Als je e-procurement-platform een andere deadline toont dan je e-mail aankondigt, kun je offertes niet laattijdig noemen
De Raad van State schorst de gunning: Nautisport had in e-mails aangekondigd dat offertes uiterlijk 2 juli 2024 binnen moesten zijn, maar op het e-procurement-platform zelf — waar de offertes verplicht moesten worden ingediend — stond 18 juli 2024; toen Arcadus-Arcadis op 18 juli indiende, werd hun offerte als laattijdig geweerd zonder enige analyse van wie welk rechtmatig vertrouwen had gewekt.
Wat gebeurde er?
Nautisport, de autonome gemeentelijke regie van Edingen, publiceerde op 23 februari 2024 een aankondiging van een opdracht voor 'Mission d'Auteur de Projet' voor de renovatie en uitbreiding van de lokale sportsite (zwembad + sporthal). Procedure: mededingingsprocedure met voorafgaande onderhandelingen (procédure restreinte). Bestek 'Nautisport 2024/01'. Gunningscriteria: prijs, technisch en energetisch ontwerp, architecturaal ontwerp, haalbaarheid. Zeven kandidaten dienen een aanvraag in, vijf worden uitgenodigd om een offerte te maken — waaronder de groepering Arcadus Architecte/Arcadis Belgium. De uitnodiging op 27 mei 2024 vermeldt als deadline 23 juni 2024. Op 28 mei 2024 stuurt de directeur van Nautisport (de 'fonctionnaire dirigeant', enige persoon die de aanbesteder kan verbinden, aldus het bestek) een e-mail die het uiterstedatum verplaatst naar 2 juli 2024 om 8u00. Hij bevestigt dat in een latere e-mail van 14 juni 2024 aan alle vijf kandidaten. Maar op 21 juni 2024 vraagt diezelfde directeur aan een medewerker ('préposé') om de uitnodiging op e-procurement (federale platform SPF BOSA) te publiceren. Die medewerker voert verkeerdelijk 18 juli 2024 in als deadline op het platform. De automatische bevestigingsmail die het platform vervolgens genereert en aan alle kandidaten stuurt, vermeldt dus 18 juli 2024. Arcadus-Arcadis dient in op 18 juli. Op 27 augustus 2024 beslist de raad van bestuur van Nautisport de opdracht te gunnen aan 'Atelier d'architecture D.D.V. ; Fally & Associés ; BE Pierre Berger' en de offerte van Arcadus te weren — 'déposée après la date de remise des offres'. Het analyseverslag vermeldt de fout op het platform ('la date limite de remise des offres était erronément mentionnée au 18 juillet 2024'), maar wéért de offerte zonder de gevolgen van die eigen fout te onderzoeken. De Raad van State schorst. Kernargumenten: ten eerste, de datum van 18 juli werd verspreid vanuit het platform waarop de offertes verplicht moesten worden ingediend (art. 14 §1 Wet 17/06/2016 — alle communicatie en ontvangst van offertes moet elektronisch via dat platform verlopen). Dat is geen 'simpele e-mail', maar een officiële systeemmededeling. Ten tweede, Arcadus kon redelijkerwijs vertrouwen op die systeemdatum als een nieuw uitstel; geen gebrek aan zorgvuldigheid kan worden verweten. Ten derde, de platformmail ging naar álle kandidaten — de anderen hebben dus dezelfde tijd gehad om hun offertes voor te bereiden. Ten vierde, de offertes zijn pas op 18 juli 2024 om 10u00 geopend — er was dus geen risico dat iemand vóór 2 juli al offertes zou kunnen hebben ingekeken en daarvan misbruik maken. In die omstandigheden had Nautisport de beginselen van gelijkheid en proportionaliteit moeten wegen vóór ze een offerte automatisch uitsloot voor 'laattijdigheid' op basis van hun eigen fout. Prima facie manifeste beoordelingsfout. Belangenafweging: Nautisport identificeert geen nadeel dat de schorsing zou moeten tegenhouden. Schorsing uitgesproken; de tenuitvoerlegging van de gunning aan het consortium D.D.V./Fally/Pierre Berger is opgeschort en de uitsluiting van Arcadus is geschorst.
Waarom doet dit ertoe?
Dit is een klassieke valkuil die in 2024-2025 steeds vaker opduikt sinds e-procurement verplicht is geworden: aanbesteders werken parallel met e-mailcommunicatie en met het platform, en wanneer er tegenstrijdigheden zijn, kiezen ze de datum die hen het best uitkomt. De Raad van State zet hier een duidelijke lijn: bij tegenstrijdigheid tussen wat op het verplichte platform staat en wat via losse e-mails is meegedeeld, kan je als aanbesteder een inschrijver niet straffen voor jouw eigen fout zonder de gevolgen ervan te analyseren. Het hele systeem van elektronische overheidsopdrachten berust op het principe dat het platform de enige officiële communicatiebron is. Voor bid managers is de les: als de datum op het platform niet overeenstemt met een eerdere mededeling, kun je je aan de platformdatum houden — mits je kunt aantonen dat je geen reden had om de tegenstrijdigheid te bevragen en dat ook je concurrenten dezelfde platformdatum hebben gezien.
De les
Als aanbesteder: elke datum op e-procurement die je per e-mail aankondigt, moet worden ingevoerd door iemand die weet wat hij doet. Controleer éxplicit op correspondentie tussen wat je per e-mail hebt gecommuniceerd en wat je op het platform hebt ingevoerd. Als er afwijking is: corrigeer onmiddellijk en communiceer de correctie, met aanvaarding van de gevolgen (verlenging van de termijn). Als inschrijver: bewaar altijd een screenshot van de deadline zoals die op het platform verschijnt op het moment van indiening, inclusief de systeem-e-mail die het platform stuurt. Dat is je enige betrouwbare bewijs als de aanbesteder later claimt dat een eerdere e-maildatum geldig was.
Te onthouden
- Op basis van art. 14 §1 Wet Overheidsopdrachten is alle communicatie met kandidaten verplicht elektronisch via e-procurement — dat platform is de officiële bron
- Bij tegenstrijdigheid tussen platformdatum en e-maildatum kan de aanbesteder niet zomaar de voor haar gunstigste datum toepassen
- Een 'fout op het platform' wegen is een plicht voor de aanbesteder — zonder analyse is er manifeste beoordelingsfout
- Rechtmatig vertrouwen wordt gewekt door de datum die verschijnt op het platform waar offertes verplicht worden ingediend
- Als offertes pas op de platformdatum worden geopend, is er geen risico op informatielekken — dus geen excuus om offertes na de e-maildatum te weren
Waarop letten
- De aanbesteder heeft parallel via e-mail én via e-procurement gecommuniceerd met tegenstrijdige data — je staat sterk met de platformdatum
- Het analyseverslag van de offertes vermeldt de platformfout maar weert je offerte zonder de gevolgen te analyseren — kernargument voor beroep
- De automatische bevestigingsmail van e-procurement bewaar je altijd — bewijs van de datum die je als kandidaat mocht veronderstellen
- De aanbesteder weert offertes zonder rekening te houden met de automatisch gegenereerde aankondiging naar alle kandidaten
Stel jezelf de vraag
Heb je een verschil tussen een deadline per e-mail en een deadline op e-procurement? Eerst: bewaar alle systeem-e-mails van het platform. Tweede: check of de deadline op het platform naar álle kandidaten is gestuurd. Derde: worden de offertes pas na beide deadlines geopend? Als ja op alle drie en je hebt op de platformdatum ingediend, sta je sterk in een beroep — ook wanneer de aanbesteder beweert dat een eerdere e-maildatum 'de juiste' was.
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →