Federale Politie wint zonder pleidooien: POLIS-SERVICE vergat binnen zestig dagen te antwoorden op het verweer en verliest haar beroep tegen de niet-gunning van de ademtesttoestellen
De Raad van State verwerpt wegens verlies van het vereiste belang het annulatieberoep van POLIS-SERVICE tegen de niet-gunning van perceel 1 van de raamovereenkomst voor de aankoop en het onderhoud van draagbare ademanalyse- en alcoholdetectietoestellen voor de geïntegreerde politie, omdat de inschrijver haar memorie van wederantwoord niet indiende binnen de wettelijke termijn van zestig dagen na ontvangst van de memorie van antwoord van de Belgische Staat.
Wat gebeurde er?
De Federale Politie organiseert een meerjarige raamovereenkomst van leveringen voor de aankoop en het onderhoud van twee types draagbare elektronische toestellen die politieagenten dagelijks gebruiken in de verkeershandhaving: ademanalyse- en ademtesttoestellen (perceel 1) en alcoholdetectietoestellen. De BV POLIS-SERVICE uit Genk, gespecialiseerd in dit type apparatuur, schrijft in op perceel 1 maar krijgt op 28 september 2023 een niet-gedateerde beslissing tot niet-gunning ter kennis. Op 24 november 2023 — binnen de rechtsbeschermingstermijn — stapt POLIS-SERVICE, bijgestaan door advocaten Chris Schijns en Dieter Torfs, naar de Raad van State met een beroep tot nietigverklaring. De Belgische Staat dient via advocaten Nathanaëlle Kiekens, Ian Arnouts en Elise Myin een memorie van antwoord in, die op 12 februari 2024 aan POLIS-SERVICE ter kennis wordt gebracht. Vanaf die datum loopt voor de verzoekende partij de termijn van artikel 7 van het besluit van de Regent van 23 augustus 1948: zestig dagen om een memorie van wederantwoord in te dienen waarin zij reageert op de argumenten van de verweerder en haar vordering bevestigt. Die termijn verstrijkt rond 12 april 2024. Op 19 april 2024 stelt de hoofdgriffier, op verzoek van het aangewezen auditoraatslid, via de mededeling bedoeld in artikel 14bis, § 1 van hetzelfde besluit, de partijen op de hoogte van de stand van zaken. Geen van beide partijen vraagt om te worden gehoord. POLIS-SERVICE heeft op dat moment nog steeds geen memorie van wederantwoord ingediend. Op 21 juni 2024 stelt de XIIe kamer onder voorzitterschap van Paul Lemmens vast dat de termijn is overschreden en past artikel 21, tweede lid van de gecoördineerde wetten op de Raad van State toe: wie de termijn voor het toesturen van de memorie van wederantwoord niet eerbiedigt, wordt geacht het vereiste belang bij de vernietiging te hebben verloren. Het beroep wordt verworpen zonder enige inhoudelijke beoordeling van de niet-gunningsbeslissing. POLIS-SERVICE moet 200 euro rolrecht, 24 euro bijdrage en 770 euro rechtsplegingsvergoeding aan de Belgische Staat betalen — bijna duizend euro voor een procedure die nooit op haar inhoud werd beoordeeld.
Waarom doet dit ertoe?
Artikel 21, tweede lid van de wetten op de Raad van State is een van de strengste fatale termijnen in het Belgische procesrecht. De logica erachter is procedureel-economisch: wie een beroep instelt en vervolgens geen repliek geeft op het verweer van de tegenpartij, wordt geacht geen belang meer te hebben bij de uitkomst. De Raad oordeelt dan zonder de zaak ten gronde te behandelen. Voor inschrijvers is dit kritiek omdat de termijn kort is (zestig dagen, geen verlenging tijdens het gerechtelijk verlof), begint te lopen op de datum van kennisgeving — niet op de datum van effectieve ontvangst of verwerking door de advocaat — en geen enkele waarschuwing voorafgaat: de griffie wacht eenvoudig af of u indient. Komt er niets, dan activeert de auditeur artikel 14bis, § 1 en is de uitspraak nog maar een formaliteit. Voor aanbestedende overheden die zich verweren, is dit omgekeerd een krachtig procedureel vangnet: bij twijfelachtige beroepen volstaat het vaak om een stevige memorie van antwoord in te dienen en af te wachten.
De les
Als je beroep instelt bij de Raad van State: zet de dag waarop je de memorie van antwoord van de tegenpartij ontvangt in je agenda en tel zestig dagen vooruit. Op dag 55 is je memorie van wederantwoord ingediend — niet op dag 59 en niet op dag 60. De termijn loopt door tijdens het gerechtelijk verlof en elke feestdag, en geen enkele tussenstap (vraag om informatie, onderhandeling met de tegenpartij, intern overleg) schort hem op. Als je inhoudelijk niets te antwoorden hebt — bijvoorbeeld omdat de verweerder je argumenten punt per punt ontzenuwd heeft — is het beter om een korte bevestiging in te dienen waarin je je vordering handhaaft en enkele replieken formuleert, dan om niets in te dienen en je vereist belang te verliezen.
Te onthouden
- De memorie van wederantwoord moet binnen zestig dagen na de kennisgeving van de memorie van antwoord worden ingediend (art. 7 besluit Regent van 23 augustus 1948)
- Niet eerbiedigen van die termijn leidt tot automatische verwerping wegens verlies van belang — artikel 21, tweede lid van de wetten op de Raad van State
- De termijn loopt door tijdens het gerechtelijk verlof en wordt niet opgeschort door informele contacten met de verweerder of door onderhandelingen
- Geen waarschuwing vóór de vervaldag: de griffie activeert via artikel 14bis, § 1 pas ná de overschrijding, en op dat moment is de verwerping vrijwel onvermijdelijk
Waarop letten
- Je advocaat ontvangt een memorie van antwoord en denkt 'daar is tijd zat voor' — dat is precies het scenario dat POLIS-SERVICE hier treft
- De tegenpartij heeft een sterke memorie ingediend en je overweegt de zaak te laten rusten zonder te reageren — doe dat niet zonder expliciet afstand te doen, anders riskeer je deze automatische verwerping mét kostenveroordeling
- De mededeling van artikel 14bis, § 1 komt binnen — op dat moment is de termijn al verstreken en heb je hoogstens nog enkele dagen om je zitting aan te vragen en je zaak mondeling nog enigszins recht te praten
Stel jezelf de vraag
Is er in jouw lopende RvS-beroep een memorie van antwoord binnengekomen? Weet je de exacte kennisgevingsdatum? Tel zestig dagen vanaf die datum — als die dag binnen twee weken valt en er ligt nog geen memorie van wederantwoord op tafel, is dit het moment om je advocaat te bellen, niet volgende week.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →