De winnaar bevestigt per mail dat 3 weken levertijd haalbaar is — en dat moet volstaan? De Raad van State schorst.
De Raad van State schorst bij uiterst dringende noodzakelijkheid de BPOST-gunning van een raamovereenkomst voor LED-mutsen aan Prosafco, omdat BPOST het realistische karakter van de 3-weken leveringstermijn (gunningscriterium) enkel heeft gecontroleerd door Prosafco om bevestiging te vragen — zonder concrete onderbouwing te eisen en zonder deze verificatie in de gunningsmotivering te verwerken.
Wat gebeurde er?
Op 17 mei 2024 start BPOST een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor een raamovereenkomst van 4 jaar (viermaal verlengbaar met 1 jaar) voor oplaadbare mutsen met LED-lamp en BPOST-logo. Zes bedrijven worden uitgenodigd; drie dienen offerte in: PROSAFCO NV, FDS Promotions en T-REX Safety. De gunningscriteria: prijs (80 %) en levertijd (20 %). Het bestek bepaalt dat de maximale leveringstermijn 18 weken is, dat elke langere termijn onregelmatig is, en dat per 3-wekenschijf een score wordt toegekend. FDS Promotions wordt onregelmatig verklaard (breigaren-jauge voldoet niet). De twee overblijvende offertes geven respectievelijk 3 weken (Prosafco) en 18 weken (T-REX) aan. Prosafco eindigt op 73,27 % voor de prijs en volle 20 % voor de levertijd, goed voor 93,27 %. T-REX haalt 80 %. Op 17 juli 2024 wijst BPOST de opdracht toe aan Prosafco. Omdat de procedure négociée sans mise en concurrence préalable geen wachttermijn vereist, wordt het contract op 29 juli 2024 al gesloten. T-REX dient op 14 augustus 2024 een UDN in. Enig middel: BPOST heeft het realistische karakter van Prosafco's leveringstermijn niet onderzocht en zijn beslissing niet naar behoren gemotiveerd. T-REX onderbouwt: de mutsen worden op maat in China geproduceerd door één gemeenschappelijke leverancier, die aan T-REX bevestigd heeft dat een levering binnen 3 weken logistiek onmogelijk is. BPOST repliceert: geen enkele inschrijver heeft tijdens de procedure bezwaar gemaakt tegen de leveringstermijn, en we hebben Prosafco uitdrukkelijk gevraagd te bevestigen dat hij de 3 weken kon garanderen — Prosafco heeft dat zonder voorbehoud gedaan. De Raad van State volgt BPOST niet: "Une vérification effective du caractère réaliste du délai de livraison indiqué dans l'offre supposait que la partie adverse ne se borne pas à demander une confirmation du délai indiqué, mais invite le soumissionnaire à justifier concrètement ce caractère réaliste". Bovendien bevat de gunningsmotivering geen enkele verwijzing naar de uitwisseling tussen BPOST en Prosafco — noch T-REX noch de Raad kunnen dus nagaan of BPOST het realistische karakter daadwerkelijk heeft beoordeeld. Dat het bestek bezwaren vóór de offertetermijn vroeg, doet daar niets aan af. Belangenafweging: BPOST identificeert geen negatieve gevolgen van een schorsing die zwaarder wegen dan de voordelen. De schorsing wordt bevolen met onmiddellijke tenuitvoerlegging; de kosten worden voorbehouden.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest ligt in de lijn van C.E. 25 januari 2022, n° 252.751, ASBL Cohezio, maar scherpt de eisen aan. Zodra leveringstermijn een gunningscriterium is, moet de aanbesteder het realistische karakter ervan actief verifiëren – niet zomaar administratief aanvaarden. Een e-mail met de vraag "kunt u bevestigen dat uw aangeboden termijn haalbaar is?" en een antwoord "ja" volstaan niet: er moet een concrete, gedocumenteerde rechtvaardiging komen (productieplanning, bevestiging toeleveranciers, logistieke schema's) én die verificatie moet expliciet in de gunningsmotivering verwerkt worden. De afwezigheid van bezwaren tijdens de offertefase ontslaat de aanbesteder niet van die plicht. Voor inschrijvers die vermoeden dat een concurrent een onrealistische termijn heeft geboden: dit arrest biedt een concrete hefboom voor een UDN-schorsing, zelfs nadat het contract al is gesloten in een procedure zonder standstill.
De les
Als aanbesteder: wanneer leveringstermijn een gunningscriterium is en één inschrijver een opvallend kortere termijn biedt dan de rest, volstaat een bevestigingsmail niet. Vraag om een concrete onderbouwing – productieplanning, bestellingen bij toeleveranciers, capaciteitsberekeningen – en beoordeel die onderbouwing. Verwerk de hele uitwisseling en je beoordeling in de gemotiveerde gunningsbeslissing, zodat de controle achteraf mogelijk is. Als inschrijver: als een concurrent een levertijd biedt die technisch niet haalbaar lijkt, en de gunningsbeslissing bevat geen enkel spoor van een onderbouwde verificatie door de aanbesteder, heb je een sterke grond voor UDN – ook bij een procedure zonder standstill.
Te onthouden
- Levertijd als gunningscriterium → verplicht tot effectieve inhoudelijke verificatie van het realistische karakter, niet enkel formele aanvaarding.
- "Kunt u bevestigen?" en "Ja" is géén verificatie — er moet concrete rechtvaardiging worden gevraagd en beoordeeld.
- De uitwisseling en de beoordeling ervan moeten uitdrukkelijk in de gunningsmotivering staan — anders geen formele motivering.
- Bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking geldt geen standstill, maar dat schrapt de motiveringsplicht niet — integendeel: het contract is snel definitief, dus UDN is vaak de enige optie.
- Het feit dat een klagende inschrijver vóór de offertetermijn geen bezwaar heeft gemaakt tegen het criterium, sluit een latere aanval op de gunning niet uit.
Waarop letten
- De winnaar biedt een leveringstermijn die fors korter is dan het marktgemiddelde of dan de andere offertes (bv. 3 weken versus 18 weken maximum).
- De gunningsmotivering bevat geen spoor van een dialoog over de haalbaarheid van de aangeboden termijn — enkel de vermelding "offerte voldoet".
- De aanbesteder verwijst naar een "confirmation" van de winnaar zonder de onderbouwende stukken te citeren.
- De procedure bevat geen wachttermijn (onderhandeling zonder bekendmaking, vereenvoudigde procedure met aankondiging, etc.) — het contract kan op dag 1 al gesloten zijn, dus reageer snel.
Stel jezelf de vraag
Als aanbesteder: staat er in mijn gunningsmotivering een concrete beschrijving van hoe ik de haalbaarheid van de aangeboden leveringstermijn heb geverifieerd, inclusief de onderbouwingen die de winnaar heeft geleverd? Zo niet, vul aan voor je verstuurt. Als inschrijver: als de gunning aan een concurrent is gebaseerd op een termijn die minstens 50 % korter is dan de jouwe, check in de motivering of de aanbesteder iets méér heeft gedaan dan "bevestiging vragen".
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →