoorlijk uit te bouwen.
Te onthouden
- Vertrouwelijkheid in een aanbestedingsbetwisting beschermt alleen reële bedrijfsgeheimen — niet interne adviezen of beleidsdocumenten
- Persoonsgegevens kunnen geredigeerd worden, maar mogen geen volledig stuk afschermen
- De aanbesteder moet concreet aantonen welk bedrijfsgeheim wordt geschaad — een algemene verwijzing volstaat niet
- Communicatie tussen aanbesteder en Inspectie van Financiën of sectorverenigingen over de selectiecriteria moet in beginsel toegankelijk worden gemaakt voor de inschrijver
Waarop letten
- Aanbesteder zegt 'vertrouwelijk' zonder te specificeren welk bedrijfsgeheim concreet wordt geschaad? Vraag schriftelijk om verduidelijking
- Selectiedrempels werden tussen twee edities fors verhoogd (zoals hier: van 150.000 naar 500.000 euro referentie)? Onderzoek wie die wijziging heeft geadviseerd — interne adviezen kunnen worden opgevraagd
- Geen beroep op de capaciteit van derden toegestaan voor één deelaspect? Vraag de specifieke motivering — die moet 'om mededingingsredenen' onderbouwd zijn
Stel jezelf de vraag
Heeft de aanbesteder in jouw dossier stukken als 'vertrouwelijk' gemerkt zonder uit te leggen welk concreet bedrijfsgeheim erin staat? Vraag dan in je memorie of ter zitting om opheffing met verwijzing naar artikel 26 van de wet 17 juni 2013: de aanbesteder moet aantonen welk specifiek bedrijfsgeheim wordt geschaad — algemene argumenten over 'persoonsgegevens' volstaan niet.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →